Za transport ładunku odpowiada ta strona kontraktu, która przejęła na siebie tzw. gestię transportową. Oznacza to zarówno obowiązek jak i prawo do zorganizowania procesu przewozu, oznaczające wybór przewoźnika, środka transportu, drogi przewozu. Co istotne, ta strona umowy może nie tylko mieć interes w tym, żeby towar dowieźć do miejsca docelowego jak najszybciej i najtaniej, ale również zrobić to w bezpieczny sposób. Wraz z posiadaniem gestii transportowej może (chociaż nie musi) obciążać ją bowiem ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia ładunku. Szczególnie w tym drugim przypadku warto więc zadbać o to, aby cały ten proces organizacji przewozu powierzyć wyspecjalizowanej firmie. Oczywiście czasami wystarczy, że będzie to sprawdzona firma przewozowa. Tam, gdzie towar jest przewożony na stosunkowo niewielkie odległości, nie ma potrzeby jego przeładowywania z jednego środka transportu na inny, a do pokonania nie ma wielu granic celnych, może to być wystarczające. Jeżeli pod tym względem sprawy się komplikują, warto pomyśleć o współpracy z firmą spedycyjną.

Istota spedycji

Podstawowe regulacje dotyczące umowy spedycji zawarte są w kodeksie cywilnym w art. 794–803. Zgodnie z nimi, podstawowym obowiązkiem spedytora jest wysyłanie lub odbiór przesyłek albo wykonywanie innych usług związanych z przewozem towaru. Jak wynika z tej definicji, istotą spedycji jest przygotowanie samego procesu przewozu określonego ładunku z miejsca A do miejsca B. Nie jest nią natomiast sam przewóz. Tym będą się zajmować niezależni przedsiębiorcy – firmy przewozowe. W żadnym wypadku nie należy więc utożsamiać spedytora z przewoźnikiem. To zupełnie dwa różne podmioty. Nawet gdy spedytor samodzielnie dokonuje przewozu ładunku, to robi to już na podstawie umowy przewozu (a tym samym na podstawie innych regulacji prawnych), a nie na podstawie umowy spedycji. To ważne rozróżnienie, ponieważ wpływa na zakres odpowiedzialności związanej np. z uszkodzeniem lub zaginięciem towaru. Oprócz tego, co związane z istotą spedycji, jak wskazuje definicja, firma spedycyjna może wykonywać inne usługi na rzecz zleceniodawcy. W praktyce taka firma może świadczyć następujące usługi:

Kodeks cywilny wprowadza tylko ramowe regulacje w zakresie obowiązków stron, ich odpowiedzialności, zasad współpracy i wynagrodzenia. Stąd zakres wszystkich dodatkowych usług musi zostać wyraźnie sprecyzowany w konkretnej umowie. W praktyce większość spedytorów działających na polskim rynku posługuje się ogólnymi warunkami takich umów. Najczęściej są to ogólne polskie warunki spedycyjne, które zostały opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki i zatwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Kwestia odpowiedzialności

Odpowiedzialność spedytora będzie zależała od zawartej umowy, zakresu czynności, które ma on wykonać, oraz od tego, czy pełni on też rolę przewoźnika. Z kodeksu cywilnego (art. 801) wynika, że spedytor odpowiada za utratę, ubytki lub uszkodzenie towaru, jeżeli powstały one od momentu przyjęcia towaru aż do wydania go przewoźnikowi, dalszemu spedytorowi, zleceniodawcy lub osobie przez niego wskazanej, czyli w szczególności odbiorcy towaru. Innymi słowy z przepisu tego wynika, że spedytor odpowiada za towar tylko wtedy, kiedy sprawuje nad nim rzeczywistą, fizyczną pieczę. Łatwo sobie wyobrazić, że do takiej sytuacji w ogóle nie dojdzie. Spedytor tak zorganizuje transport, że ładunek w każdej chwili będzie w posiadaniu jakiegoś przewoźnika. Wówczas odpowiada za szkody na towarze, tylko jeżeli ponosi winę w wyborze podwykonawców (firm przewozowych lub świadczących inne usługi). Inaczej będzie oczywiście w sytuacji, gdy przez pewien czas towar spoczywa w jego magazynie lub jego pracownicy liczą towar albo ładują go na środek transportu. Jakiekolwiek uszkodzenia, które powstaną w tym czasie, obciążają wtedy spedytora. Generalnie podstawowym obowiązkiem spedytora jest zorganizowanie transportu. Dlatego odpowiada on za kontrolę nad poszczególnymi przewoźnikami oraz ma obowiązek przygotować lub uzyskać od innych osób dokumenty niezbędne w transporcie towarów. I tak dobrać przewoźników i środki transportu, aby towar miał szansę dotrzeć do miejsca docelowego w terminie i w dobrym stanie.

