Kontrole PIP dotyczące prawnej ochrony pracy opierają się głównie na dokumentach. Jeśli jednak na ich podstawie inspektor nie może ustalić wszystkich niezbędnych faktów i okoliczności, wówczas ma prawo przesłuchiwać w charakterze świadków obecnych i byłych pracowników, a także osoby, które wykonują lub wykonywały pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Przy czym takie przesłuchanie może mieć charakter uzupełniający względem danych wynikających z dokumentów (np. potwierdzać fakt odbycia przez pracownika szkolenia z BHP lub jego zakresu). Może się jednak zdarzyć również tak, że wszystkie ustalenia kontrolne będą opierały się na informacjach uzyskanych w trakcie żmudnych przesłuchań świadków.

Utajnienie na zachętę

Tak właśnie się dzieje w przypadku kontroli dotyczących zjawiska mobbingu, którego występowania w firmie nie sposób stwierdzić lub wykluczyć w inny sposób (np. na podstawie dokumentów). Wybierani przez inspektora świadkowie nie zawsze jednak palą się do udzielania mu informacji o atmosferze czy relacjach międzyludzkich w firmie, zwłaszcza jeśli nie należą one do najlepszych. I trudno im się dziwić, szczególnie jeśli nadal tam pracują.

Z pomocą przychodzi im art. 23 ust. 2 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm.), zgodnie z którym jeśli zachodzi uzasadniona obawa, że udzielenie inspektorowi pracy informacji w sprawach objętych kontrolą przez pracownika lub osobę zatrudnioną na innej podstawie mogłoby narazić ją na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tej informacji, inspektor pracy może wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tej osoby, w tym danych osobowych.

Decyduje inspektor...

Wydanie takiego postanowienia jest prawem, a nie obowiązkiem inspektora. Jego decyzja w tej sprawie ma charakter uznaniowy, co potwierdził WSA w Gliwicach w wyroku z 4 listopada 2009 r. (IV SA/GL 357/09).

Jednak sąd wskazał wtedy jednocześnie, że uznanie to nie może oznaczać dowolności organu przy podejmowaniu decyzji. Musi on uwzględniać obiektywne kryteria faktyczne i prawne pozwalające na ocenę zasadności argumentów świadka.

Uwaga! Decyzja w konkretnej sprawie zależy więc od tego, czy świadkowi uda się przekonać inspektora o tym, że ujawnienie informacji zawartych w protokole przesłuchania może wiązać się z realnym ryzykiem uszczerbku lub zarzutów. Obawa ta musi być przy tym uzasadniona. Oznacza to, że powinna wynikać przynajmniej z uprawdopodobnionych okoliczności faktycznych.

Istnienie zagrożenia oraz to, czy obawa jest uzasadniona, należy przy tym rozumieć jako zobiektywizowaną obawę niebezpieczeństwa wystąpienia niekorzystnych skutków dla pracownika lub innej osoby. Inspektor powinien w takim przypadku określić kategorię wartości czy dóbr, które w konkretnej sprawie mogłyby być zagrożone przez ujawnienie tożsamości osoby przesłuchiwanej (wyrok WSA w Gliwicach z 9 grudnia 2009 r., IV SA/Gl 355/09).

...na uzasadniony wniosek

Podstawą wydania przez inspektora postanowienia o utajnieniu części protokołu przesłuchania jest wniosek zainteresowanego świadka. Powinien w nim wskazać okoliczności uzasadniające obawę narażenia tego pracownika na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia informacji inspektorowi (§ 3 ust. 1 Zarządzenia nr 18/2007 Głównego Inspektora Pracy z 26 listopada 2007 r. w sprawie określenia zasad postępowania z protokołami przesłuchań i innymi dokumentami, na które rozciąga się obowiązek zachowania tajemnicy służbowej, wydanego na podstawie art. 23 ust. 6 ustawy o PIP).

