Pracodawca powinien jednak uważać, aby przyznając przywileje nie naruszyć zasady równości w zatrudnieniu i takiego samego dostępu do szkoleń i finansowania nauki dla wszystkich zatrudnionych. Tym bardziej, że inwestycja ta nie zawsze się zwraca.

Edukacyjne rozterki

Na portalach społecznościowych furorę robi obrazek ilustrujący dylemat szefa. Dwóch menedżerów prowadzi rozmowę:

– Co jeśli ich przeszkolimy ?i odejdą?

– A co jeśli ich nie przeszkolimy i zostaną?

Który pracodawca nie podpisze się pod sloganem, że pracownicy to najcenniejszy zasób firmy? Ale wielu też westchnie na wspomnienie nietrafionych decyzji szkoleniowych i osób, które po zdobyciu konkretnych umiejętności i wiedzy odeszli na swoje lub do konkurencji. Jeszcze bardziej ci, którzy w naukę nie zainwestowali.

Rozważając sens podjęcia inwestycji szkoleniowych, warto rozróżnić dwa pojęcia:

- podnoszenie kwalifikacji zawodowych – czyli wszelkie działania służące uzupełnianiu wiedzy czy umiejętności pracownika, skokowo zwiększające jego kompetencje na stanowisku. Będą to zatem zarówno nauka w szkołach średnich, na studiach, studiach podyplomowych, programy i szkolenia zewnętrzne, warsztaty i treningi wewnętrzne w siedzibie pracodawcy, szkolenia certyfikacyjne, kursy językowe;

- naturalny proces nabywania wiedzy i doświadczenia wynikający z pracy na stanowisku przy realizowaniu zadań.

Rozróżnienie to nie zawsze jest oczywiste, a ma znaczenie, bo przypadki te wymagają innej ochrony interesów pracodawcy. Przy szkoleniach warto opracować politykę szkoleniową i zadbać o umowy o podnoszeniu kwalifikacji (o czym piszemy dalej). Jeśli zaś firma nie chce, aby etatowiec wykorzystywał zdobyte w czasie zatrudnienia doświadczenie poza nią, może podpisać z nim umowę o zakazie konkurencji.

Po pierwsze zasady

Jeśli pracodawca na dylemat korporacyjny odpowiada: szkolimy!, to powinien zadbać o właściwe zasady polityki edukacyjnej, aby poniesione wydatki przyniosły efekty. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób ma ją ukształtować.

Polityka szkoleniowa powinna wyraźnie precyzować, jakie reguły przyjął pracodawca przy prowadzeniu działań rozwojowych pracowników. Pewne normy w tym zakresie narzuca kodeks pracy. Jedna z podstawowych polega na tym, że pracodawca jest obowiązany ułatwić etatowcowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17 k.p.). Musi przy tym kierować się regułami gwarantującymi równe prawa w dostępie do nauki.

Nie oznacza to jednak, że ma stwarzać warunki do uzyskania określonych kwalifikacji i zawsze pokrywać wiążące się z tym koszty. Ułatwia natomiast ich podnoszenie. A rozumie się przez to, że bez uzasadnionych przyczyn nie odmawia zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia oraz tworzy pozytywną atmosferę wobec uczących się.

W polityce szkoleniowej warto w pierwszej kolejności ustalić, jakie kwalifikacje są niezbędne do wykonywania pracy, a jakie można rozwijać na poszczególnych stanowiskach. Warto posłużyć się tutaj prostym opisem stanowiska ?z listą zadań, identyfikacją roli z zakresem odpowiedzialności i celami, czy wreszcie profilem kompetencji.

Polityka taka powinna określać też sytuacje, w których szef skłonny jest wspierać rozwój pracowników – jakimi kryteriami selekcji się kieruje, jakie oferuje warunki (jeśli decyduje się wykraczać poza zasady ustalone w kodeksie pracy). Wreszcie ma odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób podwładny może o takie wsparcie występować i w jakiej formie otrzymuje zgodę pracodawcy. To ważne, bo akceptacja szefa uprawnia zatrudnionego do obowiązkowych świadczeń.

