Przypomnijmy: 14 listopada weszło w życie rozporządzenie z 23 października z 2007 r. (DzU nr 201, poz. 1462) podwyższające stawki za 1 km przebiegu pojazdu do:

- 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm sześc.,

- 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.,

- 0,2302 zł – dla motocykla,

- 0,1382 zł – dla motoroweru.

I nie byłoby problemu, gdyby zmienione rozporządzenie zaczęło obowiązywać od 1 listopada bądź od 1 grudnia. Tymczasem weszło w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia, czyli 14 listopada 2007 r.

Pojawiło się więc pytanie, jak obliczyć ryczałt za używanie w listopadzie prywatnego samochodu dla celów służbowych. Według starych czy nowych przepisów?

– A może jest na to jakiś wzór? – pytają nas czytelnicy.

Trudno o jednoznaczną odpowiedź, bo przepisy nie zawierają żadnej wskazówki, a ponieważ ryczałt jest miesięczny, więc możliwe są aż trzy rozwiązania.

To rozwiązanie podpowiadają sobie uczestnicy jednego z internetowych forum. Bierzemy pod uwagę, że w listopadzie jest 21 dni roboczych. Od 1 do 13 listopada włącznie (tzn. gdy obowiązywała poprzednia „kilometrówka”) było 8 dni roboczych, a od 14 do 30 listopada –13 dni roboczych.

Zakładamy, że przez wszystkie te dni pracownik był obecny w pracy. Dzielimy więc przyznany mu limit kilometrów (300 km, 500 km, lub 700 km) przez 21 dni. Następnie otrzymany wynik mnożymy przez:

- 8 dni roboczych i starą „kilometrówkę”,

- 13 dni roboczych i nową „kilometrówkę”.

Zatrudniony ma przyznany limit 700 km miesięcznie. Do pracy dojeżdża prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 90O cm sześc. Do 13 listopada włącznie przysługiwała mu stawka 0,7846 zł za 1 km, a od 14 listopada – 0,8358 zł za 1 km.

Pracownik był obecny w pracy przez cały listopad. Pracodawca przyznaje mu więc ryczałt obliczony w następujący sposób:

700 km : 21 dni roboczych = 33,33 km/dzień roboczy

8 dni roboczych x 33,33 km/dzień roboczy x 0,7846 zł/km = 209,21 zł

13 dni roboczych x 33,33 km/dzień roboczy x 0,8358 zł/km = 362,14 zł

Razem: 571,35 zł

Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 571,35 zł.

Rozwiązanie to jest proste, ale ma jedną wadę – uwzględnia liczbę dni roboczych w miesiącu. Tymczasem z rozporządzenia ministra infrastruktury wynika, że pracownikowi przysługuje ryczałt w takiej samej kwocie, niezależnie od tego, czy w miesiącu jest 20 dni roboczych (tak było np. w lutym br.), 21 dni (w listopadzie br.), 22 dni (w lipcu br.) czy 23 dni (w październiku br.).

Wprawdzie ryczałt ten jest zmniejszany za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika, ale – co warto zauważyć – zawsze o 1/22, a więc również bez względu na to, ile dni roboczych jest w danym miesiącu.

Skoro jedynymi parametrami do wyliczenia ryczałtu, wynikającymi z rozporządzenia ministra infrastruktury, są: stawka za 1 km przebiegu pojazdu i limit kilometrów, to w ogóle nie bierzemy pod uwagę liczby dni roboczych w listopadzie. Przeciwnie, jako że ryczałt jest miesięczny, to zamiast dni roboczych bierzemy pod uwagę liczbę dni w listopadzie.

Na tej podstawie ustalamy, przez jaką część miesiąca (ile dni kalendarzowych) obowiązywał ryczałt według starej „kilometrówki”, a przez jaką według nowej.

Pracownik ma przyznany limit 700 km miesięcznie. Do pracy dojeżdża prywatnym samochodem o pojemności silnika powyżej 90O cm sześc. W listopadzie przez 13 dni kalendarzowych obowiązywała stawka 0,7846 zł za 1 km, a przez 17 dni kalendarzowych – 0,8358 zł za 1 km.

Licząc proporcjonalnie, stara „kilometrówka” obowiązywała przez 0,43 miesiąca (13 dni : 30 dni = 0,43), a nowa przez 0,57 miesiąca (17 dni : 30 dni = 0,57).

Ryczałt w listopadzie przysługujący według starej „kilometrówki”:700 km x 0,7846 zł/km x 0,43 = 236,16 zł

Ryczałt w listopadzie przysługujący według nowej „kilometrówki”:700 km x 0,8358 zł/km x 0,57 = 333,48 zł

Razem: 569,64 zł

Licząc tą metodą, pracownik dostanie za listopad ryczałt w wysokości 569,64 zł.

To rozwiązanie jest pozbawione wad, o których wspomnieliśmy w poprzednim wariancie, ale niestety, licząc tą metodą, pracownik dostanie mniej.

W tym wariancie przyjmujemy, że skoro ryczałt jest miesięczny, to ustalając go jednorazowo za cały miesiąc, pracodawca bierze pod uwagę te przepisy, jakie obowiązują w momencie wyliczania ryczałtu. Jeśli więc np. przyznaje pracownikowi ryczałt 25 dnia miesiąca, to w listopadzie weźmie pod uwagę wysokość stawek obowiązującą w tym właśnie dniu.

Analogicznie jednak, jeśli pracodawca wypłacił ryczałt na początku listopada, powinien za cały miesiąc przyznać go według stawki obowiązującej do 13 listopada.

Każda z tych trzech metod ma swoje uzasadnienie, ale też i wady. Dla pracodawcy jest to o tyle istotne, że jeśli przyzna pracownikowi za niski ryczałt (według wariantu 2), może się narazić na naruszenie art. 775 kodeksu pracy.

Natomiast jeśli wypłaci ryczałt za wysoki (według wariantu 1), musi pamiętać o ograniczeniach podatkowo-składkowych. Ryczałty są wprawdzie opodatkowane (niezależnie więc od tego, jaką kwotę dostanie pracownik, tak czy inaczej pracodawca musi potrącić od niej zaliczkę na podatek), ale są zwolnione od składek ZUS tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury.

Tak samo, tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia, pracodawca może wrzucić sobie wypłacony ryczałt w koszty uzyskania przychodu.

Problemu nie powinno być, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej. Tu bowiem ważne jest to, kiedy konkretnie pracownik był w podróży służbowej. Jeśli w dniach 1 – 13 listopada, to dostanie zwrot kosztów wyliczony według starej „kilometrówki”. Jeśli natomiast podróżował między 14 a 30 listopada, wówczas pracodawca zwróci mu koszty podróży według nowej, wyższej stawki za kilometr przebiegu.