I tu dla pracodawców pojawia się problem, bo kodeks pracy nie określa wprost, jak wtedy ustalić wymiar wypoczynku. Według Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w takiej sytuacji należy go odpowiednio zredukować lub zwiększyć w zależności od tego, czy zmiana wymiaru czasu pracy polega na jego obniżeniu, czy na podwyższeniu.
Wówczas do wyliczenia urlopu należy zastosować podobną zasadę do proporcjonalnego ustalenia wypoczynku niepełnoetatowca. Podobnie trzeba też postąpić, gdy pracownik w ciągu roku zmienia pracodawców. Wówczas każdy z nich oblicza mu go oddzielnie i ustala proporcjonalnie do przepracowanego okresu.
Zatem oddzielnie proporcjonalnie oblicza się wymiar urlopu za każdy okres pracy na część etatu wdanym roku, zgodnie z art. 154 § 2 k.p. Za podstawę bierze się wówczas 20 lub 26 dni wypoczynku, w zależności od tego, jaki staż pracy ma zatrudniony, oraz wymiar czasu pracy.
Jeśli więc szef zwiększa w połowie roku zatrudnienie półetatowca do 3/4 etatu, to przy urlopie odrębnie uwzględnia pół roku przepracowane na pół etatu, a odrębnie pół roku na 3/4 etatu.
Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy oraz Departament Prawa Pracy MPiPS uważają, że licząc wymiar urlopu, przy korzystaniu z przepisów o urlopach proporcjonalnych, konsekwentnie należy zastosować art.155§1 k.p. i zaokrąglić niepełny dzień urlopu do pełnego dnia.
Przykład
- Zatrudnionemu na pół etatu zwiększymy od 1 lipca 2007 r. wymiar czasu pracy do 3/4 etatu. Jak prawidłowo obliczyć mu urlopu wypoczynkowy w 2007 r., skoro przysługuje mu 26 dni? - pyta czytelniczka DF. Najpierw należy obliczyć wymiar urlopu przysługujący na pół etatu. Będzie to: 1/2 x 26 dni = 13 dni Następnie należy pomnożyć ten wymiar urlopu przez przepracowaną część roku, czyli 6/12, bo pracownik na pół etatu będzie zatrudniony od 1 stycznia do 30 czerwca 2007 r. 13 dni x 6/12 = 6,5, a po zaokrągleniu będzie to 7 dni urlopu, a potem ten wynik przeliczamy na godziny. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154§ 1 i 2 k.p.), nawet u niepełnoetatowego pracownika. 7 dni x 8 godzin = 56 godzin. Podobnie należy postąpić z zatrudnieniem od lipca do końca grudnia: 3/4 x 26 dni = 19,5 dnia, a po zaokrągleniu 20 dni. Tak przysługujący wymiar urlopu na 3/4 etatu należy pomnożyć przez 6/12, czyli pół roku pracy: 20 dni x 6/12 = 10 dni, a po przeliczeniu na godziny 80 godzin (10 dni x 8 godzin). Zatem w 2007 r. temu pracownikowi będzie przysługiwało 17 dni urlopu (7 dni na pół etatu i 10 dni na 3/4 etatu, czyli 136 godzin). Przy pierwszym działaniu niepełny dzień wypoczynku został zaokrąglony w górę do pełnego dnia. Zarówno przy ustalaniu wymiaru urlopu niepełnoetatowca, jak i przy określaniu urlopu proporcjonalnego kodeks pracy wyraźnie na to zezwala (art. 155k.p.).
Podobnie należy postąpić w sytuacji odwrotnej, gdy wymiar etatu zostaje obniżony, a także wówczas, gdy o zmniejszenie etatu prosi pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego. Szef ma bowiem obowiązek uwzględnić ten wniosek (art. 186zd. drugie k.p.).
Przykład
Pracownica zatrudniona na cały etat jest uprawniona do urlopu wychowawczego. Nie wykorzystała jeszcze 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego jej za 2007 r. W kwietniu 2007 r. składa wniosek o obniżenie na rok jej czasu pracy do pół etatu - od 1 września 2007 r. do 31 sierpnia 2008 r. Zatem w 2007 r. wymiar jej urlopu będzie następujący:
- za 8 miesięcy pracy w 2007 r. - 8/12 x 26 dni, bo w tym okresie pracuje na cały etat,
- za 4 miesięcy pracy w 2007 r. - 4/12 x 13 dni, bo w tym okresie pracuje na pół etatu.
Teraz pracodawca musi ustalić, ile dni (godzin) urlopu pracownik ma prawo otrzymać za 8 miesięcy, a ile dni (godzin) za 4 miesiące. Obliczając urlop, trzeba wykonać następujące działania:8/12 x 26 dni + 4/12 x 13 dni = 17,3 dnia + 4,33 dnia = (po zaokrągleniu każdego z tych urlopów do pełnych dni) 18 + 5 = 23 dni (184 godziny) urlopu za 2007 r. Jeżeli zatem pracownica wystąpi o cały przysługujący jej urlop za 2007 r. we wrześniu br., to pracodawca udzieli jej 184 godzin. Natomiast we wrześniu 2008 r. - zgodnie z wnioskiem - pracownica wraca do firmy na cały etat. Wtedy jej urlop szef oblicza następująco:
- za 8 miesięcy pracy na pół etatu (do końca sierpnia 2008 r.): 8/12 x 13 dni = 8,66 dnia = 9 dni (72 godziny),
- za 4 miesiące pracy na cały etat (od września do końca grudnia 2008 r.): 4/12 x 26 dni = 8,66 dnia = 9 dni (72 godziny). W sumie w 2008 r. pracownica będzie miała 18 dni, czyli 144 godziny urlopu.
Odpowiednio korygując urlop wypoczynkowy przy zmianie wielkości etatu, pracodawca nie może zapomnieć o jeszcze jednym ważnym wymogu. Łączny wymiar wypoczynku w roku kalendarzowym, w którym pracownik ma zmienioną wysokość etatu, nie może przekroczyć 20 lub 26 dni, czyli tylu dni, ile należy się zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 155§ 2 k.p.). Gdyby więc tak się zdarzyło, to szef musi odpowiednio odjąć liczbę dni wypoczynku. Taka sytuacja może wystąpić, gdy nieznaczne wahania wielkości etatu spowodują zaokrąglenie niepełnego dnia urlopu do pełnego dnia. Gdy w trakcie roku pracownikowi zmienia się wymiar etatu, szef musi mu odpowiednio skorygować wymiar urlopu