Taki dokument powinien również opisywać zasady wewnętrznego postępowania (terminy, wnioski) oraz kwestie podatkowe.

Po drugie dobry plan

Modele tworzenia indywidualnych i firmowych planów szkoleń mogą być różnorodne. Plan szkoleń powstaje albo przy budżetowaniu, ?albo jako efekt rozmów ?oceniających czy rozwojowych. Bywa też ustalany jako element uzupełniający ?do strategii organizacji. Dużo zależy od dojrzałości firmy ?w zarządzaniu rozwojem ?karier oraz od specyfiki szkoleń, z jakich korzystają zatrudnieni.

Część firm pozostawia podwładnym dużą inicjatywę w wyborze działań rozwojowych. Często bardziej wnikliwie niż pracodawca śledzą oni postęp w swoich dziedzinach. Dzięki temu lepiej oceniają potrzebę poszerzania wiedzy.

Po trzecie jakość

Mamy tutaj dwa aspekty – właściwy dobór działania rozwojowego dla pracownika oraz wybór optymalnego dostawcy. Skuteczność doboru szkolenia zależy od trafnego zdiagnozowania potrzeby rozwojowej – czy znamy obecny stan wiedzy i umiejętności pracownika, czy menedżer wie, jakiego efektu oczekuje, czy wreszcie podwładny jest przekonany do rozwoju i zaangażuje się w te działania.

Z kolei wybierając dostawcę, można zdać się na własne doświadczenia, uzupełnione systemem oceny dostawców przez uczestników szkolenia lub oceną efektywności działań szkoleniowych przez menedżera szkolonych osób czy po prostu rekomendacje (także pracownicze). Niekiedy firmy oczekują, że dostawcy szkoleń zamkniętych, zanim podpiszą umowę, zaoferują im próbkę swojej pracy.

Firmy o rozbudowanych strukturach czy międzynarodowe korporacje tworzą u siebie działy szkoleń czy nawet zespoły trenerskie. Te pierwsze zajmują się profesjonalnym planowaniem i doborem edukacji, te drugie same zapewniają szkolenia wewnętrzne dla pracowników.

Po czwarte kontrakt

Jeśli pracodawca poleca lub godzi się na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez podwładnego, powinien chronić swoje interesy, podpisując odpowiednią umowę >zob. ramka. Nie musi jednak tego robić, jeżeli nie zobowiązuje pracownika, aby pozostał na etacie po ukończeniu kursu czy studiów (art. 103

4

§ 3 k.p.).

Nie ma też jednej reguły, jak uregulować taką relację. Jeśli bowiem szef narzuca podwładnemu szkolenie, nie może oczekiwać, że ten będzie partycypował w jego kosztach. Gdy więc udział w kursie czy studiach jest poleceniem służbowym, koszty w całości obciążają zakład. Dotyczy to zarówno samego szkolenia, jak i towarzyszących mu wydatków, np. na dojazd. Powinien jednak zadać sobie pytanie o sens takiej inwestycji. Jeśli bowiem etatowiec nie będzie miał motywacji do nabywania wiedzy czy zwiększenia umiejętności, to zysk z takiego wydatku będzie znikomy.

Jednocześnie pracownik, wobec którego szef wystąpił z inicjatywą zawarcia umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie musi jej przyjmować. Są jednak sytuacje, gdy choć pomysł szkolenia wychodzi od podwładnego, to pracodawca godzi się uczestniczyć w kosztach.

Skąd pieniądze

Dla firm istotne jest także źródło finansowania kształcenia załogi. Pracodawca może utworzyć zakładowy fundusz szkoleniowy, z którego środki będzie przeznaczał na podnoszenie kwalifikacji przez podwładnych (art. 67 i nast. ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 674). Jego funkcjonowanie określa się w odpowiednim regulaminie lub w układzie zbiorowym.

