Dorabiającemu na szkoleniach wolno dać urlop bezpłatny

Przed tygodniem pisaliśmy o tym, jak dać wolne od pracy, gdy zajęcia dydaktyczne pracownika trwają krócej. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281) pozwala szefowi zwolnić od pracy zatrudnionego w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej (ust. 1), a także w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym (ust. 2). Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu.

Urlopu bezpłatnego pracodawca udziela na pisemny wniosek pracownika. Ale jest to jedynie oferta, której szef nie musi przyjąć (art. 174 k.p.). Tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jest to więc przerwa w zatrudnieniu, a okres jej trwania nie jest limitowany. Co prawda stosunek pracy wtedy nie ustaje, ale zostaje czasowo zawieszony. Oczywiście za czas urlopu bezpłatnego pracownik nie pobiera wynagrodzenia.

Jeśli trwa on co najmniej miesiąc, to szef musi proporcjonalnie obniżyć wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego na dany rok kalendarzowy (na podstawie art. 155k.p.). W trakcie urlopu bezpłatnego pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę (art. 41 k.p.) ani warunków pracy lub płacy (art. 42 k.p.). Nie może też rozstać się z nim w trybie tzw. zwolnień grupowych. Pracodawcy nie wolno odmówić dopuszczenia pracownika do pracy po wykorzystaniu urlopu bezpłatnego.

Jeśli pracownik zachoruje w trakcie urlopu bezpłatnego, to czasu trwania choroby nie wyłącza się z okresu urlopowego i nie przedłuża się go o czas choroby (wyrok Sądu Najwyższego z 30 sierpnia 1973 r., I PR 408/73). W czasie bezpłatnego pracownik traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego należnych za okres niezdolności do pracy.

Dla szkoleniowca korzystniejszy niż zwykły bezpłatny urlop jest urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na podstawie art. 174k.p. Do tego potrzebne jest jednak porozumienie między macierzystą firmą i organizatorem szkoleń. Wówczas, za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, szef może udzielić takiego celowego, bezpłatnego urlopu. Jego okres wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Ponieważ w tym wypadku konieczne jest porozumienie między pracodawcami, to w praktyce właśnie oni są inicjatorami oddelegowania pracownika. Szef wypożycza zatrudnionego innej firmie na czas określony w porozumieniu (tzw. leasing pracowniczy).

Kodeks nie wymaga, aby porozumienie było zawarte na piśmie. Taką formę musi mieć jednak zgoda pracownika. W takim układzie pozostaje on w stosunku pracy z macierzystym pracodawcą, ale łączy go też umowa z drugą firmą, np. o pracę lub inna. Może ona określać warunki pracy i płacy gorsze niż ta z macierzystym zakładem.

Okres urlopu bezpłatnego w celu świadczenia pracy u innego pracodawcy wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy - zarówno do zakładowego, jak i ogólnego stażu pracy (art. 174§ 2 k.p.). Nie ma przy tym znaczenia, czy umowa wiążąca pracownika z drugim zakładem była umową o pracę, czy cywilnoprawną. Natomiast stosunek pracy z dotychczasowym pracodawcą trwa, ale wzajemne obowiązki ulegają zawieszeniu na czas trwania tego urlopu.

Najprostszym rozwiązaniem jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Przepisy nie zabraniają podejmowania pracy podczas jego trwania. Nie ma znaczenia, jaka umowa wiąże pracownika z organizatorem szkoleń. Może dorabiać na podstawie innej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (np. o dzieło, zlecenia), a także szkolić w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Pracując podczas urlopu wypoczynkowego, szkoleniowiec niczym nie ryzykuje - nie traci za ten czas wynagrodzenia, uprawnień pracowniczych, nie można go zwolnić dyscyplinarnie na podstawie art. 52 k.p. za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (bo samym faktem pracy na rzecz innego podmiotu ich nie narusza). To, w jakim celu wykorzystuje przysługujący mu urlop wypoczynkowy, zależy wyłącznie od niego samego, a pracodawca nie może w to wnikać.

Oczywiście urlopu wypoczynkowego udziela pracodawca na wniosek pracownika. Jeśli odmówi, to przy krótkiej nieobecności zatrudniony może skorzystać z urlopu na żądanie (art. 167k.p.), co nie wymaga zgody firmy.