Dokument ten załącza się do protokołu przesłuchania. Co istotne, przystępując do przesłuchania inspektor pracy powinien pouczyć świadka o prawie złożenia takiego wniosku. Natomiast fakt udzielenia takiego pouczenia odnotowuje się w protokole przesłuchania, potwierdzonym podpisem osoby przesłuchiwanej. Uwzględnienie wniosku pracownika powoduje, że protokołowi z jego przesłuchania nadaje się klauzulę „zastrzeżone" w trybie wynikającym z ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (DzU nr 182, poz. 1228) i wyłącza się z akt kontroli.

Dostęp do szczątkowych zeznań

Nie oznacza to jednak, że pracodawca wcale nie ma możliwości zapoznania się z zarzutami postawionymi mu w zeznaniach złożonych przez zatrudnionych. W myśl bowiem § 5 przywołanego powyżej Zarządzenia nr 18/2007 GIP, z objętych tajemnicą protokołów przesłuchań sporządza się uwierzytelnione odpisy, z pominięciem danych osobowych świadka (tj. jego imienia, nazwiska, numeru ewidencyjnego PESEL i miejsca zamieszkania, jak również adresu do korespondencji) oraz innych okoliczności umożliwiających ujawnienie jego tożsamości.

Dopiero tak przygotowane odpisy załącza się do protokołu pokontrolnego, który otrzymuje pracodawca. W praktyce więc wydanie przez inspektora postanowienia o zachowaniu w tajemnicy tożsamości pracownika oraz okoliczności mogących go ujawnić oznacza, że pracodawca ma dostęp do bardzo okrojonej wersji protokołu przesłuchania świadka incognito.

Przykład

Pracownica poskarżyła się do PIP, że przełożony ją mobbinguje. Wskazała przy tym współpracowników, którzy byli świadkami jego niewłaściwych zachowań czy wypowiedzi. Osoby te, w złożonych inspektorowi zeznaniach, potwierdziły fakt werbalnych ataków na pracownicę. Ponieważ jednak często były jedynymi ich świadkami zastrzegły, że boją się konsekwencji, jakie wyciągnie wobec nich pracodawca za ujawnianie wewnętrznych spraw firmy.

Inspektor uznał, że obawa ta jest uzasadniona. Na tej podstawie wydał postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tych pracowników. W efekcie inspektor udostępni pracodawcy odpisy protokołów przesłuchań, z których usunie nie tylko ich dane osobowe, ale również całe opisy niektórych zdarzeń (np. przeprowadzonych w ich obecności rozmów przełożonego ze skarżącą się pracownicą).

Jeśli bowiem miały one miejsce w gronie jedynie trzech osób, z których jedna jest poszkodowaną, druga mobberem, a trzecia świadkiem, to pracodawca nie miałby problemów z ustaleniem tożsamości świadka. W przypadkach, gdy większość zachowań składających się na mobbing ma miejsce w tak wąskim gronie, przekazany pracodawcy protokół przesłuchania świadka jest mało czytelny. Większość istotnych faktów trzeba bowiem z niego usunąć.

Zdarzają się sytuacje, w których nawet płeć zeznającego mogłaby umożliwić pracodawcy ustalenie jego tożsamości. W takich przypadkach ingerencja inspektora w protokół jest jeszcze głębsza. Dotyczy bowiem wszystkich sformułowań, z których można by wywnioskować płeć pracownika.

Sposób obrony

Trudno polemizować z zarzutami, z którymi nie można się w pełni zapoznać. Jednak pracodawca nie jest bezsilny wobec postanowienia inspektora w sprawie utajnienia danych świadka. Może bowiem złożyć na nie zażalenie w terminie trzech dni od doręczenia postanowienia w tej sprawie.

