Zasady funkcjonowania spółki cywilnej określają przepisy Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). W art. 860 § 1 k.c. stwierdzono, że przez umowę spółki cywilnej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w oznaczony sposób, a w szczególności przez wniesienie wkładów. Spółka cywilna nie jest odrębnym od wspólników podmiotem prawa. Zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: u.d.g.) status przedsiębiorcy przysługuje wspólnikom spółki cywilnej, a nie tej spółce. To wspólnicy spółki cywilnej jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są wpisywani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Natomiast wymagania związane z utworzeniem spółki jawnej reguluje Kodeks Spółek Handlowych (dalej: k.s.h.). Spółka jawna jest jedną z handlowych spółek osobowych, co oznacza, że może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana (art. 8 § 1 k.s.h.). Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Krok 1. Zmień umowę spółki

Zasady przekształcenia spółki cywilnej w jawną określa art. 26 § 4-6 k.s.h. Przewidziano w nim, że przed zgłoszeniem do sądu rejestrowego wspólnicy muszą dostosować zawartą umowę spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 12 marca 2003 r. (sygn. III CZP 96/02, OSNC 2004/1/2) dla spełnienia tego wymogu wystarczy, że wspólnicy spółki cywilnej sporządzą aneks do zawartej przez nich umowy spółki cywilnej, w którym stwierdzą, że z chwilą wpisu do rejestru spółka cywilna stanie się spółką jawną.

W celu dokonania przekształcenia wspólnicy muszą określić co najmniej:

- ?firmę i siedzibę spółki jawnej,

- ?wkłady wnoszone przez każdego wspólnika i ich wartość (wkładami może być majątek wspólników związany z ich uczestnictwem w spółce cywilnej; wspólnicy nie muszą wnosić dodatkowych wkładów w związku z przekształceniem, choć oczywiście istnieje taka możliwość),

- ?przedmiot działalności spółki jawnej oraz

- ?czas trwania tej spółki, jeżeli jest oznaczony (art. 25 k.s.h.).

Przykład

Wspólnicy spółki cywilnej: Jan Kowalski, Stefan Rowicki i Tadeusz Boruta chcą doprowadzić do jej przekształcenia w spółkę jawną. Zastanawiają się, pod jaką firmą będzie działać spółka jawna. Nie mają w tym zakresie pełnej dowolności. Zgodnie z art. 24 k.s.h. firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska wszystkich wspólników bądź nazwisko jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie: spółka jawna. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu: sp. j. W rozpatrywanym przypadku firma spółki jawnej nie musi więc zawierać nazwisk wszystkich trzech wspólników, ale musi obejmować co najmniej nazwisko jednego z nich oraz oznaczenie: spółka jawna. Można także zawrzeć w niej dodatkowe określenia wskazujące np. na przedmiot działalności. Firma spółki jawnej nie może jednak wprowadzać w błąd (art. 433 k.c.).

Przed dostosowaniem zawartej umowy spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej warto zapoznać się z regulacjami k.s.h. o spółce jawnej, gdyż niektóre kwestie (np. dotyczące reprezentacji spółki) mogą być uregulowane w umowie w inny sposób niż ustalony w k.s.h. Jeżeli wspólnicy pominą w umowie te zagadnienia, będą miały zastosowanie przepisy k.s.h., co w praktyce może nie być dla nich satysfakcjonujące.

Przykład

W związku z zamierzonym przekształceniem spółki cywilnej w jawną wspólnicy sporządzili aneks do umowy. Nie zawarli w nim żadnych postanowień dotyczących reprezentacji spółki jawnej. W takim przypadku, zgodnie z art. 29 § 1 k.s.h., każdy wspólnik będzie miał prawo samodzielnie reprezentować spółkę. Gdyby wspólnicy woleli np., aby spółka była reprezentowana łącznie przez dwóch wspólników, powinni zastrzec to w umowie spółki (art. 30 § 1 k.s.h.).

