Pensję i dodatki oraz zasady ich wypłaty ustal w regulaminie wynagradzania

Niekiedy te akty obowiązują jednocześnie. Wtedy jednak pracodawca musi uważać, aby przepisy te nie wykluczały się. Podamy, jak stworzyć regulamin wynagradzania. Przedstawimy też, jakie błędy najczęściej pracodawcy popełniają przy jego opracowaniu.

Przystępując do tworzenia regulaminu wynagrodzenia, należy pamiętać, że:

- podstawową cechą stosunku pracy jest jego odpłatność,

- wynagrodzenie pracownika musi odpowiadać wykonywanej pracy oraz kwalifikacjom zatrudnionego,

- wynagrodzenie musi też uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy,

- co do zasady wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. W innym wypadku pracownik ma prawo do wynagrodzenia, gdy przepisy tak stanowią.

Od pomysłu do wydania regulaminu wynagradzania droga jest długa. A na dodatek wymaga przestrzegania skomplikowanej procedury. Podpowiadamy, jak ją najsprawniej przejść

Sprawdź:

- ilu zatrudniasz pracowników,

- czy w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy (zakładowy lub ponadzakładowy),

- postanowienia innych obowiązujących w firmie przepisów.Co do zasady regulamin wynagradzania tworzy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (art. 772 k.p.). Ale nie może tego robić, gdy w firmie obowiązuje zakładowy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy (uzp), który reguluje te zagadnienia. Gdy jednak zasady związane z wynagradzaniem zostaną w uzp potraktowane powierzchownie, to najlepiej, aby pracodawca opracował dodatkowo regulamin wynagradzania.

W firmie ze 150 pracownikami obowiązuje układ zbiorowy pracy. Jest nim objętych 120 pracowników. Układ nie odnosi się do pracowników działu sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że układ został sporządzony wadliwie. Strony uzp mogą bowiem określić, do których grup zatrudnionych nie będzie się go stosować (art. 239 k.p.). To spowodowało, że pracodawca wprowadził dodatkowo regulamin wynagradzania dla pracowników działu sprzedaży. W praktyce nie jest to częste, bo układy zwykle obejmują całą załogę.

W regulaminie wynagradzania szef ustala wynagrodzenie za wykonywaną pracę, inne świadczenia przysługujące załodze oraz zasady ich przyznawania.

Ogólnie warunki określone w regulaminie wynagradzania można podzielić na obligatoryjne, fakultatywne i informacyjne. Bez wątpienia najistotniejszym jego elementem jest system płacy obowiązujący w firmie. Co do zasady pracodawca może go określić w formie miesięcznego ryczałtu, stawki godzinowej, jako prowizję lub akord.

Uwaga! Termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia pracodawca określa w regulaminie pracy. Są to informacje porządkowe. W regulaminie wynagradzania te postanowienia mogą się znaleźć tylko jako dodatkowe i muszą odzwierciedlać dokładnie to, co wynika z regulaminu pracy.

W regulaminie wynagradzania pracodawca podaje ekstra składniki wynagrodzenia, np. premie czy prowizje. Szef nie może jednak poprzestać na przyznaniu prawa do nich. Powinien określić ich wysokość i zasady ich przyznawania oraz wypłaty. Może np. wskazać, że premie są wypłacane w dniu wypłaty wynagrodzeń.

Elementem regulaminu wynagradzania może być też prawo do dodatków z racji nadgodzin, pracy w nocy czy sposób opłacania za przestój. Jeżeli jednak te świadczenia nie będą wyższe od ustawowych, nie ma potrzeby, aby powielać w regulaminie wynagradzania przepisy kodeksu pracy. Podobnie jest z niektórymi świadczeniami gwarancyjnymi. Do nich zaliczamy np. świadczenia za czas niezdolności do pracy, z tytułu wypadków przy pracy czy chorób zawodowych, ekwiwalenty za używanie do celów służbowych prywatnej odzieży i obuwia oraz odprawy: emerytalne, rentowe i pośmiertne. Tych ostatnich też nie trzeba precyzować w tym regulaminie, jeżeli nie będą one wyższe od tego, co wynika z kodeksu pracy i ustaw szczegółowych.

Szczególną uwagę pracodawcy muszą zwrócić na nagrody jubileuszowe. Nie wystarczy w regulaminie podać, że pracownik ma do nich prawo. Szef musi jeszcze określić ich wysokość oraz zasady, według których będą one przyznawane i wypłacane. Ponadto w regulaminie wynagradzania mogą się znaleźć zasady waloryzacji poborów pracowniczych.

Co do zasady pracodawca samodzielnie ustala regulamin wynagradzania, a jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, to w porozumieniu z nią.

