Uprzedź podwładnego, co traci podczas urlopu bezpłatnego

W życiu zdarzają się takie sytuacje, kiedy pracownik potrzebuje wolnego od pracy, bo chce np. wyjechać na długi kurs językowy za granicę. Co ma zrobić, jeśli nie ma co liczyć na urlop wypoczynkowy, bo już go wykorzystał lub jest on niewystarczający w stosunku do jego potrzeb? Ratunkiem może być skorzystanie z urlopu bezpłatnego zgodnie z art. 174 kodeksu pracy. Podkreślam jednak, że może być to sposób na zwolnienie od pracy, ale wcale nie musi. Potrzebna jest bowiem aprobata szefa.

[srodtytul]Pracownik prosi[/srodtytul]

Urlop bezpłatny udzielany jest na wniosek pracownika. Zatem od uznania pracodawcy będzie zależało, czy do skorzystania z takiego wolnego rzeczywiście dojdzie. Natomiast udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego – niezgodnie z art. 174 § 1 k.p. – z inicjatywy zakładu pracy i bez pisemnego wniosku o jego udzielenie jest w świetle prawa bezskuteczne [b](tak wskazał SA w Łodzi w wyroku z 15 października 1996 r., III AUa 34/96)[/b]. Szef nie może skierować pracownika na urlop bezpłatny nawet wtedy, gdy firma znajdzie się w bardzo trudnej sytuacji finansowej i przez pewien czas nie zapewni podwładnym żadnych zadań do wykonania.

Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego musi być złożony na piśmie. Nie ma jednak jednego powszechnie obowiązującego wzoru takiego podania. Pracodawcy mogą sami sporządzić odpowiedni szablon, który będzie wykorzystywany w firmie. Z wniosku powinno wynikać, że pracownik chce skorzystać z takiej formy urlopu oraz jak długo chciałby na nim przebywać. Kodeks pracy nie wymaga, aby takie podanie miało uzasadnienie. Nie ma jednak przeciwwskazań, by podwładny podał przyczyny swojej prośby. Szef nie powinien uzależniać udzielenia urlopu bezpłatnego od tego, w jaki sposób pracownik zamierza go wykorzystać.

[srodtytul]Szef postanawia...[/srodtytul]

To pracodawca decyduje o tym, czy jego podwładny pójdzie na urlop bezpłatny. Pod rozwagę bierze zazwyczaj sytuację firmy, np. ocenia, czy da sobie radę z czasową nieobecnością określonej osoby. Oczywiście duże znaczenie ma tu, ile urlopu potrzebuje pracownik – kilka dni czy też w grę wchodzą długie miesiące. W tym drugim wypadku przełożony może rozważyć przyjęcie innej osoby na zastępstwo. W efekcie w odpowiedzi pracodawca może w całości uwzględnić prośbę pracownika, ale równie dobrze może uznać, że urlop we wnioskowanym wymiarze jest za długi i zgodzić się na udzielenie go np. w mniejszym wymiarze. Co więcej, szef ma prawo nie wyrazić zgody na to, by pracownik skorzystał z takiej formy urlopu, jaką zaproponował.

[ramka][b]Uwaga[/b]

Za rok kalendarzowy w całości objęty urlopem bezpłatnym pracownikowi nie należy się urlop wypoczynkowy. Gdy pracownik przed urlopem bezpłatnym wykorzystał urlop wypoczynkowy w całości, pracodawca nie może zmusić go do jego odpracowania ani potrącić z urlopu należnego w kolejnym roku kalendarzowym.[/ramka]

Jeśli pracodawca odmówi udzielenia urlopu bezpłatnego, to zatrudniony musi zaakceptować taką decyzję. Nie ma żadnych narzędzi prawnych, za pomocą których mógłby żądać zmiany decyzji pracodawcy. Nie może się od niej odwołać.

[srodtytul]... i dobrze, gdy wspomni o konsekwencjach[/srodtytul]

Nie każdy pracownik wie, że w czasie urlopu bezpłatnego nie tylko nie otrzymuje wynagrodzenia, ale także okres urlopu nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, ani też do okresu pracy, od którego zależą prawa do świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego pracowników[b] (SA w Warszawie w wyroku z 27 listopada 1996 r., III AUa 888/96)[/b]. Dlatego warto, by szef powiedział mu o tym jeszcze przed udzieleniem urlopu. Pracownik ma wtedy możliwość rozważenia, czy skorzystanie z takiej formy zwolnienia od pracy będzie dla niego opłacalne.

[srodtytul]Może zabrać trochę wakacji[/srodtytul]

Korzystanie z urlopu bezpłatnego ma wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego. Mówi o tym art. 155[sup]2[/sup] k.p. Jeśli urlop bezpłatny trwa co najmniej miesiąc, wówczas urlop wypoczynkowy obniża się o 1/12 jego wymiaru za każdy miesiąc urlopu bezpłatnego. Jeżeli pracownik w ciągu roku korzystał z kilku krótkich urlopów bezpłatnych, czas trwania tych urlopów sumuje się, aby ustalić, o ile ulegnie skróceniu urlop wypoczynkowy. Co to dokładnie oznacza?