Ponieważ w praktyce dokumenty te są przekazywane łącznie z protokołem z kontroli, zatem to od tej daty liczy się trzydniowy termin na wniesienie zażalenia. Z tego względu inspektor pracy powinien wstrzymać się z wydawaniem środków prawnych w oparciu o ustalenia wynikające z przesłuchania świadka, którego dane zostały utajnione, do momentu upływu terminu na wniesienie zażalenia lub do czasu rozpatrzenia zażalenia i utrzymania w mocy wydanego postanowienia. Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o PIP zażalenie rozpatruje właściwy okręgowy inspektor pracy, a samo postępowanie toczy się bez udziału pracodawcy i z wyłączeniem jawności.

W przypadku uwzględnienia zażalenia podmiotu kontrolowanego, protokół z przesłuchania podlega zniszczeniu, a inspektor zamieszcza w obu egzemplarzach protokołu z kontroli wzmiankę o zniszczeniu protokołu, którego dotyczyło uchylone postanowienie. W praktyce oznacza to, że inspektor pracy nie może wydać żadnych środków prawnych w oparciu o protokoły przesłuchań, które zostały zniszczone.

Zatem mimo braku przepisów regulujących postępowanie okręgowego inspektora pracy dotyczącego rozpatrywania zażaleń na postanowienie o utajnieniu osoby świadka, warto je składać. Pracodawca niczym bowiem nie ryzykuje, a może tylko zyskać.

Wątpliwe kwestie

Droga odwoławcza od postanowienia inspektora o utajnieniu danych świadka budzi dość poważne wątpliwości, choćby ze względu na fakt, że to jego przełożony decyduje o uchyleniu lub podtrzymaniu wydanego postanowienia o utajnieniu. Ponadto pracodawca nie ma żadnego wpływu na wynik postępowania.

Prawdziwą niespodzianką jest to, że decyzja okręgowego inspektora pracy nie podlega kontroli sądowej.

Bez drogi sądowej

Na postanowienie o świadku incognito nie przysługuje skarga do sądu administracyjnego, a gdyby została złożona, powinna być odrzucona jako niedopuszczalna. Jej rozpoznanie stanowi wadę skutkującą nieważnością całego postępowania, która obliguje sądy wyższych instancji do uchylenia wydanego wyroku i odrzucenia skargi bez możliwości odniesienia się do stawianych w niej zarzutów. Powyższe wynika z faktu, że ocena wyroku wydanego w nieważnym postępowaniu jest bezprzedmiotowa, skoro niezależnie od jej wyniku orzeczenie to podlega uchyleniu.

Za przyjęciem takiej interpretacji przemawia również fakt, iż postępowanie kontrolne nie stanowi postępowania administracyjnego w ścisłym tego słowa znaczeniu, więc wydane w jego toku postanowienia o zachowaniu w tajemnicy tożsamości świadka nie jest postanowieniem wydanym w toku postępowania administracyjnego.

Zwrócił na to uwagę NSA w Warszawie w postanowieniu z 12 sierpnia 2010 r. (I OSK 315/10) uznając, że jest to szczególne rozwiązanie prawne przyjęte dla potrzeb postępowania kontrolnego, a co za tym idzie – postanowienie wydane w wyniku zażalenia nie podlega kontroli sądów administracyjnych. Co równie istotne, postanowienie to nie kończy postępowania ani nie rozstrzyga o istocie sporu, przez co nie może podlegać kontroli w oparciu o art. 3 § 2 pkt 2 p.p.s.a.

Potwierdza to bogate orzecznictwo sądów administracyjnych, na czele z postanowieniem NSA z 27 lipca 2010 r. (I OSK 265/10), w którym wskazał on, że postanowienie inspektora pracy wydane na podstawie art. 23 ust. 2 ustawy o PIP w przedmiocie zachowania w tajemnicy danych osobowych podmiotu udzielającego informacji i okoliczności umożliwiających jego ujawnienie nie należy do kategorii postanowień, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r.

Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU nr 153, poz. 1270 ze zm.) ani do kategorii aktów lub czynności, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 tej ustawy.

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, aktualnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp. j.