Zasadą jest, że plan urlopów sporządza pracodawca. Jest to możliwe oczywiście w przypadku niewielkich zakładów. W większych firmach zastosowanie ma zasada wynikająca z art. 31 k.p., zgodnie z którym za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Sporządzanie planu urlopów jak najbardziej wpisuje się w czynności z zakresu prawa pracy.

Wnioski pracowników

Z przepisów kodeksu pracy wynika, że plan urlopów powinien być tworzony przy czynnym udziale zatrudnionych. Nie oznacza to oczywiście, że to oni mają inicjować sporządzanie planu czy koordynować proces jego tworzenia. Rola pracowników ogranicza się co do zasady do składania propozycji w sprawie terminów wykorzystania dni wypoczynku.

Pracodawca, chcąc usprawnić procedurę opracowywania planu urlopów, powinien poinformować zatrudnionych o terminie, do którego będzie oczekiwał na wnioski w sprawie przyszłorocznego urlopu. Naruszenie tego terminu będzie oczywiście możliwe w uzasadnionych przypadkach losowych.

Przepisy nie określają przy tym jedynej słusznej formy, w jakiej pracownicy mogą składać wnioski urlopowe. Wydaje się, że dopuszczalna jest każda forma, może za wyjątkiem kontaktu telefonicznego czy ustnego, które mogą powodować przeinaczenia i nieścisłości, jak też trudności dowodowe. Najbezpieczniejsza wydaje się być forma pisemna oraz przesłanie propozycji w mailu.

Ważne! Wnioski urlopowe powinny być precyzyjne. Wszelkie luźne sugestie w sprawie terminu przyszłego urlopu, wskazujące orientacyjny zakres, nie mogą zostać rozpatrzone pozytywnie. Wnioskujący powinien zatem określić konkretne dni urlopu oraz przedziały czasu, wskazując datę początkową i końcową poszczególnych okresów wypoczynku.

Rozpatrywanie podań

Złożenie wniosku urlopowego zawierającego konkretne terminy przyszłorocznego wypoczynku nie powoduje, że pracownik może już zamawiać wczasy i rezerwować ośrodek wypoczynkowy. Wnioski muszą bowiem zostać poddane analizie – każdy osobno oraz wszystkie razem.

1) Formalna poprawność

W pierwszej kolejności rozpatrujący podania powinien zwrócić uwagę na stronę formalną – czy z propozycji urlopowej wynika, kto jest jej autorem. Aby uniknąć nieporozumień, można na szczeblu zakładu pracy wprowadzić druki wniosków urlopowych.

2) Odpowiedni podział na części

Jeżeli wniosek urlopowy spełnia wymogi formalne oraz może być przypisany do konkretnego pracownika, wówczas pracodawca lub osoba go reprezentująca powinna przeanalizować propozycje urlopowe w kontekście poprawnego podziału urlopu na części.

Ważne! Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. Jednak co najmniej jedna z nich powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Ta zasada obowiązuje bezwzględnie, niezależnie od tego, czy wolą pracownika jest podział urlopu obejmujący więcej krótszych okresów odpoczynku. Jeśli urlopowa propozycja pracownika zakłada podział wolnych dni, nieuwzględniający jednej nieprzerwanej 14-dniowej części wypoczynku, pracodawca musi zasygnalizować tę nieprawidłowość, a pracownik – odpowiednio skorygować podanie.

3) Bez wolnego na żądanie

Analiza wniosków urlopowych powinna uwzględniać zasadę, że planowaniu nie podlega cały 20- lub 26-dniowy wymiar rocznego wypoczynku. Nie obejmuje to 4 dni urlopu udzielanego na żądanie pracownika, w terminie przez niego wskazanym. Umieszczenie tych szczególnych dni w planie urlopu kłóciłoby się z celem tego uprawnienia – wykorzystywania go w przypadkach losowych, których nie sposób zaplanować. Jeśli podwładny rozplanował całość puli urlopowej, należy go poinformować o konieczności usunięcia z założeń 4 dni wolnych. Nie oznacza to oczywiście, że nie będzie miał do nich prawa.

