Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy
Pracodawcy, którzy wprowadzają regulaminy wynagradzania w życie, muszą zadbać szczególnie o to, aby ich treść była zsynchronizowana z umowami o pracę zatrudnionych. Jeżeli taki regulamin zmieniałby zasady płacy na niekorzyść pracowników, szef musiałby zawrzeć z nimi porozumienie zmieniające, a w ostateczności wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy. Przy takim wypowiedzeniu trzeba pilnować szczególnie dwóch terminów. Chodzi o dzień, w którym regulamin wynagradzania wchodzi w życie, oraz o datę, z upływem której zaczynają obowiązywać nowe warunki płacy wynikające z umowy. Jeżeli np. regulamin wynagradzania ma być wprowadzony od 1 sierpnia 2008 r., to odpowiednio wcześniej należy wypowiedzieć załodze warunki pracy i płacy, aby okres wypowiedzenia upłynął przed wejściem w życie nowych, gorszych rozwiązań. Jeżeli pracownik ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia, to oświadczenie o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków płacy szef musi mu złożyć najpóźniej do końca kwietnia.
Jeżeli u pracodawcy działa związek zawodowy, to każda modyfikacja w regulaminie wynagradzania wymaga jego zgody. Przykładowo, przełożony musi ustalić ze związkiem zawodowym, czy zamienić istniejącą w regulaminie premię (czyli świadczenie obligatoryjne) na nagrodę (świadczenie uznaniowe).
Jeżeli w firmie działa kilka organizacji związkowych, to sytuacja jest inna. Wówczas modyfikacje można wprowadzić do regulaminu wynagradzania, gdy organizacje związkowe (wszystkie lub reprezentatywne) nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie proponowanych zmian.
Nawet precyzyjne przestrzeganie kroków przy tworzeniu regulaminu pracy nie uchroni niejednego szefa przed błędami. Najczęściej wynikają one z pośpiechu, a niekiedy z nadgorliwości. Wskazujemy najczęstsze pomyłki oraz to, w jaki sposób je naprawić
Większość regulaminów wynagradzania zawiera niepotrzebne postanowienia, dotyczące np. wypłaty dodatków za nadgodziny, pracę w nocy czy odpraw z tytułu zwolnień grupowych. Pracodawcy powielają przy tym przepisy kodeksu lub innych ustaw. Teoretycznie nie ma w tym nic złego, bo ten element regulaminu wynagradzania można potraktować jako część informacyjną. Taka praktyka stwarza jednak niebezpieczeństwo, że powszechne przepisy zostaną przepisane z błędem lub nieprecyzyjnie, tworząc wątpliwości interpretacyjne. Może być też tak, że regulacje kodeksowe zostaną znowelizowane, a to spowoduje konieczność zmiany regulaminu wynagradzania.
Uwaga! Jeżeli świadczenia przysługujące pracownikom nie byłyby korzystniejsze od kodeksowych, to najlepiej nie powoływać się w regulaminie wynagradzania na ich wysokość.
Niekiedy ponadzakładowy układ zbiorowy pracy zbyt ogólnie traktuje sprawę wynagrodzeń. Pracodawcy często ignorują to, sugerując się tym, że obowiązywanie takiego uzp wyklucza ustanowienie regulaminu wynagradzania. To nieporozumienie. Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy nie wyczerpuje tematyki wynagrodzeń, pracodawca powinien uzupełnić to w regulaminie wynagradzania lub w uzp.
Specjaliści zwracają uwagę też na to, że w niektórych firmach regulamin wynagradzania jest uzupełniany wewnętrznymi zarządzeniami zakładu. Jeżeli np. regulamin przyznaje pracownikom nagrody jubileuszowe, to pracodawca określa w nim dodatkowo m.in. zasady ich przyznawania i wypłaty. Informacji tych nie może być w zarządzeniu wewnętrznym.
Tworząc regulamin wynagradzania, pracodawcy przyznają załodze prawo do nagrody jubileuszowej. Powołują się przy tym na nieobowiązujące od 1996 r. zarządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (MP nr 44, poz. 358).
Przy nagrodzie jubileuszowej to pracodawca ustala zasady jej przyznawania i wysokość. Nie ma jednak przeszkód, aby posiłkował się przy tym zarządzeniem.
Niektórzy pracodawcy przyznają dodatkowe świadczenia pieniężne, uzależniając ich wypłatę od tego, czy pracownik spełnia określone warunki. Tak może być np. przy jubileuszówce, jeśli z regulaminu wynika, że przysługuje ona tylko zatrudnionym na umowę na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 18 art. i 183a k.p. pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na sposób zatrudnienia oraz przy wynagrodzeniu za pracę.