Zadania dodatkowe

Zakres obowiązków, a tym samym odpowiedzialności spedytora rozszerza się wówczas, gdy oprócz spedycji firma samodzielnie zajmuje się przewozem towaru. W tej sytuacji spedytor odpowiada  zgodnie z warunkami i przepisami obowiązującymi dla danej gałęzi transportu. W grę wejdą więc kolejne normy prawne, a odpowiedzialność będzie wynikała z umowy przewozu, a nie umowy spedycji. Przykładowo dla transportu samochodowego aktem prawnym, który może znaleźć zastosowanie, będzie konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (tzw. konwencja CMR).

Wszechstronne ?czy wyspecjalizowane

Poszczególne firmy spedycyjne mogą różnić się zakresem działalności i oferowanych usług. Jak w większości innych branż, tak i w spedycji można się spotkać ze specjalizacją. Największe międzynarodowe firmy spedycyjne są w stanie przewieźć każdy ładunek do najdalszych zakątków świata, często posługując się własnymi środkami transportu oraz sieciami agentów, współpracowników  i przedstawicielstw.

Z kolei inni spedytorzy, w tym ci mali, mogą się specjalizować. Będzie to polegało na oferowaniu usługi przygotowania przewozu tylko określonych ładunków albo tylko przy użyciu określonych środków transportu (np. specjalizacja wyłącznie w transporcie lotniczym lub morskim) lub w określonych kierunkach (np. obsługa handlu z rynkami Ameryki Południowej lub z Afryki). Może się okazać, że właśnie taka firma poprzez doskonałą znajomość lokalnych rynków i panujących na nim zwyczajów będzie nieocenionym źródłem informacji.

Spedycja w sześciu krokach

1. Koncepcja przygotowania procesu przemieszczania (przygotowanie kompleksowego wariantu przemieszczania towarów z uwzględnieniem różnych środków transportu i dróg przewozu).

2. Przygotowanie ładunku do przewozu (opakowanie, załadowanie, oznakowanie, sporządzenie wymaganych dokumentów celnych i handlowych).

3. Organizacja procesu przemieszczania (zawarcie umów z firmami przewozowymi lub wystawienie własnych dokumentów przewozowych).

4. Fizyczne przemieszczenie towaru (kontrola przewozu, przeładunek, magazynowanie, awizowanie, kontrola stanu ładunku, odbieranie go od poszczególnych przewoźników).

5. Obsługa procesu od strony finansowo-prawnej (czynności bankowe, ubezpieczeniowe, uzyskanie atestów).

6. Analiza kosztów i ocena przebiegu procesu spedycji (analiza kosztów, weryfikacja słabych i mocnych stron zastosowanego procesu, w tym wyboru przewoźników i drogi transportu).

Najważniejsze pojęcia

Spedytor – podmiot, który zawodowo podejmuje się wysłania lub odebrania przesyłki, zorganizowania całości lub części procesu jej przemieszczania oraz innych czynności związanych z obsługą towaru ?i jego przemieszczaniem. Warto podkreślić, że spedytor nie jest przewoźnikiem. Organizuje on transport, podpisując umowy z odpowiednimi firmami przewozowymi (spedycja czysta). Oczywiście w praktyce się zdarza, że spedytorzy dysponują również własną flotą (taborem) ?i wchodzą w rolę przewoźnika. Jednak wtedy ich dodatkowe zadania ?i obowiązki wynikają z umów i prawa regulującego umowy przewozów, ?a nie umowy spedycji.

Spedycja – to pewien proces w transakcji zagranicznej. Można powiedzieć, że jest to uporządkowany ciąg czynności mających na celu zorganizowanie i zapewnienie dostawy towaru od producenta do odbiorcy. To przemieszczanie ładunku obejmujące takie czynności, jak: załadunek, przewóz, przeładunek, przekraczanie granic, składowanie, liczenie, mierzenie, kontrola jakości itp.

Zlecenie spedycyjne – dokument, który rozpoczyna procedurę organizacji transportu. Powinien zawierać wszystkie dane o towarze ?i jego opakowaniu niezbędne spedytorowi do wykonania usługi spedycyjnej. Zazwyczaj firmy spedycyjne dysponują wzorcami takiego dokumentu. W związku z tym, składając zlecenie należy posłużyć się takim szablonem.