Ryzyko jest nieodłącznym elementem handlu. Z niesolidnym kontrahentem zetknęła się chyba każda działająca na polskim rynku firma. Brak zapłaty za towar lub usługi może spowodować zatory płatnicze w przedsiębiorstwie i poważnie zachwiać jego płynność finansową, a w konsekwencji – doprowadzić nawet do upadłości firmy.

Jednym z elementów zarządzania należnościami, a tym samym zapobiegania problemom związanym z płynnością finansową, jest monitoring należności. Im szybciej klient zdecyduje się na jego wprowadzenie, tym szybciej się dowie, z jakim kontrahentem rozpoczął współpracę i kiedy otrzyma swoją należność.

[srodtytul]Im wcześniej, tym lepiej[/srodtytul]

Cała idea tej usługi i siła jej efektywności opiera się na wczesnym rozpoczęciu działań, to jest na nadzorowaniu należności już od momentu wystawienia faktury. Windykator precyzyjnie ustala ze swoim klientem zasady działań. Dodatkowo – by nie zakłócać dobrych relacji z odbiorcami – na etapie monitoringu kontaktuje się z nimi tylko i wyłącznie w imieniu klienta.

Klient może zdecydować się na monitoring kompleksowy, połączony z windykacją należności lub też na samą usługę monitoringu. W przypadku monitoringu kompleksowego, kiedy klient decyduje się na całościowe zarządzanie swoimi należnościami, efekty są dużo bardziej widoczne. Kontrahent już na etapie monitoringu informowany jest o ewentualnych konsekwencjach braku zapłaty polegających na rozpoczęciu procedury windykacyjnej, co w następstwie braku wpłaty zostaje realizowane. W przypadku zastosowania samego monitoringu kontrahent może mieć poczucie, że klient odstąpił od realizacji tych czynności.

W zależności od przyjętych zasad firmy, która przeprowadza monitoring, usługa ta najczęściej obejmuje trzy telefony do firmy. Pierwszą i drugą rozmowę telefoniczną przeprowadza się zazwyczaj przed terminem płatności faktury, by potwierdzić, że płatnik otrzymał poprawnie wystawioną fakturę, przypomnieć o terminie jej uregulowania lub ustalić późniejszy termin płatności. Trzeci telefon – ostateczne wezwanie do zapłaty i poinformowanie firmy o skierowaniu sprawy do windykacji w przypadku braku wpłaty – następuje po upływie uzgodnionego terminu. Monitoring trwa około 30 dni, zaś po tym terminie należności, które nie zostały uregulowane, zostają przekazane z powrotem do klienta lub też przechodzą automatycznie do windykacji przedsądowej.

[srodtytul]Stała współpraca[/srodtytul]

Koniecznym warunkiem prawidłowego przebiegu monitoringu jest stała współpraca między zleceniodawcą a firmą monitorującą. Przekazywanie wymaganych informacji odbywa się najczęściej za pomocą systemu komputerowego. Klienci przekazują pakiety faktur do nadzoru, zestawienia terminowych wpłat oraz inne ważne informacje mogące mieć wpływ na przebieg rozmów z odbiorcami. Firma windykacyjna informuje klienta na bieżąco o przebiegu i wynikach prowadzonych działań.

[srodtytul]Wymierne korzyści[/srodtytul]

Firmy odczuwają korzyści z wprowadzenia monitoringu swoich należności w dwóch płaszczyznach czasowych. W krótkim okresie zauważalne są: znaczne skrócenie spływu należności i poprawa bieżącej płynności finansowej wierzyciela. Równocześnie, ze względu na znacznie niższy koszt obsługi należności, spadają koszty obsługi klienta. Na dłuższą metę poprawia się natomiast dyscyplina płatnicza odbiorców (poprzez świadomość ścisłej kontroli regulowania należności przez wierzyciela) i zostaje ograniczony poziom ryzyka związanego z kredytowaniem swoich kontrahentów. Zmniejsza się udział należności trudno ściągalnych w całym portfelu, zaś należności trafiające w dalszej kolejności do windykacji są młodsze i dzięki krótszemu okresowi przeterminowania łatwiej ściągalne. Uporządkowanie sytemu nadzoru należności pozwala na ich pełną kontrolę i zwiększa komfort pracy osób odpowiedzialnych za finanse firmy.

Jednak monitoring płatności jest zaledwie jednym z wielu narzędzi dostępnych w pakiecie usług realizujących kompleksowe zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie. Jego stosowanie nie zastąpi codziennych czynności i procedur, które w dzisiejszym obrocie handlowym są na etapie prewencji konieczne. Nie można więc rezygnować z przeprowadzania oceny sytuacji kontrahenta, zarówno przed zawarciem kontraktu, jak i w trakcie jego trwania. Trzeba też ściśle przestrzegać reguł przyznawania kredytu kupieckiego i kontrolować jego wykorzystanie, a także dbać o prawidłowe zabezpieczanie zawieranych umów od strony formalnoprawnej i finansowej.

Z przeprowadzonych przez biuro Coface analiz wynika, że skuteczność kompleksowej usługi zarządzania należnościami, która łączy monitoring i windykację, waha się w granicach od 85 do nawet 97 proc. w zależności od branży. Taki sukces można odnieść, tylko gdy działania rozpoczynane są wcześnie i prowadzi się je w sposób konsekwentny i perfekcyjnie skoordynowany w czasie.

[i]Autorka jest kierownikiem ds. operacyjnych w biurze windykacji Coface Poland[/i]