Zasady planowania urlopów w firmie reguluje art. 163 kodeksu pracy. Jego § 1 stanowi, że powinny być one udzielane zgodnie z planem urlopów. Nie wszyscy jednak muszą go tworzyć  >>patrz ramka.

Taki plan urlopów ustala pracodawca, ale musi przy tym brać pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Ten grafik nie obejmuje części urlopu, który ma być udzielany pracownikowi na zgodnie z art. 167

2

k.p. To tzw. urlop na żądanie stanowiący część urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w każdym roku kalendarzowym. Trudno bowiem zaplanować urlop, który zazwyczaj jest udzielany w trybie nagłym, „na żądanie" pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Takie ekspresowe wolne może obejmować nie więcej niż cztery dni w każdym roku kalendarzowym.

Forma i czas

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Może to zrobić np. mailem czy faksem skierowanym do pracodawcy do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy w zakładzie.

Regulamin pracy lub przyjęta praktyka firmowa mogą przewidywać także późniejsze zgłoszenie wniosku. Pracodawca ma jednak prawo odmówić udzielenia tego urlopu, powołując się na szczególne okoliczności. Powodują one, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności pracownika w firmie w dniu wskazanym w żądaniu. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13).

Rozpoczęcie przez pracownika urlopu na żądanie przed jego udzieleniem przez pracodawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, o których mowa w art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Może to skutkować rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. W takiej sytuacji pracodawca powinien jednak wykazać świadomość pracownika co do nieobecności w pracy z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa (wyrok SN z 7 lutego 2008 r., II PK 162/07).

Akceptuje przełożony

Plan urlopów należy zakomunikować załodze do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy. Może się to więc odbyć przez przekazanie informacji pisemnej lub wywieszenie jej w pomieszczeniu dla pracowników.

Ten, kto złożył wniosek o urlop wypoczynkowy nieprzewidziany w planie, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy (wyrok SN z 15 marca 2001 r., I PKN 306/00).

Skąd wzór

Ustawodawca nie określił wzoru zakładowego planu urlopów. Każdy pracodawca, który ma obowiązek sporządzać taki grafik, ustala go samodzielnie. Musi w nim jednak zawrzeć dane pracowników, wymiar ich urlopu – zarówno zaległego, jak i bieżącego – oraz wskazać poszczególne daty, w których pracownicy zadeklarowali chęć wyboru wakacji >patrz tabelka. Przepisy nie określają terminu, w jakim ma powstać taki zakładowy grafik. Nie wskazują też okresu, jaki musi objąć.

Najlepiej jednak plan sporządzić już w grudniu poprzedniego roku lub w styczniu bieżącego, aby ustalić wyjazdy na najbliższe 12 miesięcy, uwzględniając zastępstwa.

Kto nie tworzy

Zgodnie z art. 163 § 1

1

k.p. pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zgodziła się na to zakładowa organizacja związkowa (zoz). Dotyczy to też pracodawcy, u którego nie działa zoz. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Oczywiście musi wziąć pod uwagę wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Również przy zawarciu porozumienia z pracodawcą nie obejmuje ono urlopu na żądanie.