Ekspert z firmy Mazars wyjaśnia, że jeżeli okres urlopu bezpłatnego obejmuje części miesięcy kalendarzowych (np. urlop trwający od 20 listopada do 15 grudnia ), to przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Oznacza to, że krótsze okresy korzystania z urlopu bezpłatnego nie mają wpływu na uprawnienia pracownika w zakresie urlopu wypoczynkowego. W rzeczywistości [b]nie sumuje się okresów niewykonywania pracy przypadających w różnych miesiącach kalendarzowych przerywanych okresami jej świadczenia. [/b]Jak to wygląda w praktyce wyjaśnia dalej ekspert. – Jeśli przykładowo pracownik zatrudniony na czas nieokreślony uprawniony do urlopu w wymiarze 20 dni korzystał z urlopu bezpłatnego od 5 sierpnia do 15 grudnia 2008 r. (cztery miesiące liczone jako pełne 30 dni kalendarzowych), to urlop wypoczynkowy tej osoby ulegnie obniżeniu o 6,67 dnia. W 2008 roku będzie wynosił on 14 dni zgodnie z obliczeniami: 4/12 z 20 dni urlopu wypoczynkowego = 6,67 dnia; 20 dni – 6,67 dnia = 13,33 dnia, co po zaokrągleniu w górę daje 14 dni.

Specjalista przypomina także, że urlop bezpłatny powoduje utratę prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego należnych za okresy niezdolności do pracy, jeśli choroba lub inna absencja przypada na okres tego urlopu.

[srodtytul]Ile trwa wolne[/srodtytul]

Pracodawcy często pytają, jak długo mogą pozwolić pracownikowi na bezpłatną labę. To, ile będzie trwał taki urlop, zależy od woli stron. Pracownik, ubiegając się o urlop, określa jego wymiar i termin, w którym chciałby z niego skorzystać. Szef może propozycję przyjąć, może się też zgodzić na odbycie urlopu w innym terminie i/lub wymiarze. Nie ma żadnych podstaw, by żądać, aby pracownik udał się na urlop dłuższy, niż planował.

[srodtytul]Kiedy można odwołać[/srodtytul]

Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż trzy miesiące strony mogą dopuścić możliwość odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Mówi o tym art. 174 § 3 k.p. Za ważne przyczyny uważa się okoliczności powodujące zakłócenie toku pracy w zakładzie, które nie były znane w momencie udzielania urlopu. Brak takiego zastrzeżenia sprawi natomiast, że odwołanie pracownika z urlopu będzie niemożliwe.[b] Oczywiście wcześniejsze zakończenie urlopu bezpłatnego jest możliwe na mocy porozumienia stron dotyczącego takiego ustania urlopu.[/b] Pracodawca i pracownik mogą również zawrzeć porozumienie o przedłużeniu trwającego urlopu.

[srodtytul]Czasem szef ma obowiązek[/srodtytul]

Nie zawsze kwestia udzielenia urlopu zależy od dobrej woli pracodawcy. Przepisy określają przypadki, gdy do uzyskania urlopu wystarczy wniosek osoby uprawnionej. Bezpłatny urlop musi być m.in. udzielony:

- młodocianemu, uczniowi szkoły dla pracujących – wówczas urlop bezpłatny przysługuje łącznie z urlopem wypoczynkowym w okresie ferii szkolnych, przy czym wymiar obu urlopów nie może przekroczyć dwóch miesięcy (art. 205 § 4 k.p.);

- pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji pozazakładowych, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika – wniosek składa organizacja związkowa (art. 25 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=162202]ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, tekst. jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.[/link]).

[ramka][b]Kiedy urlop zaliczamy do okresu pracy [/b]

Czasem urlop bezpłatny wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia i świadczenia pracownicze. Dotyczy to m.in. urlopów udzielonych:

- w celu podjęcia pracy na czas określony u innego pracodawcy – okres urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 174[sup]1[/sup] § 1 k.p.);

- w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem – urlop wychowawczy (art. 186 [5] k.p.);

- na czas pełnienia funkcji członka zarządu komisarycznego banku (art. 146 ust. 2 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=165971]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 72, poz. 665 ze zm.[/link]);

- w celu odbycia ćwiczeń wojskowych (art. 124 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=175560]ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 241, poz. 2416 ze zm.[/link]).[/ramka]

[ramka][b]Na własne potrzeby [/b]

Przepisy nie określają powodu, dla którego pracownik może skorzystać z urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 k.p. Taki urlop zatrudniony może zatem wykorzystać na realizację własnych potrzeb. Może np. założyć swoją działalność. Jeśli jednak pracownik planuje prowadzić własną firmę podczas urlopu bezpłatnego, to musi pamiętać o tym, że ciąży na nim obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą [b](wyrok SN z 25 listopada 1998 r., II UKN 329/98)[/b].[/ramka]

[ramka][b]Urlop nieodpłatny to przerwa w ubezpieczeniu[/b]