Jak przekształcić spółkę cywilną w jawną

Zasady funkcjonowania spółki cywilnej określają przepisy Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.). W art. 860 § 1 k.c. stwierdzono, że przez umowę spółki cywilnej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w oznaczony sposób, a w szczególności przez wniesienie wkładów. Spółka cywilna nie jest odrębnym od wspólników podmiotem prawa. Zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: u.d.g.) status przedsiębiorcy przysługuje wspólnikom spółki cywilnej, a nie tej spółce. To wspólnicy spółki cywilnej jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są wpisywani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Natomiast wymagania związane z utworzeniem spółki jawnej reguluje Kodeks Spółek Handlowych (dalej: k.s.h.). Spółka jawna jest jedną z handlowych spółek osobowych, co oznacza, że może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana (art. 8 § 1 k.s.h.). Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Krok 1. Zmień umowę spółki

Zasady przekształcenia spółki cywilnej w jawną określa art. 26 § 4-6 k.s.h. Przewidziano w nim, że przed zgłoszeniem do sądu rejestrowego wspólnicy muszą dostosować zawartą umowę spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 12 marca 2003 r. (sygn. III CZP 96/02, OSNC 2004/1/2) dla spełnienia tego wymogu wystarczy, że wspólnicy spółki cywilnej sporządzą aneks do zawartej przez nich umowy spółki cywilnej, w którym stwierdzą, że z chwilą wpisu do rejestru spółka cywilna stanie się spółką jawną.

W celu dokonania przekształcenia wspólnicy muszą określić co najmniej:

- ?firmę i siedzibę spółki jawnej,

- ?wkłady wnoszone przez każdego wspólnika i ich wartość (wkładami może być majątek wspólników związany z ich uczestnictwem w spółce cywilnej; wspólnicy nie muszą wnosić dodatkowych wkładów w związku z przekształceniem, choć oczywiście istnieje taka możliwość),

- ?przedmiot działalności spółki jawnej oraz

- ?czas trwania tej spółki, jeżeli jest oznaczony (art. 25 k.s.h.).

Przykład

Wspólnicy spółki cywilnej: Jan Kowalski, Stefan Rowicki i Tadeusz Boruta chcą doprowadzić do jej przekształcenia w spółkę jawną. Zastanawiają się, pod jaką firmą będzie działać spółka jawna. Nie mają w tym zakresie pełnej dowolności. Zgodnie z art. 24 k.s.h. firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska wszystkich wspólników bądź nazwisko jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie: spółka jawna. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu: sp. j. W rozpatrywanym przypadku firma spółki jawnej nie musi więc zawierać nazwisk wszystkich trzech wspólników, ale musi obejmować co najmniej nazwisko jednego z nich oraz oznaczenie: spółka jawna. Można także zawrzeć w niej dodatkowe określenia wskazujące np. na przedmiot działalności. Firma spółki jawnej nie może jednak wprowadzać w błąd (art. 433 k.c.).

Przed dostosowaniem zawartej umowy spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej warto zapoznać się z regulacjami k.s.h. o spółce jawnej, gdyż niektóre kwestie (np. dotyczące reprezentacji spółki) mogą być uregulowane w umowie w inny sposób niż ustalony w k.s.h. Jeżeli wspólnicy pominą w umowie te zagadnienia, będą miały zastosowanie przepisy k.s.h., co w praktyce może nie być dla nich satysfakcjonujące.

Przykład

W związku z zamierzonym przekształceniem spółki cywilnej w jawną wspólnicy sporządzili aneks do umowy. Nie zawarli w nim żadnych postanowień dotyczących reprezentacji spółki jawnej. W takim przypadku, zgodnie z art. 29 § 1 k.s.h., każdy wspólnik będzie miał prawo samodzielnie reprezentować spółkę. Gdyby wspólnicy woleli np., aby spółka była reprezentowana łącznie przez dwóch wspólników, powinni zastrzec to w umowie spółki (art. 30 § 1 k.s.h.).

Obecnie wspólnicy spółki cywilnej sami podejmują decyzję o tym, czy chcą przekształcić spółkę cywilną w jawną. Od 2009 roku nie obowiązują już regulacje o obligatoryjnym przekształceniu spółki cywilnej w jawną z uwagi na wysokość osiąganych przez nią przychodów. Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców przekształcana spółka stanie się spółką jawną, bez konieczności rozwiązania spółki cywilnej.

