Na podstawie kodeksu pracy można sformułować definicję podróży służbowej. Jest to wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przy prawidłowym ustaleniu czasu pracy w podróży służbowej podstawowe jest określenie miejsca wykonywania pracy przez podwładnego. Siedziba pracodawcy ma w tej definicji znaczenie, jeśli pracownik wykonuje pracę w tej siedzibie. Trudno byłoby bowiem odmówić uznania pracownikowi, że wykonywał pracę w zakresie podróży służbowej, jeżeli z miejsca wykonywania zadań udaje się do niejednokrotnie odległej siedziby pracodawcy.

Przykład 1

W umowie o pracę pan Michał ma wskazane Zakopane jako stałe miejsce pracy. Zgodnie z KRS siedziba przedsiębiorcy będącego jego pracodawcą znajduje się w Warszawie. Jeżeli pracownik będzie wykonywał określone obowiązki służbowe w siedzibie pracodawcy w Warszawie, będzie to czynił w zakresie podróży służbowej poza stałym miejscem wykonywania zadań, którym jest dla niego Zakopane. Zarówno czas pracy, jak i koszty tego wyjazdu należy mu rozliczyć zgodnie z przepisami o podróżach służbowych.

Jakie etapy wyjazdu

Cały problem związany z zaliczeniem podróży służbowej podwładnego do czasu pracy wynika z tego, że składa się ona z różnych etapów. Należą do nich:

- czas przejazdu do miejsca wykonywania zleconych zadań,

- czas wykonywania zleconych obowiązków poza stałym miejscem pracy,

- czas pozostawania w miejscu delegowania, nie wykonując pracy,

- czas powrotu z miejsca oddelegowania.

Te okresy mogą się mieścić w ustalonym, zgodnie z grafikiem, czasie pracy obowiązującym pracownika. Niewykluczone jednak, że tylko niektóre z tych etapów przypadną w granicach czasu pracy zaplanowanego podwładnemu na dany dzień.

Na tym tle powstało wiele kontrowersji i rozbieżności co do zakresu, w jakim podróż służbową należy zaliczyć do pracowniczego czasu pracy. Opinie komentatorów są tu niejednolite i zależą od tego, z którym z tych okresów mamy do czynienia. Nie ma wątpliwości, że czas świadczenia pracy na rzecz pracodawcy podczas podróży służbowej wlicza się do czasu pracy. Zarówno wtedy, gdy praca ta była wykonywana w obowiązujących podwładnego godzinach pracy zgodnie z jego harmonogramem, jak i poza nimi. Wątpliwości pojawiają się jednak przy tej części delegacji, która nie jest związana bezpośrednio z wykonywaniem czynności na rzecz pracodawcy, a jedynie stanowi niezbędny element poprzedzający i następujący po nich.

Chodzi o dojazd do miejsca, w którym czynności służbowe mają być wykonywane oraz czas pozostawania w miejscu oddelegowania po zakończonej pracy i powrotu do stałego miejsca realizacji zadań. Zarówno w orzecznictwie, jak i doktrynie utarł się jednak pogląd, że do czasu pracy podwładnego należy zaliczyć tylko ten okres dojazdu, pozostawania w miejscu oddelegowania lub powrotu z podróży służbowej, który przypada w normalnych (harmonogramowych) godzinach pracy tej osoby.

Przykład 2

Pan Marcin ma ustalony stały rozkład czasu pracy od poniedziałku do piątku od 8 do 16. W podróż służbową został wydelegowany w poniedziałek. Wyjechał z dworca PKP o 8 i do miejscowości docelowej przyjechał o 9, gdzie wykonywał obowiązki służbowe do 15. Następnie podróż powrotną odbył od 15 do 16. W takim wypadku pracownikowi należy zewidencjonować w tym dniu pracę przez osiem godzin - od 8 do 16, bez względu na to, że jadąc pociągiem w obie strony, nie wykonywał żadnej efektywnej pracy na rzecz pracodawcy.

Przykład 3

We wtorek pan Marcin, wykonując podróż służbową, wyjechał z dworca PKP o 6 i przyjechał do celu o 10. Następnie po wykonaniu pracy wracał pociągiem od 12 do 16. Tu też pracownikowi należy zewidencjonować w tym dniu pracę przez osiem godzin - od 8 do 16, mimo że rozpoczął podróż o 6.

Przykład 4

W środę pan Marcin w delegację wyjechał z dworca PKP o 6 i do celu dotarł o 10. Po wykonaniu pracy wracał z delegacji, jadąc pociągiem od 14 do 18. Tu ponownie należy zapisać podwładnemu w tym dniu pracę przez osiem godzin - od 8 do 16, bez względu na to, że rozpoczął podróż o 6 i zakończył o 18. Spośród ośmiu godzin spędzonych w podciągu na dojeździe i powrocie z miejsca oddelegowania, do pracowniczego czasu pracy wliczy się tylko cztery godziny pozostające w obrębie harmonogramowych godzin pracy podwładnego, tj. od 8 do 10 i od 14 do 16. Pozostałe godziny spędzone w pociągu nie zaliczają się do czasu pracy pana Marcina.