Pracodawcy pytają, czy brak zgody związków na treść tego regulaminu oznacza, że takie przepisy nie zaczną obowiązywać. Tu stosuje się podobne zasady jak przy ustalaniu regulaminu pracy. Jeżeli w firmie działa jedna organizacja, pracodawca nie będzie mógł dopóty wprowadzić regulaminu wynagradzania w życie, dopóki nie osiągnie z nią porozumienia. Sytuacja jest patowa, a ogłoszenie regulaminu zawieszone w próżni.

Inaczej będzie, gdy w firmie działa kilka związków. Jeżeli w ciągu 30 dni od podjęcia rokowań organizacje te nie przedstawią wspólnego stanowiska, to szef samodzielnie decyduje o wydaniu regulaminu wynagradzania, rozpatrując przy tym odrębne opinie poszczególnych organizacji. Taki sposób postępowania wynika z art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU nr 55, poz. 234 ze zm.).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia, w którym podano go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 772 § 6 k.p.). Nie chodzi jednak o chwilę, gdy zatrudnieni zapoznają się z nim, ale o datę, z upływem której pracodawca go ogłosił.

30 czerwca pracodawca wywiesił na tablicy ogłoszeń regulamin wynagradzania. Zacznie on obowiązywać 14 lipca br. Licząc ten termin, szef zastosował art. 112 kodeksu cywilnego. Przy obliczaniu go nie ma znaczenia to, że niektórzy pracownicy – mimo wywieszonego regulaminu na tablicy ogłoszeń 29 marca – zapoznali się z nim później.

Regulamin – podobnie jak inne wewnętrzne regulacje – rozpowszechnia się w sposób przyjęty u pracodawcy. Szef może więc go rozesłać e-mailem lub poinformować pracownika o jego treści osobiście albo pozostawić go załodze do wglądu w dziale kadr. Przy trybie wprowadzenia i obowiązywania regulaminu wynagradzania pracodawcy muszą jednak stosować art. 24112 § 2 k.p. Wynika z niego, że szef zawiadamia pracowników o wejściu regulaminu w życie, a także o każdej zmianie dokonywanej w tych przepisach wewnętrznych. Ponadto musi udostępnić organizacjom związkowym niezbędną ilość egzemplarzy tego regulaminu, a pracownikom – przepisy wewnętrzne do wglądu, i wyjaśnić ich treść.

Niewykluczone, że wprowadzenie bądź zmiana regulaminu wynagradzania może wpływać na treść stosunku pracy. Jeżeli modyfikacje płynące z tego regulaminu miałyby być korzystniejsze, stosuje się je automatycznie do pracowników.

Więcej komplikacji będzie wtedy, gdy regulamin wynagradzania pogarsza dotychczasowe warunki płacy. W takim wypadku szef musi zawrzeć z pracownikami porozumienie zmieniające lub wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Z umów o pracę wynika, że poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownicy otrzymują prowizję od sprzedanych towarów. Natomiast regulamin wynagradzania wprowadza tylko miesięczny ryczałt. Mimo że ustalając jego wysokość pracodawca wziął pod uwagę dotychczasowe zarobki zatrudnionych, to i tak taka zmiana wprowadzona regulaminem wynagradzania jest dla nich niekorzystna. Szef zawarł więc z niektórymi porozumienia zmieniające warunki płacy, a innym wręczył wypowiedzenia zmieniające warunki płacy. Pracodawca musi jednak pamiętać, że nie każdemu pracownikowi można wypowiedzieć warunki płacy lub pracy. Tak będzie np. z korzystającymi z ochrony przedemerytalnej (art. 39 k.p.). Im wolno jedynie wypowiedzieć warunki płacy tylko w określonych sytuacjach (art. 43 k.p.).

Handlowcom przysługuje premia kwartalna 2 tys. zł (8 tys. zł rocznie). Tak wynika z umów o pracę. Natomiast wydany regulamin wynagradzania ogranicza ją do 5 tys. zł w roku.

Pan Jan jest handlowcem. W lipcu 2008 r. skończy 65 lat i osiągnie staż pracy niezbędny do uzyskania emerytury. Mimo że jest chroniony, to szef może zmienić mu warunki płacy. Dlatego że nowe zasady wynagradzania dotyczą ogółu zatrudnionych u pracodawcy.

