Najmniej kłopotów jest wtedy, gdy przedsiębiorca wykorzystuje auto wyłącznie na własny użytek, a pojazd ma dopuszczalną masę całkowitą poniżej 3,5 t lub może przewozić nie więcej niż dziewięć osób łącznie z kierowcą.

Tylko wtedy, gdy w firmie jest samochód osobowy lub mały bus do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą, i to wyłącznie na potrzeby własne, nie trzeba stosować przepisów ustawy o transporcie drogowym. Nie znaczy to jednak, że przedsiębiorca ma pełną swobodę – wobec zatrudnianych etatowo kierowców musi stosować przepisy o czasie pracy kierowców (stosuje się je też do wszystkich szoferów podlegających przepisom o transporcie drogowym).

Przedsiębiorca powinien pamiętać, żeby nie przewozić osób odpłatnie. Do prowadzenia małych aut nie musi zatrudniać kierowców etatowo, wystarczy forma zlecenia.

Nie zawsze jednak w firmie wystarczy niewielki samochód. Jeżeli przedsiębiorca kupi większy, to musi stosować przepisy ustawy o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.). Dotyczą one aut ciężarowych przekraczających 3,5 t dopuszczalnej masy całkowitej lub pojazdów mogących przewieźć więcej niż dziewięć osób łącznie z kierowcą (jeżeli firma wozi ludzi zawodowo, dotyczy to każdego auta).

Ustawa o transporcie drogowym zawiera przepisy o przewozach na potrzeby własne. Takie przewozy nie mogą być podstawową działalnością przedsiębiorcy. Zwane są w ustawie niezarobkowymi przewozami drogowymi.

Do przepisów o tych przewozach trzeba się stosować zarówno wtedy, gdy samochód jedzie pusty, jak i wtedy, gdy przewozi ludzi czy towary.

Jeżeli przedsiębiorca ma pojazd podlegający ustawie o transporcie drogowym, to musi wystąpić o zaświadczenie potwierdzające wykonywanie przewozów na potrzeby własne.

Są cztery rodzaje zaświadczeń:

- na niezarobkowy krajowy przewóz rzeczy,

- na niezarobkowy międzynarodowy przewóz rzeczy,

- na krajowy przewóz osób,

- na międzynarodowy przewóz osób.

O zaświadczenia krajowe trzeba wystąpić do starosty właściwego dla siedziby firmy. Międzynarodowe zaświadczenia wydaje natomiast Biuro Obsługi Transportu Międzynarodowego. Zaświadczenie międzynarodowe uprawnia również do wykonywania niezarobkowego przewozu drogowego w Polsce – osobowego (jeśli dotyczy międzynarodowego przewozu osób) i towarowego (jeśli dotyczy międzynarodowego przewozu rzeczy).

Biuro Obsługi Transportu Międzynarodowego, podobnie jak starostwo, wymaga następujących dokumentów:

- wypełnionego wniosku,

- odpisu z rejestru przedsiębiorców albo z ewidencji działalności gospodarczej,

- zaświadczenia (kopii) o nadaniu numeru REGON,

- zaświadczenia (kopii) o nadaniu NIP,

- wykazu pojazdów samochodowych wraz z kopiami dowodów rejestracyjnych (jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem pojazdów, to trzeba również przedstawić dokument potwierdzający prawo do dysponowania nimi),

- oświadczenia o zamiarze zatrudnienia kierowców spełniających warunki wymagane przez przepisy ustawy o transporcie drogowym (w tym o ich niekaralności; chodzi o to, żeby nie byli skazani prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów lub środowisku),

- dowodu wniesienia opłaty za wydanie zaświadczenia.

Przewoźnik musi zgłaszać pisemnie organowi, który wydał zaświadczenie, zmiany danych nie później niż w ciągu 14 dni od ich powstania.

Dla pojazdu zgłoszonego do zaświadczenia wydaje się wypis z niego, za co BOTM i starostwa pobierają dodatkową opłatę.

Występując o międzynarodowe zaświadczenie, trzeba także zgłosić się do rejestru pojazdów i przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy transport drogowy osób na potrzeby własne.

Międzynarodowe przewozy drogowe osób na potrzeby własne wymagają również wypełnienia formularza jazdy.

Jeżeli ktoś dostał zaświadczenie na potrzeby własne, to musi pamiętać, że jest to dokument wydany na określony czas, i po upływie tego terminu musi wystąpić o kolejne. Zaświadczenia są wydawane na nie więcej niż pięć lat.

Grzegorz Senny, właściciel firmy budowlanej, ma ciężarówkę o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 t. Uzyskał zaświadczenie na przewozy własne w maju 2003 r. Musi teraz wystąpić o kolejne, w maju 2008 r. upływa bowiem pięcioletni termin ważności dotychczasowego zaświadczenia.

Jeżeli przewozy na potrzeby własne wymagające zaświadczenia są wykonywane niezgodnie z tym zaświadczeniem, to minister infrastruktury odmawia przedsiębiorcy wydania nowego zaświadczenia przez trzy lata.

