Odwołania z urlopu wypoczynkowego - jak uzasadnić

Odwołałem pracownika z jednego dnia urlopu wypoczynkowego, przypadającego pod jego koniec. Powodem była awaria i zalanie istotnych dla firmy dokumentów, które musieliśmy złożyć w instytucji, aby uzyskać pokaźny grant na rozwój działalności. Były one już przygotowane – tj. wydrukowane i opatrzone stosownymi podpisami, w tym też tego pracownika. Uważam, że odwołanie podwładnego z urlopu było w tej sytuacji zasadne, ponieważ musiał złożyć podpisy na ponownie przygotowanych drukach. Bez tego przepadłaby nam możliwość ubiegania się o dotację, co naraziłoby firmę na poważną szkodę majątkową. Pracownik nie zgadza się jednak z tym stanowiskiem i wniósł o zasądzenie odszkodowania za nielegalne odwołanie go z wolnego. Twierdzi, że dokumenty można było złożyć bez jego parafy, a on stracił, bo nie uzyskał zwrotu opłaty za niewykorzystane trzy dni pobytu w hotelu w Mikołajkach. Wiedział jednak, że ma się zjawić w firmie tylko na jeden dzień. Co w tej sytuacji należy zrobić? – pyta czytelnik.

Pracodawca ma prawo odwołać podwładnego z urlopu wypoczynkowego, ale nie przysługuje mu w tym zakresie pełna swoboda. Dopuszczalne jest to bowiem wyłącznie wówczas, gdy obecności podwładnego w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wolnego (art. 167 § 1 kodeksu pracy). Są to więc takie przypadki, że gdyby przełożony wiedział przed startem urlopu, że pracownik będzie potrzebny w firmie, nie powinien był wyrazić zgody na skorzystanie z wypoczynku. Najczęściej dotyczy to niezapowiedzianych kontroli, pożaru czy awarii w zakładzie.

Prawie rozkaz

Odwołanie z urlopu to polecenie służbowe. Niezależnie więc, jak na jego zasadność zapatruje się pracownik, ma on obowiązek stawić się w zakładzie pod rygorem rozwiązania z nim umowy, nawet w trybie dyscyplinarnym (art. 100 § 1 k.p., art. 52 § 1 pkt 1 k.p.). Pracodawca może wydać to polecenie w dowolnej formie, ale skierowanej bezpośrednio do podwładnego.

Bez pochopnych decyzji

Jeśli okaże się, że nie zaistniały przesłanki do odwołania podwładnego, przysługuje mu prawo do dochodzenia od niefrasobliwego pracodawcy odszkodowania w pełnej wysokości (art. 361 § 2 oraz art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). W ewentualnym procesie to na pracowniku spoczywa jednak ciężar udowodnienia, że szkoda powstała, ponieważ nie zaszły – określone w art. 167 § 1 k.p. – przesłanki pozwalające szefowi na jego odwołanie z wolnego. Podwładny musi też udowodnić wysokość ewentualnej szkody. Natomiast pracodawca może przedstawiać kontrargumenty i przeciwne dowody.

Koszty do rozliczenia

Zakład ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez etatowca, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 k.p.). Zwrot obejmuje te wydatki – oczywiście po wykazaniu przez etatowca ich poniesienia w określonej wysokości – których nie poniósłby, gdyby nie odwołanie. Są to m.in. wydatki na przebukowanie biletu lotniczego, gdy nie było możliwości zmiany terminu podróży na podstawie dotychczas posiadanego biletu, czy niezwrócona opłata za pobyt.

Obowiązek zwrotu nie dotyczy dochodów, jakie podwładny mógłby uzyskać, gdyby nie przerwano mu urlopu. Chodzi np. o to, że planował w tym czasie dodatkowo dorobić. Pracownik nie ma też co liczyć, że odzyska wartość zakupionego sprzętu, który miał mu umilić wypoczynek, czy koszty pobytu współtowarzyszy, jeśli mogli oni kontynuować wakacje po jego wyjeździe.

Ważny powód

Czytelnik powinien udowodnić, najlepiej dokumentami z instytucji, w której ubiegał się o grant, że faktycznie starał się o uzyskanie dotacji, a do rozpatrzenia jego wniosku konieczne było, aby etatowiec stawił się w pracy i złożył podpisy. Dobrze byłoby też, aby czytelnik wykazał – np. zeznaniami świadków, że dokumenty te zostały zalane w wyniku awarii po rozpoczęciu przez powoda wolnego i z tego względu trzeba je było ponownie wydrukować i podpisać. Pozwany powinien też podnieść, że powód mógł wrócić do hotelu w Mikołajkach na pozostałe dwa dni, a przynajmniej nie wykazał przeciwwskazań.

—Anna Borysewicz, adwokat

podstawa prawna: art. 52 § 1 pkt 1, art. 100 § 1 oraz art. 167 kodeksu pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502 ze zm.)

podstawa prawna: art. 361 § 2 oraz art. 471 kodeksu cywilnego – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 539) w zw. z art. 300 k.p.

Nowy termin do uzgodnienia

Po powrocie pracownika do firmy szef powinien z nim uzgodnić czas, w którym wykorzysta on pozostałą część urlopu wypoczynkowego. Termin ten może przypadać bezpośrednio po okresie, w którym obecność podwładnego w zakładzie pracy przestanie być niezbędna, jak również w czasie późniejszym.

Czas powrotu zależy od odległości

Fakt odwołania z urlopu i niewykorzystania jego zaplanowanej części trzeba uwzględnić w ewidencji czasu pracy. Konieczne jest także szczegółowe określenie oczekiwanego momentu stawienia się przez pracownika w zakładzie. Im dalej przebywa on od firmy, tym dłuższy powinien być ten czas. Przy ustalaniu terminu powrotu trzeba również wziąć pod uwagę dostępność środków transportu i istniejącą sieć połączeń.