Nie tylko propozycje

Skompletowanie wniosków urlopowych oraz ich ocena pod względem formalnym w zakresie prawidłowego podziału urlopu pozwala pracodawcy na przystąpienie do tworzenia planu urlopów. Nie polega to bynajmniej wyłącznie na mechanicznym opracowaniu wykazu zgodnie z przedłożonymi przez zatrudnionych propozycjami, według kolejności ich zgłoszenia. Takie postępowanie mogłoby doprowadzić do poważnych zakłóceń w organizacji pracy, zwłaszcza w miesiącach letnich, które są szczególnie wykorzystywane na potrzeby urlopowe.

Ustalając plan urlopów, będąc w posiadaniu kompletu wniosków pracowniczych, niezbędne jest uwzględnienie:

- konieczności zapewnienia prawidłowego (niezakłóconego) toku pracy w zakładzie,

- propozycji urlopowych pracowników zawartych we wnioskach,

- zbieżności terminów urlopów poszczególnych osób, zwłaszcza dłuższych przedziałów odpoczynku.

Prawidłowo sporządzony plan urlopów jest więc kompromisem między potrzebami pracodawcy – w którego interesie nie jest zamknięcie zakładu zwłaszcza w miesiącach letnich – a potrzebami zatrudnionych, często dostosowanymi do terminów wakacji pozostałych członków rodziny.

Zgodnie z art. 163 § 1 k.p. plan ustala pracodawca biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Tak sformułowany przepis może rodzić wątpliwości, czym należy się kierować w pierwszej kolejności. Można by uznać, że skoro przepis w pierwszym rzędzie wskazuje na wnioski pracowników, to one w głównej mierze mają decydować o kształcie przyszłego planu urlopów. Tym samym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy byłaby przesłanką uzupełniającą. Jednak mimo, że ten przepis jest sformułowany dość niefortunnie, należy uznać, że propozycje urlopowe zatrudnionych nie są decydujące. Pracownik nie ma roszczenia o udzielenie urlopu w terminie przez niego wskazanym – oczywiście za wyjątkiem 4 dni urlopu na żądanie.

Ważne!

Obowiązkiem pracodawcy jest rozpatrzenie wszystkich wniosków urlopowych. Zatrudniający nie musi natomiast bezwzględnie uwzględniać propozycji pracowników, jeżeli uniemożliwiają one zapewnienie normalnego procesu pracy. Jednak w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że propozycja co do terminu urlopu nie prowadzi do przesadnych trudności organizacyjnych, powinien uwzględnić wniosek pracownika. W przeciwnym razie takie postępowanie może nosić znamiona bezzasadnego nieudzielenia urlopu w terminie proponowanym przez pracownika.

Zbieżne propozycje

Zwykle duża część wniosków urlopowych zawiera propozycje wykorzystania czasu wolnego w tym samym okresie. Najczęściej są to przedłużenia długich weekendów przez odpowiednie manewrowanie urlopem czy korzystanie z dłuższych okresów odpoczynku w miesiącach letnich. Jeżeli pracownicy nie dojdą do porozumienia w sprawie wykorzystania kolizyjnych terminów urlopu, rolą pracodawcy jest rozstrzygnięcie konfliktu interesów.

Rozpatrując kolizje między propozycjami urlopowymi w żadnym razie nie wolno kierować się wyłącznie kolejnością złożenia wniosków. Może to prowadzić do naruszenia w zakresie równego traktowania pracowników, które powinno obowiązywać również w kwestii planowania i udzielania urlopów wypoczynkowych. Za niedopuszczalną należy uznać też sytuację, gdy każdego roku ci sami pracownicy mogą wykorzystywać urlop na preferencyjnych zasadach w miesiącach letnich, a pozostałe osoby wyłącznie w pozostałych porach roku.

Wydaje się, że sporządzając plan urlopów powinno się uwzględniać – choć nie wynika to bezpośrednio z przepisów – fakt sprawowania opieki nad dziećmi. Trudno bowiem przyjąć, że preferencje w zakresie terminu wykorzystania urlopu, zwłaszcza w miesiącach letnich, gdy dostęp do placówek edukacyjnych jest ograniczony, będą miały osoby nieposiadające dzieci lub takie, których dzieci są dorosłe. Jednak w takim wypadku również należy pamiętać o zachowaniu równowagi. Nie będzie poprawną praktyka, gdy każdego roku osoby bezdzietne będą traktowane jak osoby „drugiej kategorii" w zakresie terminu wykorzystania urlopu.