Wynajmując biuro na kilka godzin w tygodniu czy miesiącu, zyskuje się dostęp do odpowiednio urządzonego pomieszczenia z dostępem do Internetu, telefonu i faksu, a także do sal konferencyjnych i recepcji. Koszt takiej usługi wynosi ok. 30 – 80 zł za godzinę.

Decydując się na taką opcję, warto pamiętać, że biuro na godziny musi spełniać ogólne wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Przedsiębiorca musi zapewnić ochronę danych osobowych i innych dokumentów.

– Obserwujemy systematyczny wzrost zainteresowania wynajmowaniem biur na godziny. Po pierwsze świadomość istnienia tego rodzaju usługi wzrasta – mówi Robert Mercik, prezes wrocławskiej spółki Salus Outsourcing Business Center. – W krajach, gdzie biznes ma zdecydowanie dłuższą historię niż w Polsce, biura na godziny są bardzo popularne. U nas ten rynek dopiero się rozwija, choć w ostatnim czasie coraz bardziej dynamicznie. Klienci coraz częściej doceniają fakt posiadania lokalizacji w prestiżowym miejscu.

[srodtytul]Od telefonu po tłumaczenie tekstów[/srodtytul]

Klasyczna usługa polega na tym, że przedsiębiorca może pod danym adresem – często prestiżowym – zarejestrować siedzibę firmy. Ponadto zyskuje możliwość korzystania z pomieszczeń biurowych przez określoną liczbę godzin lub dni w miesiącu.

Usługą taką są zainteresowane przede wszystkim przedsiębiorstwa rozpoczynające działalność oraz spółki zagraniczne otwierające w Polsce przedstawicielstwa. Z biur na godziny korzystają także firmy, które muszą w krótkim czasie zwiększyć zatrudnienie i zapewnić pracownikom miejsce pracy, a ich własne możliwości lokalowe są ograniczone.

Koszt wynajmu jest bardzo zróżnicowany w zależności od zakresu usług. – Pamiętajmy, że nie sprzedajemy powierzchni biurowej, tylko usługę – opowiada Robert Mercik. – Klient poza stanowiskiem pracy ma u nas do dyspozycji w pełni wyposażony pokój socjalny, w którym może przygotować posiłek, nie mówiąc już o kawie czy herbacie. W recepcji asystentka odbierze telefon w imieniu klienta. Może też przyjąć i obsłużyć gości, a także wykonać zlecone prace biurowe, od najprostszych począwszy, a np. na przygotowaniu prezentacji multimedialnej czy przetłumaczeniu tekstu na język obcy skończywszy.

Podstawowy pakiet proponowany przez firmę Salus Outsourcing Business Center kosztuje 299 zł netto miesięcznie i obejmuje rejestrację siedziby firmy oraz odbiór korespondencji. Płacąc 799 zł netto, firma otrzymuje indywidualny numer telefonu, pokój spotkań do dyspozycji przez sześć godzin w miesiącu i salę konferencyjną na trzy godziny miesięcznie.

[srodtytul]Wspólna praca[/srodtytul]

Można również wynająć tylko biurko w ramach tzw. coworkingu. Najczęściej z tej formy pracy korzystają webdesignerzy, programiści, graficy komputerowi, a także tłumacze, dziennikarze, analitycy, którzy mogą pracować niezależnie albo realizować wspólne projekty. Na razie takich inicjatyw jest niewiele. Pierwsze grupy coworkingowców tworzą się w Warszawie, Poznaniu i Krakowie. Ceny najmu biurka sięgają ok. 400 – 500 zł miesięcznie.

Od września ruszył m.in. projekt coworkingowy o nazwie CoworkingClub w Warszawie, przy Wilczej. Biuro działa siedem dni w tygodniu i jest dostępne przez 24 godziny na dobę. – Odwiedziło nas już wiele osób. Część regularnie korzysta z naszego biura w ramach wykupionego abonamentu. Kilka osób pracuje sporadycznie. Kolejne zamierzają wkrótce dołączyć – mówi Renata Bielecka z CoworkingClub.

Oferta spółki przewiduje pełen abonament dla tych, którzy korzystają z biura na stałe, abonament limitowany do określonych dni w miesiącu, a także jednorazowe wejście. Klienci mogą w każdej chwili przerwać lub zawiesić współpracę i wówczas nie ponoszą kosztów. – W przypadku tradycyjnych umów wynajmu nie ma takich udogodnień. Opłaty należy wnosić również wtedy, gdy wyjeżdża się na urlop bądź z innych powodów nie korzysta się z biura – tłumaczy Renata Bielecka. Dodatkowo można korzystać z sali konferencyjnej.

Biuro przy Wilczej składa się z pięciu osobnych pomieszczeń. Jednocześnie może w nim pracować 25 – 30 osób. W jednym pokoju znajdują się urządzenia biurowe, takie jak: faks, skaner, drukarka czy kanapa, pozostałe są przeznaczone do pracy w skupieniu.

W CoworkingClub pełen dostęp do biura i możliwość korzystania z mediów kosztuje ok. 400 zł. Jeśli ktoś korzysta z biura w ograniczonym zakresie, płaci odpowiednio mniej. – Spędzając ten czas codziennie w kawiarni i kupując od czasu do czasu napój, można zapłacić znacznie więcej, a tego wydatku nie wlicza się w koszty. My zaś wystawiamy faktury VAT, więc koszt usługi można wliczyć w koszt uzyskania przychodu – zapewnia Renata Bielecka.

[ramka][b]Zalety wynajęcia lokalu[/b]

- Możliwość korzystania z sal szkoleniowych, pokoi spotkań czy pokoju socjalnego.

- Profesjonalna obsługa recepcyjno-asystencka: odbieranie telefonów w imieniu firmy, skanowanie korespondencji przychodzącej, obsługa korespondencji wychodzącej.

- Tłumaczenia, przygotowanie prezentacji, załatwianie spraw na zlecenie klienta.

- Najbardziej rozbudowane pakiety obejmują też obsługę księgową, doradztwo podatkowe i prawne, szkolenia, doradztwo personalne.[/ramka]