Krok 2. Zgłoś przekształcenie do sądu rejestrowego

Przekształcenie spółki cywilnej w jawną wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego. Muszą to zrobić wszyscy wspólnicy. Zgodnie z ustawą 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od zawarcia umowy spółki jawnej (sporządzenia aneksu). Wniosek należy zgłosić do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Składa się go na urzędowym formularzu KRS-W1 wraz z załącznikami:

- ?KRS-WB, który dotyczy wspólników spółki jawnej,

- ?KRS-WK, w którym wskazuje się wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki,

- ?KRS-WM, w którym należy podać przedmiot działalności, a także

- ?KRS-WH określającym sposób powstania spółki jawnej.

Wymagane urzędowe formularze są dostępne m.in. na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (http://bip.ms.gov.pl/pl/formularze). Drogą elektroniczną można składać wnioski opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Do wniosku o wpis spółki jawnej do rejestru trzeba dołączyć:

- ?umowę spółki (w przypadku sporządzenia aneksu do umowy spółki cywilnej wspólnicy powinni przedstawić umowę spółki cywilnej, aneks do niej oraz tekst jednolity umowy spółki jawnej),

- ?listę wspólników zawierającą ich nazwiska i imiona oraz adresy,

- ?uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki,

- ?dowód uiszczenia opłaty sądowej (500 zł) oraz

- ?dowód uiszczenia opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).

Zgodnie z ustawą o KRS wraz z wnioskiem o wpis spółki jawnej w rejestrze przedsiębiorców składa się także: wniosek RG-1 do urzędu statystycznego, zgłoszenie zmiany płatnika składek do ZUS, zgłoszenie aktualizacyjne (NIP-2) do urzędu skarbowego oraz dodatkowy odpis umowy spółki jawnej i dokument potwierdzający uprawnienie spółki do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jej siedziba.

Jeżeli wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców jest składany w formie elektronicznej, wskazane wyżej wnioski i zgłoszenia przesyła się samodzielnie, drogą elektroniczną. Mają one charakter aktualizacyjny. Po przekształceniu spółka zachowuje dotychczasowy NIP oraz REGON.

Regulacje w tym zakresie zmienią się od 1 grudnia 2014 r. Po zmianie przepisów, po wpisaniu danego podmiotu do rejestru przedsiębiorców lub zmianie wpisu, dane objęte treścią tego wpisu będą automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i rejestru REGON. Do systemu ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) będą one przesyłane za pośrednictwem CRP-KEP.

Krok 3. Ustal, czy płacisz podatek

Zawarcie umowy spółki jawnej lub zmiana umowy spółki cywilnej przewidująca jej przekształcenie w spółkę jawną podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Od tego podatku zwalnia się jednak umowy spółki i ich zmiany związane z przekształceniem spółki w części wkładów, których wartość była już uprzednio opodatkowana podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Jeżeli więc przy zawarciu umowy spółki cywilnej wniesiono do niej wkłady, których wartość opodatkowano podatkiem od czynności cywilnoprawnych, to przy przekształceniu tej spółki w jawną ?i wniesieniu do niej tego samego majątku nie trzeba opłacać po raz drugi podatku.

Jeżeli jednak do spółki jawnej są wnoszone nowe wkłady, podlegają one opodatkowaniu. Od podstawy opodatkowania odlicza się opłaty związane z wpisem spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców oraz ogłoszeniem o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Stawka podatku wynosi ?0,5 proc. Obowiązek podatkowy ciąży na spółce jawnej, która w terminie 14 dni powinna złożyć, bez wezwania, ?w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres jej siedziby deklarację na druku PCC-3 i obliczyć podatek ?od czynności cywilnoprawnych.

Krok 4. Zaktualizuj swoje dane w CEIDG

Po przekształceniu spółki cywilnej w jawną wspólnicy spółki cywilnej, którzy, niezależnie od funkcjonowania tej spółki jawnej, nadal będą prowadzić działalność gospodarczą we własnym imieniu, powinni zaktualizować swój wpis w CEIDG, poprzez złożenie wniosku CEIDG-1, w którym wskażą, że nie prowadzą już działalności w formie spółki cywilnej.