Jak szczyt NATO zmieni organizację pracy

W lipcu odbędą się w Polsce dwa duże wydarzenia – Światowe Dni Młodzieży w Krakowie oraz przypadający przed nimi szczyt NATO w Warszawie. Niektórzy pracodawcy powinni już teraz pomyśleć, jak wtedy zaplanować pracę. Wielu pracowników, szczególnie dojeżdżających w tym okresie do zakładu z obrzeży tych miast, będzie narażonych na duże utrudnienia w ruchu drogowym.

Bez obowiązków

Żaden przepis prawa pracy nie określa, w jaki sposób pracodawca powinien udzielać i rozliczać zwolnienia od pracy przyznawane załodze na mocy jego własnej decyzji. Nie oznacza to jednak, że panuje tu zupełna dowolność. W takim przypadku stosuje się przepisy ogólne dotyczące planowania pracy i udzielania zwolnień od wykonywania obowiązków służbowych.

Wydawałoby się, że najkorzystniejszym rozwiązaniem jest ogłoszenie w tych terminach dni wolnych od pracy. Nie jest to jednak takie proste. Trudności pojawiają się bowiem już na etapie wybrania odpowiedniego sposobu rozliczenia tych dni. Pracodawcy, których organizacja pracy oparta jest o harmonogramy, a podwładni pracują np. w równoważnym systemie czasu pracy, są w najlepszej sytuacji. W miarę możliwości w grafiku w tym okresie można ustalić dni wolne, a wcześniej (lub później) zrównoważyć to dłuższą pracą w innych dniach. Jeżeli harmonogramy były wcześniej stworzone bez uwzględnienia trudności komunikacyjnych czy związanych z frekwencją w zakładzie, można je zmienić na zasadach wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych.

Płatne usprawiedliwione

Z pewnością pracowników najbardziej ucieszyłoby, gdyby pracodawca dał im na te dni wolne z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Zezwala mu na to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632). Zgodnie z nim przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność (także czasową) pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające. Jeżeli zatem szef samodzielnie postanowi o udzieleniu zatrudnionym dni wolnych, ich nieobecność będzie usprawiedliwiona i zachowają prawo do wynagrodzenia. Nie będzie także możliwe polecenie odpracowania tego czasu.

Problem z urlopem

Co do zasady pracodawcy nie wolno wysłać pracownika na przymusowy urlop. Nieprawidłowa jest zatem, niestety często spotykane, polecanie zatrudnionym skorzystania z wypoczynku w narzuconym terminie.

Wolno natomiast poinformować załogę o tym, że pracodawca będzie uwzględniał wszystkie wnioski urlopowe składane na określone dni.

Absolutnie niedopuszczalne jest jednak zmuszanie pracownika do wykorzystania urlopów bieżących w okresie wskazanym przez szefa. Inaczej jest przy urlopach zaległych. Jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującej mu puli dni wolnych z tytułu urlopu wypoczynkowego (gdy zatrudniony jest krócej, niż 10 lat, będzie to 20 dni, jeśli pracuje dłużej – 26 dni) w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, powinien to zrobić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) „art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (w obecnym stanie prawnym do 30 września, przyp. M.K.). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie".

Choć pogląd ten bywa kwestionowany, to jeżeli pracownik ma do wykorzystania zaległy urlop, warto porozmawiać z nim o tym, że właśnie np. lipcowe dni szczytu NATO czy spotkania młodzieży to dobry czas na jego wybranie. W ten sposób zapewni się prawidłowy tok pracy w zakładzie, a także pogodzi interesy obu stron. Jeżeli zaległego urlopu pracownik ma naprawdę dużo (bo skumulował go jeszcze z ubiegłych lat) i istnieje realna obawa, że nie wykorzysta ich do 30 września, szef mógłby rozważyć wskazanie wykorzystania urlopu, choć taki nacisk na pewno wymaga dużej ostrożności.

Niewykluczone jednak, że sytuacja komunikacyjna w mieście czy organizacyjna w zakładzie zmusi podwładnych do nagłego żądania udzielenia urlopu (art. 167 [2] k.p.).

Dla kogo przestój

Jeżeli szef nie planował dawać załodze wolnego, ale z powodu nieprzewidzianych przyczyn firma nie może funkcjonować, ma prawo zastosować przestój. Zezwala mu na to art. 81 § 1 k.p. Gdy pracodawca zdecyduje się zamknąć zakład na jeden dzień czy dwa dni, choć pracownik pozostaje gotowy do świadczenia pracy, to nie wykonuje jej z powodu przeszkód leżących po stronie pracodawcy.

Mimo pojawiającego się w tym przepisie określenia „przeszkody dotyczące pracodawcy", w rzeczywistości pod tym pojęciem kryje się wiele utrudnień, na które nie ma wpływu sam pracownik. Dotyczą one np. braku odpowiednich narzędzi czy wyposażenia zakładu, awarii urządzeń, ale również siły wyższej, np. przerwy w dostawie prądu, nieodpowiednich warunków atmosferycznych czy klęski żywiołowej.

Jeśli w firmie dojdzie do ogłoszenia przestoju niezawinionego przez pracownika, przysługuje mu wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60 proc. wynagrodzenia.

–Marlena Kwiatek, prawnik w Kancelarii Joanna Torbé & Partnerzy

Komentarz eksperta

Joanna Torbé, adwokat, Kancelaria Adwokacka Joanna Torbé i Partnerzy

Dla wielu pracodawców szczyt NATO czy Światowe Dni Młodzieży będzie okresem wytężonej pracy i zwiększenia zapotrzebowania na oferowane usługi (np. w handlu). Dlatego trudno tu mówić o udogodnieniach dla pracowników. Przeciwnie w tym czasie będą oni potrzebni pracodawcom i zapewne nie będą się godzili na wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych.

Ci, dla których ten okres nie będzie czasem szczególnym, z wyprzedzeniem powinni zaplanować pracę, jeżeli spodziewają się utrudnień. Należy przypomnieć, że w pojęciu przestoju zawiera się element zaskoczenia, nietypowości i wyjątkowości. Jeżeli pracodawca kilka miesięcy wcześniej wie, że w pewnym okresie firma będzie miała problem z organizacją pracy, to czasowo powinien ją dostosować to tych zmienionych warunków. W mojej ocenie jednak nie powinno się to odbywać na zasadach właściwych dla przestoju.