Obecnie wspólnicy spółki cywilnej sami podejmują decyzję o tym, czy chcą przekształcić spółkę cywilną w jawną. Od 2009 roku nie obowiązują już regulacje o obligatoryjnym przekształceniu spółki cywilnej w jawną z uwagi na wysokość osiąganych przez nią przychodów. Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców przekształcana spółka stanie się spółką jawną, bez konieczności rozwiązania spółki cywilnej.

Krok 2. Zgłoś przekształcenie do sądu rejestrowego

Przekształcenie spółki cywilnej w jawną wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego. Muszą to zrobić wszyscy wspólnicy. Zgodnie z ustawą 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od zawarcia umowy spółki jawnej (sporządzenia aneksu). Wniosek należy zgłosić do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Składa się go na urzędowym formularzu KRS-W1 wraz z załącznikami:

- ?KRS-WB, który dotyczy wspólników spółki jawnej,

- ?KRS-WK, w którym wskazuje się wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki,

- ?KRS-WM, w którym należy podać przedmiot działalności, a także

- ?KRS-WH określającym sposób powstania spółki jawnej.

Wymagane urzędowe formularze są dostępne m.in. na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (http://bip.ms.gov.pl/pl/formularze). Drogą elektroniczną można składać wnioski opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Do wniosku o wpis spółki jawnej do rejestru trzeba dołączyć:

- ?umowę spółki (w przypadku sporządzenia aneksu do umowy spółki cywilnej wspólnicy powinni przedstawić umowę spółki cywilnej, aneks do niej oraz tekst jednolity umowy spółki jawnej),

- ?listę wspólników zawierającą ich nazwiska i imiona oraz adresy,

- ?uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki,

- ?dowód uiszczenia opłaty sądowej (500 zł) oraz

- ?dowód uiszczenia opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).

Zgodnie z ustawą o KRS wraz z wnioskiem o wpis spółki jawnej w rejestrze przedsiębiorców składa się także: wniosek RG-1 do urzędu statystycznego, zgłoszenie zmiany płatnika składek do ZUS, zgłoszenie aktualizacyjne (NIP-2) do urzędu skarbowego oraz dodatkowy odpis umowy spółki jawnej i dokument potwierdzający uprawnienie spółki do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jej siedziba.

Jeżeli wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców jest składany w formie elektronicznej, wskazane wyżej wnioski i zgłoszenia przesyła się samodzielnie, drogą elektroniczną. Mają one charakter aktualizacyjny. Po przekształceniu spółka zachowuje dotychczasowy NIP oraz REGON.

Regulacje w tym zakresie zmienią się od 1 grudnia 2014 r. Po zmianie przepisów, po wpisaniu danego podmiotu do rejestru przedsiębiorców lub zmianie wpisu, dane objęte treścią tego wpisu będą automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i rejestru REGON. Do systemu ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) będą one przesyłane za pośrednictwem CRP-KEP.

Krok 3. Ustal, czy płacisz podatek

Zawarcie umowy spółki jawnej lub zmiana umowy spółki cywilnej przewidująca jej przekształcenie w spółkę jawną podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Od tego podatku zwalnia się jednak umowy spółki i ich zmiany związane z przekształceniem spółki w części wkładów, których wartość była już uprzednio opodatkowana podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Jeżeli więc przy zawarciu umowy spółki cywilnej wniesiono do niej wkłady, których wartość opodatkowano podatkiem od czynności cywilnoprawnych, to przy przekształceniu tej spółki w jawną ?i wniesieniu do niej tego samego majątku nie trzeba opłacać po raz drugi podatku.

Jeżeli jednak do spółki jawnej są wnoszone nowe wkłady, podlegają one opodatkowaniu. Od podstawy opodatkowania odlicza się opłaty związane z wpisem spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców oraz ogłoszeniem o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Stawka podatku wynosi ?0,5 proc. Obowiązek podatkowy ciąży na spółce jawnej, która w terminie 14 dni powinna złożyć, bez wezwania, ?w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres jej siedziby deklarację na druku PCC-3 i obliczyć podatek ?od czynności cywilnoprawnych.

