Zgodnie z przepisami unijnymi kierowca powinien mieć przy sobie tzw. wykresówki (dane na karcie cyfrowej) za 28 dni poprzedzających ten, w którym prowadzi pojazd. Gdy przez część tego okresu nie kierował pojazdem, to pracodawca wydaje mu zaświadczenia o tym, co się z nim działo w tym czasie.

W Polsce podstawę prawną do wydania takich zaświadczeń stanowi art. 31 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU z 2012 r., poz. 1155, dalej ustawa). Zgodnie z nim dokument wystawia się w sześciu przypadkach. Chodzi o:

- zwolnienie lekarskie,

- urlop wypoczynkowy,

- czas wolny od pracy (okresy inne niż wymienione wyżej lub niżej),

- prowadzenie pojazdu wyłączonego ze stosowania rozporządzenia WE nr 561/2006 lub umowy AETR (bez tachografu),

- wykonywanie innej pracy niż prowadzenie pojazdu,

- pozostawanie w gotowości w rozumieniu art. 9 ust. 1 ustawy, czyli dyżur.

Zaświadczenia trzeba wydawać na unijnym druku wprowadzonym decyzją Komisji nr 2007/230/WE. Wypełnia się go komputerowo, a podpisuje go przedstawiciel pracodawcy i kierowca, potwierdzając prawdziwość zawartych w nim danych.

Od kiedy do kiedy ewidencjonować

Jeśli jest kilka przyczyn nieprowadzenia pojazdu występujących w 28 dniach poprzedzających wyjazd kierowcy, to musi on mieć odrębne zaświadczenia na każdą z nich. Za każdym razem bowiem w druku można zaznaczyć tylko jedną z rubryk od 14 do 19, które wskazują powody, dlaczego szofer nie prowadził pojazdu. W każdym wypadku trzeba podać dokładne zarówno daty, jak i godziny rozpoczynania i kończenia poszczególnych okresów.

Tutaj już pojawia się rozbieżność między zasadami prawa pracy a praktyką kontrolną Inspekcji Transportu Drogowego. Ta ostatnia wymaga bowiem ciągłości czasowej poszczególnych dokumentów. Oznacza to, że gdy rejestracja na tachografie kończy się we wtorek o 18, to od tego momentu powinno być wystawione zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu. Jeśli przyczyną tego będzie zwolnienie lekarskie czy urlop wypoczynkowy, to one z punktu widzenia prawa pracy będą widniały w dokumentacji pracowniczej od kolejnego dnia kalendarzowego, a nie od godziny 18 po zakończeniu pracy. Zatem wpisy w zaświadczeniu będą częściowo różniły się od dokumentów kadrowych.

Co z okresem sprzed angażu

W branży transportowej rotacja kierowców jest duża. Często więc firma wysyła w trasę szofera, który dopiero rozpoczął pracę. Wtedy pojawia się uzasadnione pytanie, jak udokumentować, co on robił przez 28 poprzednich dni. Jest to ważne, gdyby trafiła się kontrola drogowa, zanim kierowca popracuje w nowej firmie przez miesiąc i uzbiera nową dokumentację.

W zaświadczeniu unijnym w rubryce 11 obligatoryjnie wpisuje się dzień, miesiąc i rok rozpoczęcia pracy przez szofera w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie to jest nowe w porównaniu z wcześniejszymi dokumentami. Można więc argumentować, że powinno ono chronić firmę, zwalniając ją z konieczności wystawienia papieru z okresu poprzedzającego zaaangażowanie kierowcy.

Niestety praktyka jest inna, gdyż ITD również w takich przypadkach wymaga posiadania zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu, które powinny być wystawione na podstawie oświadczeń odebranych od szoferów.

Problem polega na tym, że przepisy nie zobowiązują do składania takich deklaracji. Pracodawcy nie mają zatem żadnych narzędzi pozwalających skontrolować takie dokumenty czy wymusić na kierowcy złożenia takiego oświadczenia. Praktykę taką poparł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 15 marca 2012 r. (II SA/Gl 41/12).

