Jak założyć spółkę z o.o.

Na wzrost zainteresowania spółkami z o.o. miały wpływ dwie nowelizacje kodeksu spółek handlowych. Pierwsza z 8 stycznia 2009 r., w wyniku której obniżony został kapitał zakładowy niezbędny do założenia spółki z 50 tys. zł do 5 tys. zł. Otworzyło to możliwość powołania spółki z o.o. przedsiębiorcom, których wcześniej nie było na to stać. Druga zmiana z 1 kwietnia 2011 r. umożliwiła, począwszy od 2012 r., zakładanie spółek z o.o. przez Internet.

W wyniku tych zmian, planujący założyć spółkę z o.o. mogą skorzystać z jednej z dwóch metod jej zakładania. Nie oznacza to, że istnieją dwa rodzaje takich spółek. Odpowiednie przepisy k.s.h stosuje się zarówno do spółek założonych tradycyjnie, jak i tych tworzonych przez Internet. Odrębności dotyczą jedynie etapu rejestracji, natomiast podstawy i zasady funkcjonowania pozostają takie same.

Przed podjęciem decyzji o założeniu spółki z o.o. warto zapoznać się z procedurą jej tworzenia, a następnie rozważyć dwie możliwe metody jej utworzenia i dopiero wówczas dopasować procedurę do własnych potrzeb i możliwości.

Można klasycznie

Procedurę tę zawsze inicjuje zawarcie umowy (aktu założycielskiego spółki) w formie aktu notarialnego, która powinna zakończyć się uzyskaniem przez spółkę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Zawiązanie spółki nie jest tożsame z powstaniem spółki właściwej.

Spółka jest zawiązana dla utworzenia spółki w organizacji. Zawiązana spółka nie zawsze stanie się jednak spółką właściwą. Będzie tak wówczas, gdy sąd odmówi rejestracji spółki zawiązanej lub nie zostanie ona zgłoszona w ciągu sześciu miesięcy do rejestru. W związku z tym należy odróżnić zawiązanie spółki właściwej przez utworzenie spółki w organizacji, od powstania spółki właściwej.

Zawarcie umowy

Kodeks dokładnie wylicza obligatoryjne elementy takiej umowy, a brak któregokolwiek z nich (z wyjątkiem określonego w ostatnim punkcie) lub jego sprzeczność z prawem powodują nieważność zawiązania spółki.

Każda umowa powinna określać:

- firmę i siedzibę spółki; firma może być dowolnie dobrana, jednak musi być unikalna i dostatecznie odróżniać spółkę od innych podmiotów. Obligatoryjnym dodatkiem firmy jest „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością". Siedzibą, zgodnie z art. 41 k.c. jest miejscowość, w której będzie miał siedzibę organ zarządzający spółki.

Siedzibę dobrze obrać rozsądnie i w sposób przemyślany, albowiem ma ona wpływ na właściwość sądu rejestrowego, urzędu skarbowego oraz właściwość oddziału ZUS, a każda zmiana siedziby (czyli zmiana miejscowości – ale już nie adresu) będzie wiązała się z koniecznością zmiany umowy spółki, a co za tym idzie kosztami taksy notarialnej i opłaty sądowej.

- przedmiot działalności spółki; powinien być zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Warto wiedzieć, że nie ma ograniczeń, co do ilości wybranych rodzajów działalności. Trzeba zwrócić uwagę na niektóre zakresy, do prowadzenia których konieczne są specjalne uprawnienia lub koncesje oraz takie, które nie mogą być prowadzone w formie spółki kapitałowej.

- wysokość kapitału zakładowego; minimalna jego wysokość to 5 tys. zł, jednak należy mieć na uwadze, że im wyższy kapitał zakładowy tym spółka jest bardziej wiarygodna w obrocie – warto zatem ustalić kapitał zakładowy na nieco wyższym poziomie.

- informację czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

- informację o liczbie i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, przy czym wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł; udziały w kapitale zakładowym mogą być o równej wartości, wówczas kapitał dzieli się na określoną liczbę udziałów o jednakowej wartości oraz o nierównej, wówczas wspólnicy posiadają po jednym udziale o różnej wartości, które w sumie składają się na wysokość kapitału zakładowego.

- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Kapitał zakładowy i pokrycie nadwyżki

Poza zawarciem umowy należy wnieść wszystkie wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego oraz wpłacić nadwyżkę ponad wartość nominalną udziału, jeżeli były one obejmowane po cenie wyższej od niej.

