Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ) to jeden z najistotniejszych dla przedsiębiorców dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W SIWZ zamawiający określa, jakie warunki udziału w postępowaniu stawia przedsiębiorcom - wykonawcom, w jaki sposób ocenia ich spełnienie, co jest przedmiotem zamówienia oraz jakie są kryteria oceny ofert. Ma ona pierwszorzędne znaczenie, gdyż niespełnienie warunków udziału skutkuje wykluczeniem przedsiębiorcy z przetargu. Natomiast zaoferowanie przez niego dostaw, usług lub robót budowlanych niezgodnych z opisem zawartym w SIWZ – odrzuceniem oferty, a lekceważenie kryteriów oceny ofert – ryzykiem przegrania przetargu.
Stąd też postanowienia SIWZ należy tak formułować, by były dla wykonawcy zrozumiałe. Postulat ten nie zawsze jest realizowany. Dlatego też w Prawie zamówień publicznych przewidziano procedurę wyjaśniania treści SIWZ. W praktyce jest tak, że wykonawcy bardzo często z niej korzystają.
Wyjaśnienia treści specyfikacji dokonuje zamawiający na wniosek wykonawcy. Aby zagwarantować sobie uzyskanie odpowiedzi, przedsiębiorca powinien złożyć wniosek do upływu połowy terminu składania ofert. Liczy się dzień, w którym wniosek rzeczywiście wpłynie do zamawiającego, a nie na przykład data wysłania wniosku pocztą, czy przekazania kurierowi. Jeśli wniosek zostanie złożony po upływie tego terminu, zamawiający może udzielić wyjaśnień, lecz nie ma takiego obowiązku. Brak takiego obowiązku zamawiającego występuje również w przypadku, gdy wniosek wykonawcy dotyczy już udzielonych wyjaśnień. Może się zdarzyć, że odpowiedź zamawiającego była niejasna, stąd wydaje się, że brakuje powodów, dla których wykonawca nie mógłby liczyć na jej doprecyzowanie.
Zamawiający powinien udzielić wyjaśnień niezwłocznie, najpóźniej jednak na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, chyba że wartość zamówienia jest niższa niż tzw. progi unijne – wówczas na 2 dni przed terminem.
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje przedsiębiorcom, którym przekazał specyfikacje, bez ujawniania źródła zapytania. W przypadku, gdy specyfikacja została udostępniona na stronie internetowej, zamawiający ma obowiązek zamieścić ją na tej stronie.