Stwierdził, że zaświadczenie wydane w trybie art. 31 ust. 1 ustawy ma uzupełnić niepełną informację wynikającą z wykresówek, które zostaną okazane przez kierowcę podczas kontroli. Zatem to zaświadczenie ma wyjaśnić przyczynę i usprawiedliwić to, że kontrolowany nie ma wykresówek. W ocenie WSA, zanim pracodawca podpisze angaż z pracownikiem kierowcą, powinien odebrać od niego oświadczenie co do formy i charakteru zatrudnienia w okresie poprzedzającym. Dokument o nieprowadzeniu pojazdu może być potem wystawiony na podstawie takiego oświadczenia. WSA podkreślił, że nie ma podstaw do przyjęcia, że dane zawarte w zaświadczeniu z art. 31 ust. 1 ustawy nie mogą opierać się na oświadczeniu kierowcy.

Jak wykazać dłuższy brak aktywności

Dość często zdarzają się urlopy wypoczynkowe czy zwolnienia chorobowe trwające ponad siedem dni (np. dwutygodniowe wakacje). W takiej sytuacji okresy nieobecności obejmują dni robocze oraz dni planowo wolne od pracy, zazwyczaj są to soboty, niedziele i święta. Inspekcje transportu drogowego w Europie nie wymagają wtedy osobnych zaświadczeń.

W trakcie kontroli weryfikują, czy w tym czasie kierowca odebrał odpoczynek tygodniowy lub czy pracował. Jednak dla ewidencji czasu pracy zaświadczenie wystawione na 14 dni wzbudza wątpliwości dotyczące, ile faktycznie miał tej absencji. Przy urlopie bardzo istotny jest wymiar godzinowy, który dla 14 dni możemy określić jako 80 (8 godzin x 10 dni) lub 112 (8 godzin x 14 dni) godzin. Ponadto jeżeli kierowca pracuje w systemie równoważnym, sytuację dodatkowo komplikuje możliwość zaplanowania wymiaru wyższego lub niższego od ośmiu godzin w poszczególnych dniach.

Natomiast przy zwolnieniu lekarskim istotne jest to, czy pracownik przebywał na nim 10 dni czy 14 dni, ponieważ rozlicza się go według dni kalendarzowych, a nie dni, w których planowana jest praca.

Wątpliwości wzbudza także wystawianie zaświadczeń na okresy, w których pracownik wykonywał inne prace w ciągu kilku dni. Często szofer od poniedziałku do piątku wykonuje inne prace, np. w magazynie. Zgodnie z art. 31 ustawy zaświadczenie należy wydać na każdy okres, czyli w każdym dniu trzeba przygotować osobny papier na okres pracy, np. od 8 do 16 w każdym dniu oraz osobne dokumenty na odbierane odpoczynki dobowe lub tygodniowe, czyli w każdym dniu zaświadczenie na czas wolny od 16 do 8 następnego dnia.

W praktyce jednak kontrola drogowa akceptuje pojedyncze zaświadczenia wykonywania innych zadań obejmujące cały okres pięciu dni. W trakcie badania dla inspekcji drogowej najważniejsza jest informacja, czy w udokumentowanym okresie szofer odebrał, czy nie odpoczynek tygodniowy.

Przy zaświadczeniach wystawianych na kilka dni pojawia się pytanie, czy to o wykonywaniu innej pracy należy wystawić od poniedziałku od godz. 00 do piątku do godz.24 (czyli na całe dni kalendarzowe), czy od poniedziałku od 8 do piątku do 16 (czyli od momentu rozpoczęcia pracy w pierwszym dniu do jej zakończenia w ostatnim dniu).

Czy firma ma trzymać te dokumenty

Przepisy nie określają jednoznacznie okresu przechowywania zaświadczeń o działalności wystawianych przez przedsiębiorstwo. Zgodnie z art. 31 ustawy „przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy wręcza kierowcy przed rozpoczęciem przez kierowcę przewozu drogowego, a kierowca to zaświadczenie podpisuje".

