Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.) zawiera narzędzia, które pozwalają dyscyplinować urzędników. Znajdą one zastosowanie, gdy organ przekroczy ustawowy termin załatwiania sprawy lub nie dotrzymuje ustalonego wcześniej przez siebie, w trybie art. 36 § k.p.a., terminu.

W takim przypadku organ pozostaje w zwłoce w załatwieniu sprawy. Stronie przysługują wówczas środki prawne, których celem jest zobligowanie go do załatwienia sprawy – w praktyce najczęściej do wydania decyzji.

Krok 1. Ustal, czy organ jest w zwłoce

Z art. 35 k.p.a. wynika, że sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Urząd powinien zająć się niezwłocznie sprawami, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę (łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania) lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Ważne!

Gdy w sprawie trzeba przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, sprawa powinna być załatwiona w ciągu miesiąca, a gdy jest szczególnie skomplikowana – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, w postępowaniu zaś odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Z bezczynnością organu będziemy mieli jednak do czynienia nie tylko, gdy w ustawowym terminie nie wyda on decyzji administracyjnej, ale również w sytuacji, gdy powinien podjąć czynności, do których jest ustawowo zobligowany, ale tego nie robi. Przykładowo, gdy podanie nie spełnia wymogów formalnych, obowiązkiem organu jest wezwanie do jego uzupełnienia, nie zaś oczekiwanie na interwencję strony związaną z brakiem rozstrzygnięcia. Podobnie gdy organ, do którego wniesiono podanie, jest niewłaściwy. Konieczne jest wówczas zastosowanie rozwiązań mających na celu skierowanie strony na właściwe tory postępowania.

Krok 2. Napisz zażalenie

Jeśli urząd nie dotrzymuje wspomnianych wyżej terminów i sprawa się wlecze albo nic się nie dzieje (choć powinno), wolno złożyć zażalenie do organu wyższego stopnia. Samo zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie nie jest środkiem kontroli rozstrzygnięć podjętych w postępowaniu administracyjnym, lecz ma na celu spowodowanie, aby rozstrzygnięcie takie w ogóle zostało podjęte.

W zażaleniu trzeba podać podstawowe informacje, czyli wskazać osobę, jej adres oraz żądanie, uzasadnienie i podpis. Treścią żądania będzie wyznaczenie przez organ wyższego stopnia organowi prowadzącemu postępowanie dodatkowego terminu załatwienia sprawy oraz wydanie zarządzeń, o których mowa w art. 37 § 2 k.p.a. W uzasadnieniu zaś konieczne jest opisanie stanu faktycznego, ze szczególnym uwzględnieniem terminu złożenia podania, spełnienia wymogów formalnych podania i brakiem rozstrzygnięcia właściwego w sprawie organu (patrz przykładowy wzór).

Zażalenie może być wniesione wyłącznie przez uczestnika postępowania, to jest przez stronę lub organizację społeczną działającą na prawach strony albo przez prokuratora lub rzecznika praw obywatelskich.

Krok 3. Sprawdź, który organ jest właściwy

Organami wyższego stopnia – w myśl k.p.a. – są w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego (czyli gmin, gdy sprawą zajmuje się wójt, burmistrz, prezydent miasta, a w powiecie starosta) samorządowe kolegia odwoławcze (chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej), a w stosunku do wojewodów – właściwi w sprawie ministrowie.

Jeśli w pierwszej instancji sprawę prowadzi organ administracji publicznej inny niż wymienione, zażalenie trzeba będzie skierować do odpowiedniego organu nadrzędnego lub właściwego ministra, a gdy ich nie ma – do organów państwowych sprawujących nadzór nad ich działalnością. Gdy w pierwszej instancji występują organy organizacji społecznych, w drugiej właściwe będą odpowiednie organy wyższego stopnia tych organizacji, a gdy ich nie ma – organ państwowy sprawujący nadzór nad ich działalnością.

W przypadku zaś bezczynności ministra oraz samorządowego kolegium odwoławczego art. 37 § 1 k.p.a. nie będzie miał zastosowania, bo w stosunku do nich nie ma organu wyższego stopnia. W takiej sytuacji, stosując zasadę autokontroli działania organu oraz pierwszeństwa postępowania administracyjnego w stosunku do postępowania sądowego, należy przyjąć, że przed wniesieniem skargi trzeba wezwać organ do usunięcia naruszenia prawa polegającego na niezałatwieniu sprawy w terminie.

Potwierdza to postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 grudnia 2011 r. (I OSK 2278/11), w którym podkreślił, że na niezałatwienie sprawy w terminie stronie przysługuje zażalenie do organu wyższego stopnia a gdy takiego nie ma – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

Krok 4. Ustal, na co możesz liczyć

Gdy organ wyższego stopnia uzna, że zażalenie jest uzasadnione, wyznaczy dodatkowy termin na załatwienie sprawy (możliwie najkrótszy). Powinien również zarządzić wyjaśnienie przyczyn niezałatwienia sprawy w terminie i ustalenie osób winnych. Może również, gdy zajdzie taka potrzeba, podjąć środki zapobiegające naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości.

Przy rozstrzyganiu o zasadności zażalenia organ wyższego stopnia bierze pod uwagę stan faktyczny i prawny istniejący w momencie podejmowania rozstrzygnięcia. Ma to ten skutek, że jeśli po wniesieniu zażalenia organ stopnia podstawowego rozstrzygnie sprawę (chcąc np. uniknąć zarządzeń dyscyplinujących lub ewentualnego postępowania dyscyplinarnego pracownika), to wtedy organ wyższego stopnia uzna wniesione zażalenia za nieuzasadnione, bo w dacie podejmowania rozstrzygnięcia sprawa będzie już załatwiona.

Organ wyższego stopnia wydaje postanowienie. Nie podlega ono zaskarżeniu. Jest jednak potrzebne, by móc złożyć skargę do sądu administracyjnego (to warunek formalny).

Krok 5. Złóż skargę do sądu

Osoba niezadowolona z tego, że urzędnicy prowadzą jej sprawę opieszale, może się również poskarżyć do sądu. Skargi nie wnosi się jednak bezpośrednio do niego. Trzeba to zrobić za pośrednictwem organu, na którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest ona wnoszona. Organ ten musi przekazać ją do wojewódzkiego sądu administracyjnego wraz ze swą odpowiedzią w ciągu 30 dni. Przepisy pozwalają mu także, w zakresie swojej właściwości, na uwzględnienie skargi w całości, zanim sąd wyznaczy dzień rozprawy.

Co istotne, niezadowolonemu skargę wolno wnieść dopiero po wyczerpaniu środków zaskarżenia (jeśli służyły w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie). Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje już żaden środek (zażalenie, odwołanie czy wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy). Jeśli zatem np. sprawa utknie w samorządowym kolegium odwoławczym, wolno się skarżyć (bo nad nim nie ma już instancji odwoławczej).

Skarga poza tym, że powinna spełniać wymagania stawiane pismom procesowym, ma także wskazywać organ, którego bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania dotyczy (czyli trzeba wskazać np., że to np. samorządowe kolegium odwoławcze przewleka naszą sprawę).

Jeżeli sąd administracyjny uwzględni skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez urzędników, to zobowiąże opieszały organ do wydania w określonym terminie decyzji. Nie ma zaś możliwości rozstrzygnięcia sprawy za ten organ.

Ważne!

Z wniesieniem skargi do sądu wiąże się obowiązek uiszczenia wpisu. Jeśli tego nie zrobimy, sąd naszym pismem się nie zajmie. Wpis wynosi 100 zł.