Dziś podpowiadamy, jak zaplanować i rozpisać grudniową pracę dla zatrudnionych według różnych systemów czasu pracy i dodatkowo w odrębnych grupach zawodowych, jak samorządowcy, nauczyciele, urzędnicy państwowi, przedstawiciele służby cywilnej i lekarze.

Przypominamy kadrowym, jak uniknąć błędów w przygotowanych harmonogramach. Z ich sporządzeniem muszą się spieszyć firmy stosujące miesięczne okresy rozliczeniowe. Czas pracy dla zatrudnionych w dłuższych okresach rozliczeniowych trzeba było bowiem zorganizować wcześniej, np. dla cyklu obejmującego październik, listopad i grudzień – we wrześniu.

Zatrudnieni w miesięcznych okresach rozliczeniowych przepracują w grudniu 21 dni roboczych, w tym 168 godzin. Wyliczamy to następująco:

[srodtytul]KROK 1. Norma[/srodtytul]

Mnożymy 40 godzin (norma średniotygodniowa pracy) przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym. Następnie dodajemy iloczyn ośmiu godzin (norma dobowa) przez dni pozostałe do końca okresu rozliczeniowego, występujące od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystające). Tydzień to siedem dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego – wynika tak z art. 128 § 3 pkt 2 kodeksu pracy. Niektórzy pracodawcy o tym zapominają i ustalają tydzień od poniedziałku do piątku, uzyskując przez to w rachunkach błędny wymiar. Na szczęście w grudniu nie ma takiego niebezpieczeństwa, bo zarówno miesiąc, jak i pierwszy tydzień okresu rozliczeniowego rozpoczynają się w poniedziałek.

(40 godzin x 4 tygodnie) + (8 godzin x 3 dni) = 184 godziny

[srodtytul]KROK 2. Odejmujemy dwa święta: czwartek 25 grudnia i piątek 26 grudnia[/srodtytul]

Jeżeli w okresie rozliczeniowym święto wypada w innym dniu niż niedziela, to wymiar czasu pracy zmniejszamy o osiem godzin z tytułu każdego z tych świąt. 25 i 26 grudnia to pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia, które przypadają kolejno w czwartek i piątek. Trzeba je zatem odjąć od wymiaru.

184 godziny – 16 godzin (8 godzin x 2 święta) = 168 godzin

[srodtytul]KROK 3. Odliczamy usprawiedliwione nieobecności[/srodtytul]

Gdy w trakcie okresu rozliczeniowego podwładny opuścił pracę z przyczyn usprawiedliwionych, redukujemy wymiar czasu pracy o liczbę godzin tej absencji. Chodzi o godziny, które zgodnie z jego rozkładem powinien przepracować podczas nieobecności. Dla przykładu: podwładny choruje w grudniu przez siedem dni; z wymiaru odejmujemy 56 godzin (7 dni x 8 godzin), wyniesie on zatem 112 godzin. Praca ponad ten wymiar stanowi nadgodziny. Jak widać, ten krok dotyczy nie tyle samego planowania czasu pracy, ile jego rozliczania.

[srodtytul]PRZEZ DŁUŻSZĄ LABĘ PODWŁADNI MOGĄ STRACIĆ NA PENSJACH[/srodtytul]

[b]Ani 25, ani 26 grudnia nie przypada w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie ma zatem potrzeby, by udzielać zatrudnionym dodatkowego dnia wolnego kiedy indziej[/b]

Taki bonus niektórzy pracownicy dostali w listopadzie, bo Wszystkich Świętych przypadło na sobotę. Ta tymczasem w większości zakładów pracy jest tzw. szóstym, wolnym dniem tygodnia. Oddając wolne za grudniowe święta, spowodujemy, że podwładny nie ma pełnego wymiaru. Tak samo będzie, gdy przyznamy mu dodatkową labę, by wydłużyć bożonarodzeniową przerwę.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Szef postanowił, że 24 i 31 grudnia są wolne od pracy. Uznano, że w te dni w jego firmie i tak nie ma ruchu, a zatrudnieni powinni mieć czas, by się przygotować zarówno do Wigilii, jak i sylwestra. Decyzja jest prawidłowa.