Pracodawca musi dać wolne w terminie wskazanym przez zainteresowanego, ale nie więcej niż cztery dni urlopu w roku kalendarzowym. Swoje żądanie pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem swojej dniówki roboczej (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Nie musi uzasadniać tej decyzji. W ten sposób może wykorzystać nawet cztery dni wolnego z rzędu.

Czasem, aby pracownik mógł poprowadzić szkolenia dla innej firmy, wystarczy uelastycznić czas jego pracy, zmieniając jej rozkład albo system.

Dobrym pomysłem na pogodzenie stałej pracy z prowadzeniem szkoleń poza firmą jest ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, na co pozwala art. 142 k.p.

W ten sposób można dopasować godziny pracy konkretnej osoby do jej osobistych potrzeb. Szef może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Czyni to na pisemny wniosek zainteresowanego.

Oczywiście pracodawca nie musi godzić się na zaproponowane rozwiązanie, może także negocjować z pracownikiem inne warianty. Zindywidualizowanie rozkładu czasu pracy jest dopuszczalne w każdym systemie czasu pracy. Trzeba jednak przy tym wziąć pod uwagę normy ochronne dla danego systemu i minimalny czas odpoczynku.

Dzięki indywidualnemu rozkładowi pracownik nie traci wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego itd. Dla pracodawcy korzystne jest to, że pracownik świadczy pracę w niezmienionym wymiarze czasu. Rozwiązanie to jest mało kłopotliwe również dlatego, że nie wymaga zmiany umowy o pracę ani szczególnych postanowień w regulaminie pracy > patrz przykład 1. Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala później przychodzić do pracy lub wcześniej z niej wychodzić, dopuszcza różny wymiar czasu pracy w poszczególnych dniach.

Ustalając indywidualny rozkład czasu pracy, warto zadbać o to, aby nie zaplanować pracy w godzinach nadliczbowych (jest to bezwzględnie zakazane, a pracodawca naraża się na grzywnę). Może dojść do tego wtedy, gdy zachodzą na siebie doby pracownicze (definicja w art. 128 § 3 k.p.). Tak byłoby, gdyby w przykładzie 1 pracownica przychodziła do pracy później nie w piątek, ale np. w czwartek. Wówczas dwie pierwsze godziny pracy w piątek byłyby godzinami nadliczbowymi. Mówiąc krótko, nie należy dopuścić do tego, aby pracownik stawił się firmie wcześniej niż poprzedniego dnia.

Na szczęście inspekcja pracy (GNP-152/3024560-274/07/PE) dopuszcza takie zaplanowanie nadgodzin właśnie przy wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy. W ten sam sposób (na podstawie art. 142 k.p.) można zastosować tzw. ruchomy czas pracy, który polega na tym, że pracownik rozpoczyna pracę między 8.00 a 10.00 i kończy ją odpowiednio między 16.00 a 18.00 (zob. też DF z 21 grudnia 2005 r. "Ruchomy czas pracy jest dopuszczalny").

Korzystna zwłaszcza dla pracownika stale dorabiającego na szkoleniach może okazać się zmiana jego systemu czasu pracy. Szczególnie przydatny jest system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.). Polega on na tym, że pracownik wykonuje pracę przez mniej niż pięć dni w tygodniu (także w niedziele i święta), przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, ale nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Do jego zastosowania konieczny jest pisemny wniosek pracownika i zgoda pracodawcy.

Zasadniczo systemy czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu (w zależności od pracodawcy). Jednak wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy wymaga jedynie zmiany umowy o pracę (art. 150 § 3 k.p.). Robi się to w porozumieniu stron, ewentualnie w wypowiedzeniu zmieniającym. Wniosek pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych. W podobny sposób wprowadza się system pracy weekendowej (art. 144 k.p.).

Pani Jolanta, pracownica firmy konsultingowej, jest zatrudniona w pełnym wymiarze w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku od 9.00 do 17.00. Od lutego do czerwca 2007 r. prowadzi zajęcia na uczelni, które odbywają się w każdy piątek rano. W związku z tym wystąpiła do pracodawcy o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. W piątki pracuje od 11 do 19, a w pozostałe dni bez zmian. Taki rozkład czasu pracy jest dozwolony, bo zachowane są minimalne okresy odpoczynku (11-godzinny dobowy i 35-godzinny tygodniowy). Czas pracy nie przekracza ośmiu godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu, co jest typowe dla podstawowego systemu czasu. Pracodawca zgodził się na takie rozwiązanie.