Przykład 5

W czwartek pan Marcin wyjechał z dworca PKP o 4 i przyjechał do celu o 8. Po wykonaniu pracy jechał pociągiem od 16 do 20. W takim wypadku pracownikowi należy zewidencjonować w tym dniu pracę przez osiem godzin od 8 do 16. Całości spędzonego przez zatrudnionego czasu na dojeździe i powrocie z miejsca oddelegowania nie można potraktować jako jego czasu pracy.

Przykład 6

W piątek pan Marcin wyjechał pociągiem o 6 i przyjechał do celu o 10. Wykonywanie obowiązków służbowych, do których został oddelegowany, zakończył o 12. Następnie w oczekiwaniu na pociąg powrotny, który miał dopiero o 16, zwiedzał miejscowość. Godziny od 16 do 20 spędził w pociągu, w podróży powrotnej. W takiej sytuacji pracownikowi też należy zaliczyć w tym dniu pracę przez osiem godzin od 8 do 16, bez względu na to, że nie wykonywał obowiązków służbowych od 12 do 16. To na pracodawcy ciąży wymóg zorganizowania pracy w sposób umożliwiający pełne wykorzystanie przez podwładnego wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony

Dojazd w dniu wolnym

Identyczne reguły obowiązują, gdy dojazd do miejsca oddelegowania odbywa się w dniu wolnym od pracy.

Przykład 7

Pan Jacek, pracujący od poniedziałku do piątku od 8 do 16, został oddelegowany do Warszawy na jeden dzień (poniedziałek), gdzie musiał uczestniczyć w konferencji, która rozpoczynała się o 8 w tym dniu. Pracownik podróżował tam zatem w dniu poprzedzającym (niedziela) i przez siedem godzin (od 7 do 14) prowadził samochód służbowy. W poniedziałek wziął udział w konferencji, która trwała od 8 do 21. W kolejnym dniu (wtorek) od 7 do 14 wracał autem służbowym.

Panu Jackowi szef powinien zewidencjonować 13 godzin pracy w poniedziałek (osiem godzin harmonogramowych oraz pięć godzin nadliczbowych). Także we wtorek pracownikowi należy zaznaczyć w ewidencji pracę przez osiem godzin (przy założeniu, że po powrocie z podróży o 14 do 16 wykonywał swoje normalne obowiązki). Niedziela, choć pracownik prowadził auto, aby dojechać do miejsca delegowania, jest dla niego dniem wolnym i tak też powinna być zapisana. To, że pracownik prowadził pojazd służbowy, nie będzie tu naruszało przepisów dotyczących odpoczynków tygodniowych.

Przykład ten jednoznacznie wskazuje, że reguła stanowiąca, iż okresów dojazdu i powrotu pracownika z miejsca oddelegowania przypadających poza jego normalnymi godzinami pracy nie wlicza się do czasu pracy, działa także przy podróży w dniach wolnych od pracy.

Nie ma zatem przeszkód, aby szef polecił podwładnemu delegacyjny wyjazd w dniu dla niego wolnym od pracy, w tym w niedzielę lub święto. Pod warunkiem, że w czasie tej podróży zatrudniony nie będzie wykonywał pracy. Gdyby jednak w tym dniu musiał świadczyć pracę, np. wioząc samochodem innych pracowników na konferencję, wówczas byłaby to praca w niedzielę. Należy ją zrekompensować dniem wolnym od zadań w najbliższym tygodniu. Dla prowadzącego pojazd będzie to zatem czas pracy, natomiast dla pozostałych pracowników, którzy są pasażerami, już nie.

Przykład 8

Trzech pracowników firmy zlokalizowanej w Warszawie oddelegowano na jeden dzień (poniedziałek) do pracy w jej oddziale w Krakowie. Pracodawca wypisał im polecenie wyjazdu służbowego samochodem firmowym i oznaczył jako kierowcę wyłącznie dwóch pracowników, czyli panów Piotra i Pawła, gdyż trzeci z nich nie miał prawa jazdy. Zatrudnieni wyjechali w podróż służbową w niedzielę o 8 i dotarli na miejsce o 18.

W poniedziałek uczestniczyli w naradzie od 8 do 16. We wtorek w podróży powrotnej byli od 8 do 18. W tej sytuacji temu pracownikowi, który nie prowadził auta służbowego, szef musi zewidencjonować czas pracy w poniedziałek i wtorek od 8 do 16. Natomiast panom Pawłowi i Piotrowi należy zaznaczyć w ewidencji czas pracy w dniu wolnym (niedziela) przez taką liczbę godzin, jaką prowadzili auto, np. pan Piotr od 8 do 13, a pan Paweł od 13 do 18.

W poniedziałek czas pracy był identyczny dla wszystkich uczestników delegacji i wynosił osiem godzin. We wtorek kierowcy prowadzili pojazd w drodze powrotnej w identycznych godzinach jak podczas dojazdu (pan Piotr od 8 do 13, pan Paweł od 13 do 18). Ponieważ wtorek jest już ich harmonogramowym dniem pracy, należy zarejestrować pracę pana Piotra od 8 do16, a pana Pawła od 8 do 18. -