Problem w tym, że zaniża właściwy wymiar czasu pracy: zamiast 168 godzin zatrudnieni przepracują zaledwie 152. W takiej sytuacji wynagrodzenie przysługuje tylko za pracę wykonaną, a jeżeli pracownik jej nie świadczy, to wypłacamy je tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. W tej sytuacji tym przepisem szczególnym jest art. 81 § 1 kodeksu pracy. Reguluje on przestój, za który płacimy wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli takiego składnika wynagrodzenia nie wyodrębniono – 60 proc. płacy liczonej jak urlopowa. [/ramka]

Udzielenie wolnego w Wigilię i sylwestra nie zawsze jednak powoduje zaniżenie wymiaru. Wystarczy zarządzić odrobienie wolnego w innym terminie, byle do końca okresu rozliczeniowego (patrz harmonogramy). Takie polecenie powinniśmy przekazać personelowi w formie wewnętrznej decyzji odpowiednio wcześniej.

[srodtytul]Więcej przerwy[/srodtytul]

Niewykluczone, że w grudniu szefa zaleją wnioski urlopowe. Zatrudnieni już kombinują, by przedłużyć świąteczny wypoczynek. Wystarczy im czterodniowy urlop, by wrócić do pracy dopiero 2 stycznia. Musielibyśmy udzielić im urlopu na 29, 30 i 31 grudnia. Nie trzeba tego robić, gdy wniosek o urlop wpłynął w ostatniej chwili i, co najważniejsze, nie znajduje odzwierciedlenia w przygotowanym uprzednio planie urlopów.

– A co, jeśli pracownik zadzwoni rano i weźmie urlop na żądanie? – pyta przedsiębiorca.

Ma do tego prawo, ale pod warunkiem że o nieplanowanej labie powiadomi przełożonego przed rozpoczęciem dniówki roboczej. – Czy urlop na żądanie może objąć całe cztery ustawowe dni? – dopytuje się czytelnik. Tak, ustawodawca nie zastrzegł, że trzeba go odbierać pojedynczo.

[srodtytul]Niektórzy zarobią mniej[/srodtytul]

Obniżenie wymiaru czasu pracy z tytułu dwóch świąt bożonarodzeniowych spowoduje, że osoby wynagradzane według stawek godzinowych dostaną niższe pensje. Zapłacimy im bowiem za 168 godzin. Dopiero gdy przysługująca kwota okaże się niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, trzeba ją wyrównać. Dostający pensję w stałej stawce miesięcznej nie muszą się obawiać strat w portfelu Otrzymają tyle, ile im gwarantują angaże.

[srodtytul]Delegowani pracują inaczej[/srodtytul]

Inną organizację czasu pracy przyjmujemy dla pracowników delegowanych do pracy w innym kraju. Uwzględniamy wówczas reguły obowiązujące w państwie przyjmującym. Zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. nr 96/ 71/WE, dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (DzUrz UE z 1997 r. L.18), w zakresie czasu pracy chodzi o:

- maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku,

- minimalne stawki płacy (wliczając stawki za nadgodziny).

Grafiku czasu pracy dla delegowanego nie ustalamy zatem na podstawie polskiego wymiaru czasu pracy, podczas gdy w państwie przyjmującym jest on niższy.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Firma delegowała zatrudnionego do Francji na dwa miesiące: listopad i grudzień. W Republice Francuskiej czas pracy jest krótszy, bo zaledwie 35 godzin w tygodniu. Inna jest również ilość świąt wolnych, bo 25 grudnia jest roboczy. Układając grafik dla delegowanego, kadrowa stosuje francuski wymiar godzin pracy oraz liczbę tamtejszych dni roboczych. Musi również uznać tamtejsze święta. Zdaniem ekspertów wynikają one bowiem z administracyjnych wewnętrznych regulacji danego państwa. Stanowią tym samym domenę prawa publicznego i jako takie nie podlegają wyborowi prawa przez strony. Wybór może dotyczyć bowiem tylko prawa prywatnego.[/ramka]