Krok 4. Zaktualizuj swoje dane w CEIDG

Po przekształceniu spółki cywilnej w jawną wspólnicy spółki cywilnej, którzy, niezależnie od funkcjonowania tej spółki jawnej, nadal będą prowadzić działalność gospodarczą we własnym imieniu, powinni zaktualizować swój wpis w CEIDG, poprzez złożenie wniosku CEIDG-1, w którym wskażą, że nie prowadzą już działalności w formie spółki cywilnej.

Jeżeli po utworzeniu spółki jawnej nie będą prowadzić indywidualnej działalności gospodarczej, powinni złożyć wniosek o wykreślenie ich z CEIDG, również na formularzu CEIDG-1.

Zgodnie z art. 30 ust. 3 u.d.g. wspólnicy powinni zgłosić zmiany w ciągu 7 dni od wpisania spółki jawnej powstałej ?z przekształcenia spółki cywilnej do rejestru przedsiębiorców.

Krok 5. Zawiadom organy, które udzieliły koncesji lub zezwolenia

W k.s.h. przewidziano, że po przekształceniu spółce jawnej przysługują wszystkie prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników. W wyroku z 7 maja 2009 r. (sygn. IV CSK 14/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że spółka jawna powstała w wyniku przekształcenia staje się właścicielem ruchomości i nieruchomości wchodzących przedtem w skład wspólnego majątku wspólników spółki cywilnej, bez potrzeby dokonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności prawnych. Trzeba tylko zgłosić takie przekształcenie do odpowiednich rejestrów, ksiąg wieczystych itp.

Spółce jawnej przysługują także zezwolenia, koncesje i ulgi, które zostały przyznane wspólnikom przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Przykładowo: podmiotem zezwolenia na prowadzenie apteki, udzielonego wspólnikom spółki cywilnej, po jej przekształceniu pozostaje spółka jawna (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 kwietnia 2009 r., sygn. II GSK 71/09). Przyjmuje się jednak, że stwierdzenie takiej kontynuacji, z uwagi na wymaganą pewność obrotu prawnego, wymaga wydania deklaratoryjnej decyzji administracyjnej. Taka decyzja nie tworzy nowej sytuacji prawnej, ale potwierdza w odniesieniu do konkretnego adresata, jakie są w danej sytuacji faktycznej jego uprawnienia w sferze prawa administracyjnego. Po przekształceniu spółki cywilnej w jawną trzeba więc zawiadomić o tym organy, które udzieliły koncesji lub zezwolenia wspólnikom spółki cywilnej przed jej przekształceniem.

podstawa prawna: art. 4 § 1 pkt 1, art. 8, art. 22-85 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1030 ze zm.)

podstawa prawna: art. 331, art. 433, art. 860-875 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 121)

Ważne przepisy

- art. 4 ust. 2, art. 14 ust. 2, art. 30 ustawy z 2 lipca 2004 r. ?o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU ?z 2013 r., poz. 672 ze zm.),

- art. 12 ust. 1a ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1314 ze zm.),

- art. 19-19b, art. 22 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. ?o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1203 ze zm.),

- art. 1, art. 4, art. 5, art. 7 ustawy z 26 czerwca 2014 r. ?o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ?o zmianie niektórych innych ustaw (DzU z 2014 r., poz. 1161),

- art. 52 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w spra-?wach cywilnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1025 ze zm.),

- art. 1 ust. 3 pkt 3, art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 8 i ust. 9, art. 7 ust. 1 pkt 9, art. 9 pkt 11 lit. a, art. 10 ust. 1, art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilno-?prawnych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 101, poz. 649 ze zm.),

- § 3–4 oraz załączniki nr 1, 41, 47, 50, 52 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 21 grudnia ?2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (DzU nr 118, poz. 1247 ze zm.),

- § 6 ust. 1 rozporządzenia ministra sprawiedliwości ?z 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (DzU z 2014 r., ?poz. 649).

- § 6 ust. 5 pkt 1 lit. c rozporządzenia Rady Ministrów ?z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (DzU nr 69, poz. 763 ze zm.).