Urlop wypoczynkowy awansem czyli wykorzystanie wolnego z przyszłorocznej puli

Podwładny ma kłopot, gdy przed upływem roku wykorzysta cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy, a następnie potrzebuje dni wolnych. Jest wtedy kilka rozwiązań.  Skorzystanie z nich często zależy od relacji szef–pracownik.

Ostrożnie z kolejnymi wakacjami

Zwłaszcza w małych firmach ci, którzy wykorzystali już całą pulę urlopu, negocjują z szefem udzielenie go awansem, czyli wybranie części wolnego przypadającego na kolejny rok. Kodeks pracy nie reguluje takiej sytuacji. Wręcz przeciwnie – art. 161 k.p. wyraźnie stanowi, że pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym podwładny uzyskał do niego prawo. Przy czym prośba o „urlop awansem" jest wnioskiem o prawo, którego etatowiec jeszcze nie nabył. Zgodnie bowiem z art. 153 § 2 k.p. kolejny urlop pracownik nabywa z 1 stycznia każdego następnego roku.

Gdyby nawet szef ufał podwładnemu i przystał na takie rozwiązanie, nie można wykluczyć, że w kolejnym roku pracownik zażąda całego przysługującego mu urlopu, w tym udzielonego awansem. Zazwyczaj ma to miejsce wtedy, gdy etatowiec rozstaje się z firmą.

Warto tu przypomnieć wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 1980 r. (I PRN 3/80). Zgodnie z nim udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym nie nabył jeszcze prawa do urlopu, nie uprawnia szefa do „potrącenia" tego urlopu z wolnego należnego w roku następnym. Roszczenie pracownika o przysługujący mu urlop lub ekwiwalent za urlop podlegałoby w takiej sytuacji oddaleniu tylko wtedy, gdyby było sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.).

Opieka bez dokumentów

Pracownicy mający co najmniej jedno dziecko dysponują dwoma dodatkowymi dniami płatnego wolnego. Można je wykorzystać najpóźniej do końca dnia, w którym dziecko kończy 14 lat (art. 188 k.p.).

Od 2 stycznia 2016 r. będzie to prawo do zwolnienia w wymiarze 16 godzin albo dwóch dni.

Niewykorzystany w tym celu dzień czy dwa dni nie przechodzą na następny rok czy lata. Nie przysługuje za nie również ekwiwalent. Informację o liczbie wybranych dni na opiekę w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, umieszcza się w świadectwie pracy.

Te dni to atrakcyjna forma wolnego, gdyż nie wymagają przedstawienia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego ani innych dokumentów poświadczających konieczność realizacji obowiązków wychowawczych. Pracownik ma do nich prawo także wtedy, gdy matka lub opiekunka dziecka nie jest zatrudniona i może opiekować się nim czy przebywa na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim bądź wychowawczym. Jedyne ograniczenie przewiduje art. 1891 k.p. Zgodnie z nim, jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni, z tego przywileju korzysta tylko jedno z nich.

Okoliczności tłumaczą

Podwładny, który potrzebuje dnia czy kilku wolnych, może ustalić z pracodawcą, że nie stawi się do pracy. Będzie to nieobecność usprawiedliwiona niepłatna >> patrz ramka. Taką formę dopuszcza rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014, poz. 1632, dalej rozporządzenie).

Choroba i inne powody

Przyczynami tłumaczącymi nieobecność pracownika w pracy są zarówno zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy (choroba, zwolnienia okolicznościowe itp.), które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, jak i inne okoliczności wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia). Jeżeli przyczyna i przewidywany okres nieobecności są z góry wiadome lub możliwe do przewidzenia, podwładny powinien o nich uprzedzić pracodawcę (§ 2 ust. 1 rozporządzenia).

Ustalenia z szefem dotyczące usprawiedliwionej absencji należy przekazać do kadr, najlepiej w formie pisemnej czy e-mailowej, albo sporządzić notatkę służbową, aby na wypadek sporu mieć dowód. Nieobecność bez powodu stanowi bowiem przyczynę zwolnienia dyscyplinarnego.

Ratunkiem urlop bezpłatny

Dłuższa absencja w pracy wymaga zazwyczaj skorzystania z urlopu bezpłatnego. Udziela się go jedynie na pisemny wniosek pracownika (art. 174 § 1 k.p.). Musi to być rzeczywista przerwa w pracy, co oznacza, że niedopuszczalne jest jej wykorzystanie w ograniczonym zakresie (wyrok SN z 12 sierpnia 2004 r., III PK 42/04). Przy udzielaniu urlopu dłuższego niż trzy miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z niego z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 k.p.). Przy krótszych nieobecnościach jest to zabronione.

Podwładny musi jednak pamiętać o wadach tego rozwiązania. Urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 k.p. nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że za ten czas nie nabywa on prawa do urlopu wypoczynkowego, okresu tego nie uwzględnia się przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia, wysokości odprawy pośmiertnej oraz pieniężnej z ustawy o zwolnieniach grupowych. Zasada ta nie dotyczy urlopów uregulowanych odmiennie przepisami szczególnymi. Ponadto urlop bezpłatny trwający ponad miesiąc obniża wymiar wakacji.