Za pośrednictwem regulaminu wynagradzania pracodawca pozbawia pracowników niektórych praw, np. socjalnych. Przykładowo w sierpniu br. szef ustanawia regulamin wynagradzania i zamieszcza w nim postanowienie, że w 2008 r. rezygnuje z tworzenia funduszu socjalnego.
Ten, kto chciałby zrezygnować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi to zrobić w regulaminie wynagradzania, a rezygnacja może dotyczyć jednego roku, kilku lat lub nieoznaczonego okresu, pod warunkiem że nie chodzi o okres wsteczny.
W regulaminach wynagradzania wskazuje się często zasady potrąceń od wynagrodzeń. Prawo tego nie zakazuje, ale jest to niebezpieczne, bo pracodawca może np. nieprawidłowo określić kwotę wolną od potrąceń.Reguły dokonywania potrąceń ustala kodeks pracy. Pracodawca nie może zatem określić własnych. Nie ma też sensu, aby powielał przepisy ustawowe.
W wielu regulaminach wynagradzania znajdują się postanowienia o zasadach wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem. Tymczasem do regulaminów wynagradzania stosuje się niektóre przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy. Zgodnie z art. 24126 § 2 k.p. układ zakładowy (w tym wypadku regulamin wynagradzania) nie może określać warunków płacy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.
Niektóre regulaminy pracy pozwalają zmienić regulamin wynagradzania bez wypowiadania pracownikom dotychczasowych warunków płacy. Narusza to prawa zatrudnionych, szczególnie gdy modyfikacja ma pogorszyć dotychczasowe warunki.
Pracodawca nie może podać w regulaminie pracy czy wynagradzania, że zmiana treści tych przepisów wewnętrznych nie wymaga wręczania pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki płacy.
Ustalając treść regulaminu wynagradzania, pracodawcy często naruszają przy tym procedurę uzgodnień ze związkami zawodowymi. Popełniają przy tym dwa błędy:
- wprowadzają regulamin wynagradzania, mimo że działający w zakładzie związek zawodowy zgłosił swój sprzeciw,
- wprowadzają regulamin wynagradzania, choć nie upłynął jeszcze 30-dniowy termin i działające w firmie związki nie uzgodniły wspólnego stanowiska.
Przypominamy, że wprowadzenie regulaminu wynagradzania musi być poprzedzone opinią organizacji związkowych, a one na przyjęcie wspólnego stanowiska mają zagwarantowane 30 dni.
Pracodawcy podają niekiedy, że regulamin płacowy wchodzi w życie w terminie w nim określonym i jest on krótszy niż dwa tygodnie. Tymczasem – zgodnie z art. 772 § 6 k.p. – zacznie on obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia jego ogłoszenia.
Wielu pracodawców informację o terminie, miejscu i częstotliwości wypłaty wynagrodzeń podaje tylko w regulaminie wynagradzania. Z art. 1041 pkt 5 k.p. wynika natomiast, że właściwy jest tutaj regulamin pracy. Pracodawca uniknie błędu, jeżeli termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia poda zarówno w regulaminie wynagradzania, jak i regulaminie pracy.
Powielając zapisy regulaminu pracy dotyczące terminu wypłaty pensji, niektórzy określają go np. na połowę miesiąca.Tymczasem na podstawie art. 85 k.p. wynagrodzenie za pracę należy wypłacić raz w miesiącu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Czasami regulaminy wynagrodzeń nie zawierają informacji o kategorii osobistego zaszeregowania pracowników. Jest to błąd zwłaszcza wtedy, gdy z takiego regulaminu wynika, że na podstawie tych informacji ustalane są stawki wynagrodzenia zatrudnionych. Jeżeli regulamin wynagradzania powołuje się na kategorię osobistego zaszeregowania, to taka tabela powinna być załącznikiem do niego - patrz str. 8.
Zamiast dodatków za nadgodziny niektórzy pracodawcy wypłacają pracownikom ryczałt. Niekiedy może to być błąd polegający na tym, że pracodawcy nie określają wysokości ryczałtu albo podają ją nieprawidłowo. Zdarza się np., że w regulaminie wynagradzania podają jedną stawkę ryczałtu, bez względu na zajmowane przez pracownika stanowisko.
Najlepiej, aby ustalając ryczałt dla zatrudnionych, szef zróżnicował jego wysokość w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Dzięki temu uniknie niebezpieczeństwa, że ryczałt jest zbyt niski wobec ilości faktycznie przepracowanych nadgodzin.
Niektórzy pracodawcy piszą np., że podstawą obliczenia tego dodatku za pracę w nocy jest najniższe wynagrodzenie. Ten, kto chce podać informację o tym, ile wynosi taki dodatek i jak go obliczać, musi pamiętać o art. 1518 k.p. Wynika z niego, że jest to 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego w odrębnych przepisach. Aby uniknąć tego błędu, najlepiej nie powielać kodeksu pracy.
