Kto planuje rozpoczęcie działalności, przede wszystkim zwraca uwagę na lokalizację i przystępny czynsz. Trzeba też zadbać o wszystkie detale umowy, co może procentować w przyszłości. W razie sporów łatwiej będzie udowodnić swoje racje.

Zdaniem adwokata Jerzego Krotoskiego umowa najmu biura powinna zawierać przynajmniej postanowienia dotyczące: czynszu, czasu jej trwania oraz nakładów ponoszonych w trakcie adaptowania lokalu do potrzeb przedsiębiorcy.

Każdy lokal powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem. Tak mówi prawo budowlane. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca planuje otworzyć biuro, to powinno się ono znajdować w lokalu użytkowym przeznaczonym na działalność biurową, a nie np. w mieszkaniu.

Z tego powodu jeszcze przed zawarciem umowy - uważa Krotoski - warto ustalić, jaki jest status danego lokalu. W razie gdyby nie był on przeznaczony na cele biurowe, w umowie powinno się zobowiązać wynajmującego do uzyskania zgody na zmianę sposobu użytkowania.

Umowę najmu koniecznie trzeba sporządzić na piśmie. Zawiera się ją na czas oznaczony lub nieoznaczony (umowę dłuższą niż na dziesięć lat traktuje się jak zawartą na czas nieoznaczony).

Z rozwiązaniem umów na czas nieoznaczony nie ma większych problemów. Trzeba tylko przestrzegać terminów. Wynikają one, po pierwsze, z umowy najmu, po drugie - z kodeksu cywilnego. Wynoszą: trzy miesiące, miesiąc, trzy dni lub dzień. Długość terminu wypowiedzenia zależy od sposobu wnoszenia czynszu (patrz art. 673 § 2 k.c.).

Inaczej jest w wypadku umów najmu na czas określony. Artykuł 673 § 3 k.c. przewiduje, że jeżeli czas jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Od tej zasady k.c. przewiduje wyjątki. Umowę można w obu wypadkach wypowiedzieć, gdy lokal zawiera wady uniemożliwiające korzystanie z niego.

Czynsz powinien uwzględniać stan techniczny lokalu, jego położenie oraz powierzchnię. Więcej zapłacimy za nowy lokal położony w centrum miasta, mniej za ten znajdujący się na peryferiach.

Stawki czynszu ustala się najczęściej w złotych, a ich wysokość waloryzuje się raz w roku (podwyżka nie powinna przekroczyć wskaźnika wzrostu cen i usług ogłoszonego przez GUS).

Termin płatności powinien wynikać z umowy, chyba że strony wolą ustalenia kodeksowe. Zgodnie z art. 669 § 2 k.c. czynsz płaci się do 10. dnia każdego miesiąca (w wypadku umów na czas do jednego miesiąca - z góry za cały okres najmu).

Zanim otworzy się biuro, trzeba bardzo często zaadaptować lokal do potrzeb firmy, a więc np. założyć sieć komputerową, dodatkowe linie telefoniczne, klimatyzację, oświetlenie, a przed lokalem zamontować tablice informacyjne.

Najczęściej płaci za to najemca, ale wcale nie musi tak być. Wszystko zależy od tego, jakie postanowienia zawiera umowa. Gdy jednak nie rozstrzyga tej kwestii, obowiązują uregulowania kodeksowe. Płaci więc najemca, a w razie wyprowadzki wynajmujący może zażądać przywrócenia lokalu do poprzedniego stanu albo zapłacić najemcy za ulepszenia (art. 461 § 2 k.c.). Natomiast najemca nie ma prawa żądać zwrotu poniesionych nakładów (wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 1980 r., II CR 394/80), jeśli wynajmujący nie chce tego zrobić.

Jeżeli właściciel zgodził się w umowie najmu na ulepszenia, to nie może później żądać przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego.

Zdaniem Jerzego Krotoskiego w umowie nie powinno zabraknąć uregulowań dotyczących kwestii niezwiązanych bezpośrednio z przedmiotem umowy, czyli samym lokalem, ale mających wpływ na późniejsze funkcjonowanie najemcy. - Do biura przychodzą klienci przedsiębiorcy, warto więc zobowiązać właściciela budynku, by udostępnił dodatkowe miejsca parkingowe, pozwolił powiesić szyld w widocznym miejscu czy zadbał o wygląd klatki schodowej - dodaje.

W końcu nasza siedziba świadczy też o naszej firmie.