Wkłady wnoszone do spółki są odwzorowane w bilansie po stronie pasywnej, a odpowiadające kapitałowi zakładowemu sensu stricto składniki majątkowe zapisywane są po stronie aktywów. Natomiast nadwyżka jest wpisywana na kapitał zapasowy.

Wniesienie wkładów do spółki jest uzależnione od rodzaju wkładu. Jeżeli jest to wkład pieniężny, to wniesienie polega na dokonaniu przelewu na rachunek bankowy lub wpłacie do kasy spółki.

Zasady wnoszenia aportów (faktycznego udostępnienia) uzależnione są od charakteru tego prawa. Jeżeli przedmiotem aportu jest rzecz, która może być fizycznie wydana, konieczne jest przeniesienie posiadania (dotyczy to rzeczy oznaczonych co do gatunku). Nie ma takiej potrzeby, gdy chodzi o rzeczy oznaczone co do tożsamości. W przypadku nieruchomości lub innych praw chodzi o faktyczne rzeczywiste udostępnienie tego prawa.

Nie tylko zarząd

Dodatkowo należy zastanowić się nad wyborem zarządu spółki i ewentualnie składu komisji rewizyjnej albo rady nadzorczej, przy czym powołanie tych organów w przypadku spółki z o.o. jest konieczne tylko wówczas, gdy spełnione są łącznie np. przesłanki: kapitał zakładowy spółki wynosi więcej niż 500 tys. złotych, a wspólników jest więcej niż 25.

Istotne jest, że zgodnie z art. 18 k.s.h. członkiem zarządu, komisji rewizyjnej albo rady nadzorczej może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a więc osoba pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona. Nie ma przeszkód, aby członkiem organu spółki był cudzoziemiec. Nie może pełnić funkcji w organach spółki osoba skazana prawomocnym wyrokiem za niektóre, wskazane w ustawie przestępstwa, np. przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu oraz obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Zarząd oraz inne organy, jeżeli przepisy wymagają ich ustanowienia (rada nadzorcza, komisja rewizyjna) muszą być zawsze powołane przed zarejestrowaniem. Jeżeli zarząd jest powołany, to reprezentuje spółkę w organizacji, chyba że nie może działać. W takim przypadku spółkę reprezentuje pełnomocnik powoływany jednomyślnie przez wspólników.

Pora na wpis

Proces powstania spółki wieńczy złożenie wniosku o wpis do odpowiedniego ze względu na siedzibę spółki sądu rejestrowego. Wpis ma charakter konstytutywny, tj. spółka właściwa powstaje z tym momentem, a dodatkowo uzyskuje osobowość prawną. Wpis obejmuje wszystkie dane spółki, wynikające z dokumentów. Po wpisie spółki do rejestru, konstytutywny charakter mają także wpisy dotyczące wszelkich zmian w umowie.

Wniosek rejestrowy składa się na urzędowym formularzu, a wraz z nim formularze załączników: dotyczące wspólników spółki, z danymi o przedmiocie działalności spółki oraz o osobach uprawnionych do jej reprezentowania. Może zajść potrzeba złożenia innych formularzy, np. przy utworzeniu oddziałów spółki czy powołaniu prokurentów.

Poza załącznikami w postaci formularzy dostępnych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, do wniosku należy dołączyć umowę spółki z o.o. oraz oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego spółki zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione. Jeżeli w umowie spółki nie powołano członków organów spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego, listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu, dowód uiszczenia opłaty sądowej za wpis spółki do rejestru oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Dodatkowo, zgodnie z zasadą jednego okienka, do wniosku załącza się wszystkie wskazane wyżej formularze do urzędu skarbowego i GUS. Ponadto przy pierwszej rejestracji spółki w KRS pod rygorem zwrotu wniosku należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki, a także oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba.

Wniesienie wkładu na kapitał zakładowy polega na dokonaniu przelewu na rachunek bankowy lub wpłacie pieniędzy do kasy spółki

Następnie sąd rejestrowy w terminie do trzech dni roboczych od dnia dokonania wpisu do KRS przesyła odpowiednie wnioski do urzędów, przy czym na rejestrację sąd ma 14 dni od daty złożenia wniosku. Urząd skarbowy nadaje NIP i odsyła z powrotem do sądu, następnie sąd przesyła decyzję o nadaniu numeru NIP wraz z wypełnionymi formularzami do ZUS – zgłaszając tym samym płatnika składek.