Wiele szkoleń wspierają środki unijne z programu „Kapitał ludzki", współfinansowanego przez Europejski Fundusz Społeczny. Jeśli pracodawca korzysta z dotacji, nie może obciążać pracownika kosztami, których sam nie poniósł.

Aby obniżyć wydatki, ale także dla wspierania wymiany wiedzy między pracownikami, duże firmy prowadzą szkolenia wewnętrzne, w których trenerami są inni zatrudnieni. Trudno tu jednoznacznie oszacować ich koszty.

Do niedawna do ochrony swoich roszczeń związanych z inwestycjami edukacyjnymi wielu pracodawców wykorzystywało weksle. Dokumenty te podpisywali pracownicy przyjmowani na stanowiska w usługach (zakłady fryzjerskie) czy handlu (sprzedaż techniczna). W świetle wyroku Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2011 r. (II PK 159/10) nie można ich jednak stosować jako dodatkowego zabezpieczenia roszczeń wobec pracownika.

Agnieszka Gostkowska-Szmyt jest menedżerem personalnym

Magdalena Januszewska jest radcą prawnym

Nie ma odpowiednich ludzi

W ósmej edycji badania Niedobór Talentów, przeprowadzonego przez Manpower Group wśród 38 tys. pracodawców z 42 krajów, po raz kolejny wskazywali oni, że mają trudności z pozyskiwaniem właściwych kandydatów do pracy. W regionie Europy, Bliskiego Wschodu oraz Afryki (tzw. EMEA) blisko 26 proc. (a w Polsce 32 proc.) z nich miało problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Dla wielu brak ten znacząco wpływa na zapewnianie odpowiedniego poziomu usług dla klientów oraz utrzymanie poziomu konkurencyjności. Podstawowy sposób radzenia sobie z tym deficytem polega na zapewnianiu obecnie zatrudnianym możliwości rozwoju albo rekrutowanie na wakaty kandydatów o niższych kwalifikacjach niż wymagane. W obu przypadkach potrzebne są do tego inwestycje szkoleniowe.

Treść umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych

ELEMENTY KONIECZNE ?I FAKULTATYWNE

Z kodeksu pracy wynikają niezbędne elementy umowy, czyli:

- pracodawca zobowiązuje się przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formie wskazanej w umowie prawo do urlopu szkoleniowego oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybył na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 103

1

k.p.)

- pracownik zobowiązuje się podnosić kwalifikacje w formie wskazanej w umowie ?i dołożyć należytej staranności w dążeniu ?do ukończenia edukacji (art. 103

4

§ 1 ?i art. 103

5

pkt 1 k.p.)

Warto także określić elementy fakultatywne:

- rodzaj szkolenia, czas jego trwania; ?jako załącznik można dodać jego program, który przyda się przy ustalaniu, kiedy pracownik może korzystać ze zwolnienia od pracy

- ewentualne dodatkowe świadczenia pracodawcy, np. opłaty za kształcenie ?i przejazd, podręczniki, zakwaterowanie

- ?klauzulę zobowiązującą pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu nauki (art. 103

4

§ 3 k.p.)

Odpracowanie nauki to forma ekwiwalentu kosztów edukacji pracownika. Klauzula ta nie zobowiązuje szefa do zatrudniania etatowca przez określony czas; może on w każdej chwili wypowiedzieć mu umowę. Zgodnie z k.p. maksymalny okres zobowiązania podwładnego do pozostania w zatrudnieniu to 3 lata. Postanowienie przekraczające ten czas, jako mniej korzystne niż regulacja kodeksowa, jest nieważne.

- szczegółowe zasady rozliczenia, gdy pracownik nie dotrzyma warunków umowy

- inne postanowienia zgodne z zasadą swobody umów

FORMA UMOWY

Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych jest odrębna od umowy o pracę, choć wiąże się ?z nią. Kodeks pracy nie zastrzega szczególnych warunków co do jej formy. Można więc ją zawrzeć ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. Ze względów dowodowych lepiej, aby była sporządzona na piśmie, zwłaszcza gdy w grę wchodzą dodatkowe świadczenia pracodawcy. Jeśli natomiast przewiduje pozostawanie pracownika w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu szkolenia, musi mieć formę pisemną.