Piotr Wojciechowski

zastępca dyrektora

Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy

Pracodawcy, którzy wprowadzają regulaminy wynagradzania w życie, muszą zadbać szczególnie o to, aby ich treść była zsynchronizowana z umowami o pracę zatrudnionych. Jeżeli taki regulamin zmieniałby zasady płacy na niekorzyść pracowników, szef musiałby zawrzeć z nimi porozumienie zmieniające, a w ostateczności wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy. Przy takim wypowiedzeniu trzeba pilnować szczególnie dwóch terminów. Chodzi o dzień, w którym regulamin wynagradzania wchodzi w życie, oraz o datę, z upływem której zaczynają obowiązywać nowe warunki płacy wynikające z umowy. Jeżeli np. regulamin wynagradzania ma być wprowadzony od 1 sierpnia 2008 r., to odpowiednio wcześniej należy wypowiedzieć załodze warunki pracy i płacy, aby okres wypowiedzenia upłynął przed wejściem w życie nowych, gorszych rozwiązań. Jeżeli pracownik ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia, to oświadczenie o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków płacy szef musi mu złożyć najpóźniej do końca kwietnia.

Jeżeli u pracodawcy działa związek zawodowy, to każda modyfikacja w regulaminie wynagradzania wymaga jego zgody. Przykładowo, przełożony musi ustalić ze związkiem zawodowym, czy zamienić istniejącą w regulaminie premię (czyli świadczenie obligatoryjne) na nagrodę (świadczenie uznaniowe).

Jeżeli w firmie działa kilka organizacji związkowych, to sytuacja jest inna. Wówczas modyfikacje można wprowadzić do regulaminu wynagradzania, gdy organizacje związkowe (wszystkie lub reprezentatywne) nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie proponowanych zmian.

Nawet precyzyjne przestrzeganie kroków przy tworzeniu regulaminu pracy nie uchroni niejednego szefa przed błędami. Najczęściej wynikają one z pośpiechu, a niekiedy z nadgorliwości. Wskazujemy najczęstsze pomyłki oraz to, w jaki sposób je naprawić

Większość regulaminów wynagradzania zawiera niepotrzebne postanowienia, dotyczące np. wypłaty dodatków za nadgodziny, pracę w nocy czy odpraw z tytułu zwolnień grupowych. Pracodawcy powielają przy tym przepisy kodeksu lub innych ustaw. Teoretycznie nie ma w tym nic złego, bo ten element regulaminu wynagradzania można potraktować jako część informacyjną. Taka praktyka stwarza jednak niebezpieczeństwo, że powszechne przepisy zostaną przepisane z błędem lub nieprecyzyjnie, tworząc wątpliwości interpretacyjne. Może być też tak, że regulacje kodeksowe zostaną znowelizowane, a to spowoduje konieczność zmiany regulaminu wynagradzania.

Uwaga! Jeżeli świadczenia przysługujące pracownikom nie byłyby korzystniejsze od kodeksowych, to najlepiej nie powoływać się w regulaminie wynagradzania na ich wysokość.

Niekiedy ponadzakładowy układ zbiorowy pracy zbyt ogólnie traktuje sprawę wynagrodzeń. Pracodawcy często ignorują to, sugerując się tym, że obowiązywanie takiego uzp wyklucza ustanowienie regulaminu wynagradzania. To nieporozumienie. Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy nie wyczerpuje tematyki wynagrodzeń, pracodawca powinien uzupełnić to w regulaminie wynagradzania lub w uzp.

Specjaliści zwracają uwagę też na to, że w niektórych firmach regulamin wynagradzania jest uzupełniany wewnętrznymi zarządzeniami zakładu. Jeżeli np. regulamin przyznaje pracownikom nagrody jubileuszowe, to pracodawca określa w nim dodatkowo m.in. zasady ich przyznawania i wypłaty. Informacji tych nie może być w zarządzeniu wewnętrznym.

Tworząc regulamin wynagradzania, pracodawcy przyznają załodze prawo do nagrody jubileuszowej. Powołują się przy tym na nieobowiązujące od 1996 r. zarządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (MP nr 44, poz. 358).

Przy nagrodzie jubileuszowej to pracodawca ustala zasady jej przyznawania i wysokość. Nie ma jednak przeszkód, aby posiłkował się przy tym zarządzeniem.

Niektórzy pracodawcy przyznają dodatkowe świadczenia pieniężne, uzależniając ich wypłatę od tego, czy pracownik spełnia określone warunki. Tak może być np. przy jubileuszówce, jeśli z regulaminu wynika, że przysługuje ona tylko zatrudnionym na umowę na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 18 art. i 183a k.p. pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na sposób zatrudnienia oraz przy wynagrodzeniu za pracę.

Za pośrednictwem regulaminu wynagradzania pracodawca pozbawia pracowników niektórych praw, np. socjalnych. Przykładowo w sierpniu br. szef ustanawia regulamin wynagradzania i zamieszcza w nim postanowienie, że w 2008 r. rezygnuje z tworzenia funduszu socjalnego.