Takie stanowisko potwierdzają wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 17 lutego 2009 r. (II GSK 759/08), 12 czerwca 2008 r. (II GSK 182/08) i 4 lipca 2007 r. (I OSK 1144/06).

W orzeczeniach tych przyjęto, że zaświadczenie jest ważne tylko w kontrolach drogowych i nie trzeba go okazywać przy weryfikacji w przedsiębiorstwie. W najnowszym wyroku dotyczącym tego zagadnienia z 10 czerwca 2010 r. (VI SA/Wa 481/10) WSA w Warszawie podkreślił, że przepisy wspólnotowe, w tym art. 14 ust. 2 rozporządzenia nr 3821/85, nie nakładają wprost na przedsiębiorcę obowiązku depozytu zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu. Podkreślił, że ta regulacja wprowadza wyłącznie wymóg przechowywania wykresówek przez co najmniej rok po ich użyciu.

Bardzo istotny jest też moment, w którym te zaświadczenia należy wystawić. Określiły go m.in. wyjaśnienia zastępcy głównego inspektora transportu drogowego w piśmie z 8 września 2011 r.

Fragmenty wyjaśnień Głównego Inspektora Transportu Drogowego

„(...) należy podkreślić, że nowe brzmienie przedmiotowego przepisu nie przewiduje możliwości wystawiania przez przedsiębiorcę wskazanego zaświadczenia w sytuacji, gdy kierowca znajdując się z dala od bazy przedsiębiorcy i wykonując zadanie przewozowe nie prowadzi w danym dniu pojazdu, z uwagi na konieczność odebrania np. odpoczynku tygodniowego. Powyższe stwierdzenie wynika bezpośrednio z brzmienia art. 31 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców, który stanowi, iż przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy wręcza kierowcy przed rozpoczęciem przez kierowcę przewozu drogowego wymagane zaświadczenie, a kierowca je podpisuje (...)".

Zgodnie z wyjaśnieniami ITD okresy nieprowadzenia pojazdu może potwierdzić każdy akt pisemny, w szczególności będzie to prowadzony przez firmę rejestr nieobecności lub ewidencja czasu pracy. Oczywiście należy pamiętać, że gdy przedsiębiorstwo zgodnie z art. 25 ustawy zdecyduje się prowadzić ewidencję w formie wykresówek, plików cyfrowych, odczytów oraz zaświadczeń o działalności, to musi je przechować przez trzy lata.

Oczywiście nie wzbudza wątpliwości fakt, że omawianie zaświadczenia o działalności kierowca musi posiadać w trakcie wykonywania przewozu drogowego z okresu ostatnich 28 dni i są one wymagane przez inspekcje w całej Europie w trakcie kontroli drogowej. Jednak pojawia się pytanie, czy zaświadczenie może być wymagane w trakcie kontroli w przedsiębiorstwie, a jeżeli nie, to czy okresy nieprowadzenia pojazdu przez kierowcę mogą być potwierdzone przez inne dokumenty. W tym zakresie zostały przygotowane wyjaśnienia w wytycznych nr 1 głównego inspektora transportu drogowego z 28 lipca 2011 r., w których przyjęto, że:

„(...) W świetle powyższego, na gruncie postępowania administracyjnego należy przyjąć, że dokumentem potwierdzającym fakt nieprowadzenia pojazdu będzie każdy akt pisemny lub zapis na komputerowym nośniku informacji, w oparciu o który organy ITD podczas kontroli w przedsiębiorstwie będą mogły stwierdzić fakt nieprowadzenia przez kierowcę w określonym dniu pojazdu, będą to więc rejestry, listy obecności, zaświadczenia lekarskie, wszelkie urządzenia biurowe występujące u kontrolowanego przedsiębiorcy, karty chipowe itp. W zakresie przedkładania podczas kontroli drogowej inspektorom ITD odpowiedniego dokumentu potwierdzającego fakt nieprowadzenia pojazdu znajduje zastosowanie zaświadczenie, o którym mowa w art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców (...)".

—Łukasz Prasołek jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym

—Łukasz Włoch jest głównym ekspertem ds. analiz i rozliczeń INELO Stocerz sp.j.