Przedsiębiorca zamierzający podjąć działalność transportową o wydanie zezwolenia występuje do właściwego starosty albo do Głównego Inspektora Transportu Drogowego. To, do której z tych instytucji składa wniosek, zależy od tego, jaki zakres transportu zamierza wykonywać. Starosta jest właściwy do udzielenia zezwolenia na wykonywanie działalności przewoźnika drogowego na terenie Polski. W przypadku transportu międzynarodowego wymagana jest licencja wspólnotowa, którą wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego.
Przedsiębiorca składający wniosek o zezwolenie lub licencję podaje w nim swoje dane określone w ustawie o transporcie drogowym. Gdy prowadzi jednoosobową firmę – wymagana jest informacja o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. A gdy jest spółką prawa handlowego – numer z Krajowego Rejestru Sądowego. Przedsiębiorca podaje też nr NIP i określa rodzaj transportu drogowego oraz informuje: jakimi i iloma pojazdami będzie wykonywał działalność.
We wniosku musi również wskazać numer certyfikatu kompetencji zawodowych. Jego zdobycie poprzedzone jest egzaminem, na którym trzeba wykazać się znajomością przepisów i zasad prowadzenie działalności transportowej. Nie ma obowiązku, by certyfikat miał właściciel firmy transporotowej. Wystarczy, że zatrudni osobę, która go posiada. Wówczas przedsiębiorca dołącza do wniosku oświadczenie wskazanej osoby, w którym ona potwierdza, że będzie odgrywać rolę zarządzającego transportem.
Przedsiębiorca musi też wykazać, że znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej podjęcie i prowadzenie działalności transportowej. Podstawą jest zabezpieczenie finansowe, którego wysokość zależy od liczby pojazdów. Wynosi ono 9 tys. euro – dla pierwszego pojazdu przeznaczonego do transportu drogowego – i 5 tys. euro dla każdego następnego.
Zgodnie z rozporządzeniem parlamentu europejskiego i rady (WE) NR 1071/2009 ustanawiającym wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego przedsiębiorca może wykazać posiadanie odpowiednich środków finansowych na podstawie poświadczonych przez audytora lub odpowiednio upoważnioną osobę rocznych sprawozdań finansowych. Taka forma poświadczenia odpowiedniej zdolności finansowej jest jednak dla tych, którzy już działają w transporcie, a nie dopiero uruchamiają taką działalność. Ci ostatni mogą zaś przedstawić zabezpieczenie w postaci gwarancji bankowej lub ubezpieczenia, w tym ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej.
Przedsiębiorca starający się o uzyskanie licencji lub zezwolenia musi też mieć tzw. dobrą reputację. A gdy prowadzi już działalność gospodarczą, powinien uważać, by jej nie stracić. Konsekwencją tego jest bowiem odebranie licencji lub zezwolenia. O utracie dobrej reputacji decyduje Inspekcja Transportu Drogowego, która wszczyna postępowanie administracyjne w tej sprawie. Powodem może być wyrok skazujący lub sankcje za naruszenia przepisów prawa o ruchu drogowym (np. brak zezwolenia na przewóz towarów niebezpiecznych, przeładowanie pojazdu czy zły stan techniczny ciężarówki).
