Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych z przebiegiem zatrudnienia pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.), a więc m.in. ewidencję czasu ich pracy. Ma to na celu prawidłowe ustalenie wynagrodzenia etatowców i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Nie ewidencjonuje się jedynie godzin pracy osób:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz
- otrzymujących ryczałt za ponadnormatywną pracę lub świadczenie obowiązków służbowych w porze nocnej (art. 149 k.p.).
Często zdarza się jednak, że szefowie dopuszczają się zaniedbań w tym zakresie i albo w ogóle nie pamiętają o obowiązku rzetelnego rejestrowania danych dotyczących czasu pracy podwładnych, względnie robią to niechlujnie. Taką sytuację zaś łatwo mogą wykorzystać etatowcy występujący o wypłatę uposażenia za nadgodziny.
Jednak jeśli dojdzie do procesu, pracodawca nie pozostaje bez środków obrony. Przede wszystkim należy podkreślić, że brak ewidencji czasu pracy zainteresowanego etatowca nie uprawnia do przyjęcia domniemania faktycznego oraz prawnego o wiarygodności zaprezentowanej przez niego wersji czasu pracy. Nie działa zatem zasada, że skoro pracodawca, świadomy swojego obowiązku, dopuścił się zaniechania w prowadzeniu omawianej ewidencji, to automatycznie, bezkrytycznie należy dać wiarę twierdzeniom podwładnego. Podlegają one ocenie sądu w toku postępowania dowodowego, podobnie jak inne ewentualnie przedłożone przez niego dowody poświadczające rzekomo faktycznie przepracowany czas (np. notatnik).
Bywa jednak, że zwierzchnik nie polecił realizacji zadań służbowych w ponadnormatywnym czasie i nie miał świadomości, że podwładny wykonywał je „po godzinach". Co w tej sytuacji ma zrobić pracodawca, jeśli etatowiec domaga się od niego na drodze sądowej wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny? Powinien wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi, np. zeznaniami świadków czy wydrukami z poczty elektronicznej dowieść, że w ogóle nie wydał powodowi polecenia służbowego pozostania po godzinach pracy i nie miał świadomości realizacji przez etatowca zadań w ponadnormatywnym czasie pracy. Tym bardziej, że podwładny nie poinformował go o takiej konieczności, zaś według wiedzy pracodawcy ówczesne potrzeby firmy nie uzasadniały ponadprogramowej pracy. Dobrze jest udowodnić, że dany pracownik, w przeciwieństwie do np. kolegów z tego samego działu, nie potrafił właściwie rozplanować swoich obowiązków w ustawowym czasie pracy (stąd konieczność zostania po godzinach), ewentualnie – w przypadku zasygnalizowania przez tego etatowca potrzeby nadliczbowej pracy – że szef nie wyraził na to zgody >patrz wzór pisma procesowego.
—Anna Borysewicz, adwokat
podstawa prawna: art. 94 pkt 9a, art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.)