Aby uzyskać pełną zdolność do prowadzenia działalności gospodarczej nowa spółka, po uzyskaniu zaświadczenia o numerze REGON, powinna otworzyć rachunek bankowy. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w urzędzie skarbowym na druku NIP-2.

Dodatkowo podatnicy VAT muszą złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT, zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – co najmniej na siedem dni przed pierwszą transakcją VAT. W tym celu konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Ponadto należy uzupełnić informacje w urzędzie skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu VAT na druku VAT-R.

Model internetowy

Umożliwia on zawarcie umowy spółki z o.o. bez udziału notariusza, za to z wykorzystaniem wzorca umowy spółki z o.o. udostępnianego w systemie teleinformatycznym, i następnie elektroniczną rejestrację spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS. Ta procedura z założenia miała być szybsza, w zamyśle ustawodawcy rejestracja miała następować nawet w ciągu jednego dnia, lecz jej wadą jest to, że ze względu na obligatoryjność wzorca umowy, pozbawia wspólników możliwości swobodnego kształtowania treści umowy spółki oraz uniemożliwia wniesienie aportów do spółki.

Procedurę zakładania spółki przez Internet należy rozpocząć od założenia konta w specjalnym systemie, udostępnionym na stronie www Ministerstwa Sprawiedliwości. Konto powinien założyć każdy ze wspólników, nie tylko osoba wypełniająca wniosek. Przy rejestracji podaje się imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości. W przypadku osoby prawnej należy dodatkowo przygotować nazwę, nr NIP, adres siedziby oraz nr REGON. Trzeba też podać adres e-mail oraz ustalić login i hasło. Po zalogowaniu należy wypełnić wniosek o rejestrację.

Do wniosku, tak jak dotychczas, trzeba dołączyć odpowiednie załączniki jak umowę spółki zawartą online, listę wspólników, i – w razie wniesienia wkładów przed rejestracją spółki – oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione, z tą różnicą, że załączniki te również sporządzane powinny być na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym i opatrzone podpisami elektronicznymi.

Po przekazaniu wniosku do sądu użytkownicy podpisujący pismo i załączone do niego dokumenty otrzymają elektroniczne potwierdzenie. Od tego czasu wspólnicy, którzy nie wnieśli wkładów przed rejestracją, mają na to 7 dni. Zakładając spółkę przez Internet dopuszczalne są jedynie wkłady pieniężne. Można oczywiście je wnieść już po zarejestrowaniu spółki, w ramach np. podwyższenia kapitału zakładowego.

Ewelina Orlińska-Kiedroń prawnik z Kancelarii Radcy Prawnego Joanny Szanser-Smagacz w Krakowie

Ewelina Orlińska-Kiedroń prawnik z Kancelarii Radcy Prawnego Joanny Szanser-Smagacz w Krakowie

Do założenia spółki z o.o. należy odpowiednio się przygotować. W zależności od tego, kto ile ma czasu i kapitału to indywidualnie powinien wybrać metodę jej założenia.

Zakładając spółkę przez Internet ma się więcej czasu na zebranie i wniesienie kapitału – można to uczynić w terminie siedem dni od zarejestrowania, natomiast przy klasycznym modelu trzeba to zrobić jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis spółki.

W przypadku elektronicznej rejestracji nie obowiązuje zasada jednego okienka, a zatem konieczne jest samodzielne dokonanie zgłoszeń w urzędzie skarbowym, zakładzie ubezpieczeń społecznych i urzędzie statystycznym, co dla niektórych będzie wadą, ze względu na ilość pracy z tym związanej, a dla innych zaletą, bo będzie można szybciej uzyskać NIP i REGON.

Niewątpliwie rejestrując spółkę przez Internet skarcamy czas trwania procedury rejestracyjnej. Jednak wspólnicy nie mają możliwości kształtowania aktu założycielskiego według własnych potrzeb. Muszą stosować narzucony wzorzec, co powoduje, że po zarejestrowaniu spółki, dokonują zmian umowy. Wiąże się to z kolejnymi opłatami za wpis, jak i notarialnymi, bo zmiany umowy spółki zarejestrowanej w systemie elektronicznym należy dokonywać już na zasadach ogólnych, czyli w formie aktu notarialnego.

W związku z tym, jeśli kwestie czasu oraz finansowe nie stanowią problemu, warto zapoznać się z dostępnym wzorcem umownym, a w przypadku, gdy nie odpowiada potrzebom osób planujących założyć spółkę, lepiej zdecydować się od razu na tradycyjną metodę jej założenia.