ROSZCZENIA PRACODAWCY

Roszczenia związane z niewykonaniem umowy przez etatowca wynikają z art. 1035 k.p. i dotyczą zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na świadczenia dodatkowe – z uwzględnieniem okresu, który podwładny przepracował. Dotyczy to pracownika:

- który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji ?zawodowych albo przerwie kształcenie

- z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o edukacji

- który w okresie wskazanym w umowie ?o podnoszenie kwalifikacji rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem, gdy chodzi o mobbing)

- który w okresie wskazanym w umowie o podnoszenie kwalifikacji bezpodstawnie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. (szkodliwa praca, ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy) lub art. 94

3

k.p. (mobbing).

Ponieważ przepisy nie są zbyt precyzyjne, warto i te zagadnienia dokładnie określić ?w umowie.

Co przysługuje pracownikowi

Zgodnie z art. 103

1

– 103

6

k.p. zakres świadczeń dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zależy od tego, czy uczy się on ?na polecenie pracodawcy lub za jego zgodą, czy też czyni to na własną rękę.

GDY KIERUJE PRACODAWCA

Jeśli to szef narzuca szkolenie, a przynajmniej wyraża na nie zgodę, musi przyznać pracownikowi urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (obliczanego jak za urlop wypoczynkowy i opodatkowanego na ogólnych zasadach).

Urlop szkoleniowy przysługuje na:

- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, maturalnego oraz potwierdzającego kwalifikacje zawodowe

- 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego

Udziela się go na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem (art. 103

2

k.p.).

Zwolnienie z pracy (art. 103

1

§ 2 pkt 2 k.p.) przysługuje etatowcowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz w nich uczestniczyć. Szef musi bowiem udzielać zwolnień w wymiarze wynikającym z programu zajęć, bez limitów. Jeśli szkolenie odbywa się tylko w dni bez pracy dla podwładnego, dodatkowe zwolnienie nie przysługuje.

Gdy pracownik inicjuje edukację, warto zadbać o to, aby przekazał szefowi jej plan. Pozwoli mu to ocenić, ile czasu i kiedy potrzebuje podwładny.

Pracodawca może też przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Oczywiście mogą to być także inne świadczenia, które pozostają w związku z podnoszeniem kwalifikacji. Korzystają wtedy z ulgi od podatku dochodowego przewidzianej w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. ?o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.). Zwolniona z podatku jest wartość świadczeń ?przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (w tym wypadku kodeksu pracy) przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia ?z całości lub części dnia pracy oraz za urlop szkoleniowy.

Niechęć do wyrażania zgody na dokształcanie się podwładnych, którzy sami wychodzą z takim pomysłem, bierze się m.in. stąd, że akceptując to, pracodawca automatycznie „wpada" w te obowiązki. Szefowie wolą więc wprost nie godzić się na edukację personelu, nawet jeśli milcząco ją tolerują.

Z INICJATYWY PRACOWNIKA

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności z własnej woli (na zasadach innych niż określone w art. 103

1

– 103

5

k.p.) pracodawca może przyznać:

- zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

- urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem (art. 103

6

k.p.). Porozumienie to jest czymś zupełnie innym niż umowa, którą przyjmuje się, gdy szef inicjuje lub zgadza się na podnoszenie kwalifikacji.

Urlop bezpłatny to taki sam jak uregulowany w art. 174 k.p., czyli np. nie wlicza się go do stażu pracy pracownika.

Jeśli takiej osobie szef przyzna jeszcze inne świadczenia, np. partycypuje w kosztach szkolenia, nie są one objęte wspomnianym zwolnieniem od podatku określonym w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.). Są przychodem podwładnego ze stosunku pracy, opodatkowanym PIT (por. pismo z 16 lutego 2011 r. Izby Skarbowej w Katowicach, IBPBII/1/415-921/10/BD).