Od 1 stycznia 2012 r. istnieje możliwość założenia spółki z o.o. przez Internet w ciągu 24 godzin (tzw. tryb S24). Aby założyć spółkę online, wspólnicy powinni się posłużyć wzorcem umowy spółki dostępnym w systemie teleinformatycznym eMS (na stronach internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości). Zawarcie umowy spółki następuje z chwilą wypełnienia i podpisania wzorca umowy spółki podpisem elektronicznym. Przepisy nie przewidują w tym wypadku obowiązku używania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, możliwe jest zatem korzystanie z dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego spełniającego wymogi ustawy o podpisie elektronicznym. Rejestracja spółki w trybie S24 wymaga założenia konta w systemie eMS. Konto zakładać mogą zarówno obywatele polscy, jak i cudzoziemcy, gdyż system eMS weryfikuje dane wspólników nie tylko za pomocą dowodu osobistego, lecz także paszportu, karty stałego pobytu, karty pobytu czasowego, dokumentu tożsamości cudzoziemca itp. Możliwe jest zawiązanie zarówno spółki jednoosobowej, jak i spółki z udziałem większej liczby wspólników, którymi mogą być osoby fizyczne, osoby prawne, a także jednostki nieposiadające osobowości prawnej.
Termin dla sądu na rozpatrzenie wniosku o wpis spółki do KRS wynosi w przypadku procedury online 24 godziny
Wypełnij formularz
Po zarejestrowaniu konta osoba chcąca założyć spółkę musi wypełnić standardowy, niepodlegający modyfikacji formularz umowy spółki dostępny w systemie. Konieczne jest m.in. określenie nazwy, adresu i siedziby spółki, właściwego sądu rejestrowego, przedmiotu działalności (według systematyki PKD), liczby udziałów w spółce, liczby udziałów objętych przez każdego wspólnika, wartości kapitału zakładowego oraz wartości udziałów objętych przez każdego wspólnika w kapitale zakładowym, liczebności i składu zarządu i rady nadzorczej (o ile jest powołana) oraz roku obrotowego. Należy mieć na uwadze, że oferowany wzorzec umowy jest bardzo uproszczony i obejmuje w zasadzie jedynie te elementy, które są wymagane przez kodeks spółek handlowych. Wspólnicy poszukujący bardziej złożonych konstrukcji i uregulowania takich choćby kwestii, jak dopłaty, podwyższenie kapitału zakładowego, ograniczenie kompetencji zarządu poprzez konieczność uzyskania uprzedniej zgody zgromadzenia itp., powinni jednak skorzystać z tradycyjnej formy zakładania spółki z o.o. w formie aktu notarialnego.
Podpisz umowę
Po wypełnieniu formularza osoba, która założyła konto w systemie eMS podpisuje umowę w systemie teleinformatycznym przez złożenie podpisu elektronicznego. W przypadku kilku wspólników każdy z nich powinien się zarejestrować w systemie teleinformatycznym i podpisać umowę. Podpisanie umowy spółki przez pierwszego ze wspólników powoduje brak możliwości dalszej edycji formularza i zmiany treści umowy. Ewentualne modyfikacje umowy spółki opartej na wzorcu udostępnionym w systemie teleinformatycznym będą mogły być dokonane dopiero po jej zarejestrowaniu w KRS w tradycyjnej formie aktu notarialnego zawartego przed notariuszem.
Jaki termin
Termin dla sądu na rozpatrzenie wniosku o wpis spółki do KRS wynosi w przypadku procedury online 24 godziny. Oczywiście należy zauważyć, że jest to termin jedynie instrukcyjny i w praktyce bywa wydłużany do dwóch – trzech dni.
W przypadku rejestracji spółki online zniesiono wymóg uprzedniego wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego tworzonego podmiotu. Całkowite pokrycie kapitału zakładowego musi nastąpić w terminie siedmiu dni od zarejestrowania spółki w KRS. Zmiana ta została jednak wprowadzona kosztem pewnego ograniczenia – kapitał spółki tworzonej online może być pokryty jedynie gotówką. Niemożliwe będzie zatem wniesienie do takiej spółki wkładu w postaci aportu (np. praw majątkowych czy nieruchomości).
Pamiętać należy o konieczności uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych (0,5 proc.) od wartości kapitału zakładowego spółki pomniejszonego o opłatę sądową i opłatę ze ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W przypadku spółek tworzonych tradycyjnie (w formie aktu notarialnego przed notariuszem) podatek ten podbiera i odprowadza do urzędu skarbowego notariusz. Podmioty korzystające z rejestracji w trybie S24 muszą ten podatek obliczyć i uiścić samodzielnie (płatnikiem jest nowo powstała spółka z o.o.).
W ciągu siedmiu dni od zarejestrowania spółki w KRS jej zarząd powinien złożyć w sądzie rejestrowym notarialnie poświadczone wzory podpisów członków zarządu, a także oświadczenie zarządu o dokonaniu wpłat na pokrycie kapitału zakładowego, jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki.
W obecnym stanie prawnym (do 30 listopada 2014 r.) do trybu elektronicznej rejestracji spółki nie ma zastosowania procedura „jednego okienka", co oznacza, że przedsiębiorcy są zobowiązani do złożenia we własnym zakresie odpowiednich wniosków związanych z rozpoczęciem działalności do Głównego Urzędu Statystycznego, urzędu skarbowego i ZUS. Począwszy jednak od 1 grudnia, status spółek z o.o. zgłaszanych do rejestracji w sposób tradycyjny i elektroniczny zostanie w tym zakresie zrównany i dzięki nowelizacji ustawy o krajowym rejestrze sądowym spółki rejestrowane online będę mieć nadawane numery NIP i REGON w sposób zautomatyzowany.
Zdaniem autorki
Dominika Mizielińska radca prawny w kancelarii K&L Gates Jamka sp.k.
Podsumowując, mimo oczywistych zalet tej formy rejestracji działalności od strony praktycznej korzystanie z systemu teleinformatycznego rodzi też pewne trudności. System nie oferuje bowiem użytkownikowi dostatecznych podpowiedzi, korzystanie z niego nie jest całkowicie intuicyjne i podmioty nieposiadające wiedzy prawniczej mogą, poprzez wybór w formularzu nieodpowiedniej opcji, narazić się na ryzyko oddalenia wniosku o rejestrację przez sąd.
Na zakończenie warto wspomnieć, iż zgodnie z projektem nowelizacji kodeksu spółek handlowych planowana jest elektroniczna rejestracja także spółek osobowych, tj. spółki jawnej i komandytowej. Trwają także prace nad rozbudową systemu eMS tak, aby umożliwiał on nie tylko zawiązanie umowy spółki, ale także jej zmianę, a nawet rozwiązanie.
