Może się zdarzyć, że stały reprezentant ani pełnomocnik nie zostali ustanowieni, natomiast zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zostało już doręczone kontrolowanemu. Następnie wszczęto kontrolę poprzez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Sam kontrolowany nie może być jednak obecny przy wykonywanych czynnościach.
W takiej sytuacji kontrolowany może wyznaczyć pełnomocnika albo nawet zrezygnować z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych poprzez złożenie oświadczenia na piśmie, choć to drugie nie jest korzystnym rozwiązaniem. Jeśli nie ustanowi pełnomocnika, to ma obowiązek wskazać kontrolowanym osobę, która będzie go reprezentowała w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności.
Ustanowienie takiego reprezentanta będzie skuteczne tylko w odniesieniu do danej (jednej) kontroli i tylko w czasie nieobecności kontrolowanego.
Taki tymczasowy reprezentant będzie pełnił wskazane ustawą obowiązki nie tylko w czasie nieobecności samego kontrolowanego, ale także stałego reprezentanta czy pełnomocnika.
Do jego zadań należy: uczestniczenie w czynnościach kontrolnych, udzielanie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań oraz dostarczanie kontrolującym żądanych dokumentów, zorganizowanie miejsca pracy dla kontrolujących i inne działania mające na celu umożliwienie sprawnego przeprowadzenia kontroli. Jego zadania mają charakter raczej organizacyjny. Nie można od niego żądać wyjaśnień, które wymagają znajomości całego przedsiębiorstwa. Wprawdzie taka osoba ma obowiązek udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, ale tylko w zakresie wynikającym z wy konywanych czynności lub zadań. Prośby o wyjaśnienia w szerszym zakresie powinny być kierowane w pierwszej kolejności do pełnomocnika, następnie do stałego reprezentanta, a w końcu do kontrolowanego.
WNIOSEK
Wyznaczenie stałego reprezentanta do kontroli podatkowych, o ustanowienie pełnomocnika do danej kontroli podatkowej albo pozostanie tylko przy wskazaniu reprezentanta w trakcie danej kontroli podatkowej na czas nieobecności kontrolowanego ma istotne znaczenie, ponieważ różny jest zakres uprawnień tych osób. Od tego, którego zastępcę przedsiębiorca wybierze, uzależniony będzie zakres jego aktywności w trakcie wizyty urzędników.