Ten, kto chciałby zrezygnować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi to zrobić w regulaminie wynagradzania, a rezygnacja może dotyczyć jednego roku, kilku lat lub nieoznaczonego okresu, pod warunkiem że nie chodzi o okres wsteczny.

W regulaminach wynagradzania wskazuje się często zasady potrąceń od wynagrodzeń. Prawo tego nie zakazuje, ale jest to niebezpieczne, bo pracodawca może np. nieprawidłowo określić kwotę wolną od potrąceń.Reguły dokonywania potrąceń ustala kodeks pracy. Pracodawca nie może zatem określić własnych. Nie ma też sensu, aby powielał przepisy ustawowe.

W wielu regulaminach wynagradzania znajdują się postanowienia o zasadach wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem. Tymczasem do regulaminów wynagradzania stosuje się niektóre przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy. Zgodnie z art. 24126 § 2 k.p. układ zakładowy (w tym wypadku regulamin wynagradzania) nie może określać warunków płacy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Niektóre regulaminy pracy pozwalają zmienić regulamin wynagradzania bez wypowiadania pracownikom dotychczasowych warunków płacy. Narusza to prawa zatrudnionych, szczególnie gdy modyfikacja ma pogorszyć dotychczasowe warunki.

Pracodawca nie może podać w regulaminie pracy czy wynagradzania, że zmiana treści tych przepisów wewnętrznych nie wymaga wręczania pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki płacy.

Ustalając treść regulaminu wynagradzania, pracodawcy często naruszają przy tym procedurę uzgodnień ze związkami zawodowymi. Popełniają przy tym dwa błędy:

- wprowadzają regulamin wynagradzania, mimo że działający w zakładzie związek zawodowy zgłosił swój sprzeciw,

- wprowadzają regulamin wynagradzania, choć nie upłynął jeszcze 30-dniowy termin i działające w firmie związki nie uzgodniły wspólnego stanowiska.

Przypominamy, że wprowadzenie regulaminu wynagradzania musi być poprzedzone opinią organizacji związkowych, a one na przyjęcie wspólnego stanowiska mają zagwarantowane 30 dni.

Pracodawcy podają niekiedy, że regulamin płacowy wchodzi w życie w terminie w nim określonym i jest on krótszy niż dwa tygodnie. Tymczasem – zgodnie z art. 772 § 6 k.p. – zacznie on obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia jego ogłoszenia.

Wielu pracodawców informację o terminie, miejscu i częstotliwości wypłaty wynagrodzeń podaje tylko w regulaminie wynagradzania. Z art. 1041 pkt 5 k.p. wynika natomiast, że właściwy jest tutaj regulamin pracy. Pracodawca uniknie błędu, jeżeli termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia poda zarówno w regulaminie wynagradzania, jak i regulaminie pracy.

Powielając zapisy regulaminu pracy dotyczące terminu wypłaty pensji, niektórzy określają go np. na połowę miesiąca.Tymczasem na podstawie art. 85 k.p. wynagrodzenie za pracę należy wypłacić raz w miesiącu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Czasami regulaminy wynagrodzeń nie zawierają informacji o kategorii osobistego zaszeregowania pracowników. Jest to błąd zwłaszcza wtedy, gdy z takiego regulaminu wynika, że na podstawie tych informacji ustalane są stawki wynagrodzenia zatrudnionych. Jeżeli regulamin wynagradzania powołuje się na kategorię osobistego zaszeregowania, to taka tabela powinna być załącznikiem do niego - patrz str. 8.

Zamiast dodatków za nadgodziny niektórzy pracodawcy wypłacają pracownikom ryczałt. Niekiedy może to być błąd polegający na tym, że pracodawcy nie określają wysokości ryczałtu albo podają ją nieprawidłowo. Zdarza się np., że w regulaminie wynagradzania podają jedną stawkę ryczałtu, bez względu na zajmowane przez pracownika stanowisko.

Najlepiej, aby ustalając ryczałt dla zatrudnionych, szef zróżnicował jego wysokość w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Dzięki temu uniknie niebezpieczeństwa, że ryczałt jest zbyt niski wobec ilości faktycznie przepracowanych nadgodzin.

Niektórzy pracodawcy piszą np., że podstawą obliczenia tego dodatku za pracę w nocy jest najniższe wynagrodzenie. Ten, kto chce podać informację o tym, ile wynosi taki dodatek i jak go obliczać, musi pamiętać o art. 1518 k.p. Wynika z niego, że jest to 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego w odrębnych przepisach. Aby uniknąć tego błędu, najlepiej nie powielać kodeksu pracy.