Poruszanie się w gąszczu unijnych przepisów, rozporządzeń oraz polskich programów i ich uszczegółowień może zniechęcić do ubiegania się o wsparcie nawet najbardziej cierpliwych. W praktyce nie jest to takie trudne. Trzeba tylko przyzwyczaić się do charakterystycznej terminologii i zrozumieć sposób i metodologię ułożenia programów. Aby ułatwić lekturę i przybliżyć zamieszczone teksty, prezentujemy krótkie wyjaśnienia najczęściej powtarzających się terminów.

- Program operacyjny – to podstawowy dokument wyznaczający cele, które mają zostać osiągnięte dzięki realizacji określonych przedsięwzięć i przy wsparciu środków unijnych, budżetu państwa i środków prywatnych. Programy podzielone są na osie priorytetowe, których nazwy wskazują, jakie rodzaje projektów mogą być z nich finansowane (np. oś 9 programu „Infrastruktura i środowisko” nosi nazwę „Infrastruktura energetyczna przyjazna środowisku”). Z kolei osie podzielone są na tzw. działania, a w niektórych przypadkach te ostatnie jeszcze na poddziałania. Numer działania wskazuje na to, w której osi jest ono umieszczone. I tak np. poddziałanie o numerze 1.4.1 oznacza, że jest to środek realizowany w obrębie działania 1.4 i jednocześnie jest to czwarte działanie przewidziane w pierwszej osi programu. Ich nazwy również w ogólny sposób wskazują na ich cele. Przykładowo, w regionalnym programie województwa podlaskiego poddziałanie 1.4.1 nosi nazwę „Mikroprzedsiębiorstwa”, działanie 1.4 „Wsparcie inwestycyjne przedsiębiorstw”, a są one realizowane w ramach osi 1 „Wzrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie”.

- Szczegółowy opis priorytetów i działań, uszczegółowienie – to drugi bardzo ważny dokument, w którym znajdziemy dokładne opisy wszystkich działań (poddziałań) przewidzianych do realizacji. Zawarte tam informacje pozwalają się zorientować, kto może się ubiegać o wsparcie (uprawnieni beneficjenci), na jakie rodzaje projektów można uzyskać wsparcie (przykłady projektów), jaka jest ich wymagana minimalna i maksymalna wartość oraz przewidywana wielkość wsparcia (wskazuje na poziom wymaganego wkładu własnego). W opisie znajdziemy również katalog tzw. wydatków kwalifikowanych, czyli tych, o których refundację można się ubiegać po zakończeniu inwestycji. W szczegółowym opisie działań znajdują się również informacje na temat instytucji pośredniczących i wdrażających.

- Wydatki kwalifikowane – to ta część poniesionych wydatków, o których refundację można się starać po zakończeniu całej inwestycji lub wydzielonego jej etapu (zgodnie z umową o dofinansowanie). Nie wszystkie bowiem wydatki mogą zostać objęte wsparciem. Zakres różni się w zależności od programu, z którego korzystamy, i konkretnego działania. Ich katalog zawarty jest w tzw. wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków, które są dołączone do każdego programu (np. „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu operacyjnego innowacyjna gospodarka 2007 – 2013)”. Jeżeli wydatek nie jest kwalifikowany (np. w wielu sytuacjach VAT, gdy może zostać w jakikolwiek sposób odzyskany przez beneficjenta), to musi być w całości poniesiony przez wnioskodawcę. Po zakończeniu inwestycji nie będzie możliwe ubieganie się o jego zwrot.

- Poziom dofinansowania – wskazuje, na jaką refundację można liczyć. Jej poziom zależy od kategorii wnioskodawcy (czy należy do sektora mikro-, małych, średnich czy dużych przedsiębiorstw), od miejsca realizacji inwestycji (różne poziomy w poszczególnych województwach) i od tego, czy wsparcie objęte jest pomocą publiczną (przepisy ją regulujące mogą wprowadzać bardziej restrykcyjne poziomy od ogólnie stosowanych). Znowu trzeba pamiętać, że refundacji nie podlega część kosztów poniesionych na inwestycję, ale jedynie część kosztów kwalifikowanych. Przykładowo, jeżeli całkowity koszt inwestycji wynosi milion złotych, a koszty kwalifikowane stanowią jedynie 600 tys. przy poziomie dofinansowania wynoszącym 60 proc., to można się ubiegać o zwrot 360 tys. zł (60 proc. z 600 tys.).

- Beneficjent – podmiot wyznaczony (uprawniony) w konkretnych działaniach do składania wniosków o dofinansowanie. Istnieją działania, w których liczba tych podmiotów jest bardzo duża (np. działanie 1.4 programu wielkopolskiego wskazujące m.in. parki technologiczne, jednostki samorządu terytorialnego, inkubatory technologiczne, jednostki naukowe, jednostki badawczo-rozwojowe, sieci i konsorcja wymienionych podmiotów). Są również takie, w których wskazany jest tylko jeden beneficjent (np. działanie 1.1 programu wielkopolskiego wskazujące tylko na mikroprzedsiębiorstwa). W przypadku działań skierowanych do przedsiębiorców ważne jest sprawdzenie, czy grupa beneficjentów nie jest ograniczona do mikrofirm, sektora MSP lub dużych przedsiębiorstw i w związku z tym, czy konkretna firma może się ubiegać o wsparcie.

- Instytucje zaangażowane – w realizację każdego programu zaangażowanych jest wiele instytucji państwowych i samorządowych. Mają one przypisane różne obowiązki. Z punktu widzenia potencjalnych beneficjentów ważną rolę odgrywają instytucje pośredniczące i wdrażające. To one będą odpowiedzialne za przyjmowanie i wstępną ocenę wniosków, z nimi wnioskodawca będzie miał bezpośredni kontakt. W szczegółowych opisach działań zamieszczone są informacje o tym, kto pełni te funkcje.