Odmowa wydania zaświadczenia to niejedyna kara, jaka może spotkać przewoźnika bądź pracującego dla niego kierowcę. Opublikowana w ustawie o transporcie drogowym lista wykroczeń, które mogą popełnić kierowca i przedsiębiorca, jest długa. Zapłacić można nie tylko za przekroczenie przepisów tej ustawy, czyli np. za brak zaświadczenia czy winiety, lecz także za naruszenie wielu innych przepisów, m.in.:

- ustawy o czasie pracy kierowców,

- ustawy o odpadach (DzU z 2007 r. nr 39, poz. 251 ze zm.),

- ustawy o ochronie zwierząt (DzU z 2003 r. nr 106, poz. 1002 ze zm.),

- prawa o ruchu drogowym,

- niektórych umów międzynarodowych (m.in. dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych czy godzin pracy spędzonych za kierownicą).Kary minimalne wynoszą 50 zł, nie mogą przekroczyć 15 tys. zł – przy kontroli na drodze, i 30 tys. zł – przy kontroli w przedsiębiorstwie.

Wykaz przewinień oraz wysokości kar za poszczególne naruszenia określa załącznik do ustawy o transporcie drogowym.

Jeżeli kontrola jest prowadzona wspólnie z inną inspekcją (np. weterynaryjną lub ochrony środowiska), to wysokość kar może być wyższa – przedstawiciel każdej inspekcji nakłada swoje kary niezależnie.

Za przejazdy pojazdami powyżej 3,5 t dopuszczalnej masy całkowitej (liczy się łącznie masę ciągnika siodłowego i naczepy lub samochodu i przyczepy), a także autokarami po polskich drogach prawie wszyscy przewoźnicy muszą uiścić opłatę. Oznacza to, przynajmniej na razie, konieczność wykupienia tzw. winiety. Uprawnia ona jednocześnie do bezpłatnego przejazdu płatnymi autostradami.

Jeżeli jednak pojazdy poruszają się tylko po drogach wojewódzkich czy lokalnych i nie wjeżdżają na drogi krajowe, to winieta nie jest potrzebna.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym opłaty mają uiszczać podmioty wykonujące na terenie Polski przewozy drogowe, a to oznacza, że obowiązek ten mają również rolnicy. Zwolnione są natomiast zakłady pracy chronionej lub zakłady aktywności zawodowej w razie wykonywania przewozów na potrzeby własne. Jeżeli wykonują przewozy na rzecz innych podmiotów, to także muszą mieć kartę opłaty.

Stawki opłat są ustalone w zależności od rodzaju auta, liczby osi, dopuszczalnej masy całkowitej oraz spełniania odpowiednich norm emisji spalin. Określa je rozporządzenie ministra infrastruktury w sprawie uiszczania przez przedsiębiorców opłat za przejazd po drogach krajowych (DzU z 2006 r. nr 151, poz. 1089 ze zm.). Są winiety dobowe, siedmiodniowe, miesięczne, półroczne i roczne.

To samo rozporządzenie reguluje sprawy związane ze zwrotem opłaty z niewykorzystanych winiet. Jeżeli przedsiębiorca kupił roczną bądź półroczną winietę, ale z niezależnych od niego przyczyn nie może jej wykorzystać, ma prawo ubiegać się o zwrot części pieniędzy (przy dużych pojazdach są to znaczne sumy, przekraczające nawet 2 tys. zł).

Zgodnie z przepisami o transporcie drogowym przy przewozach na potrzeby własne:

- auto musi prowadzić sam przedsiębiorca bądź jego pracownicy (nie może to być osoba zatrudniona np. na zlecenie – jest to ostrzejszy wymóg niż w licencjonowanych firmach transportowych),

- przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do dysponowania pojazdem (np. wypożyczenie, leasing, własność),

- jeżeli auto jest załadowane, to przewożone rzeczy mają być własnością przedsiębiorcy bądź być przez niego kupione, sprzedane, wynajęte, wydzierżawione, wydobyte, przetworzone, naprawione.

Może to być też przewóz osób lub rzeczy z lub do przedsiębiorstwa albo przewóz pracowników lub ich rodzin.

Nie wolno pobierać odrębnej opłaty za przewóz. Jeżeli przedsiębiorca nie spełnia tych wymagań, to przewóz jest uznawany za transport drogowy, co grozi poważnymi konsekwencjami, także finansowymi.

Po to, żeby zawieźć własne towary za granicę lub je stamtąd przywieźć, nie zawsze wystarczy zaświadczenie na transport międzynarodowy. W granicach Unii nie są dzisiaj potrzebne specjalne zezwolenia na transport międzynarodowy (były potrzebne przed wejściem Polski do UE), ale przy wjeździe do wielu krajów poza UE nadal są niezbędne (zostało to określone w umowach lub porozumieniach międzynarodowych). Co ciekawe, nie zawsze konieczność uzyskania takiego zezwolenia zależy od tego, czy pojazd przekracza 3,5 t dopuszczalnej masy całkowitej (w niektórych krajach granicą jest np. 6 t dmc). O szczegóły najlepiej pytać w Biurze Obsługi Transportu Międzynarodowego – Warszawa, ul. Prosta 69 (www.botm.gov.pl).