Monitoring minimalizuje opóźnienia płatnicze

Co powinien zrobić przedsiębiorca, aby nie dać się pociągnąć na dno nierzetelnym kontrahentom i samemu nie stać się jednym z nich?

Bartosz Lewandowski, członek zarządu w Grupie Casus Finanse:

Sposobów walki z zatorami finansowymi jest wiele, niektóre jednak cechuje wyjątkowo wysoka skuteczność. Wśród nich wyróżnić można przede wszystkim weryfikację przyszłych i obecnych kontrahentów, scoring oraz monitoring należności. Zaletą ich wszystkich jest także prewencyjność. Jak mówi stare porzekadło – lepiej zapobiegać niż leczyć. W przypadku zarządzania płynnością finansową firmy jest to jak najbardziej aktualna zasada.

Jak więc przeprowadzić skuteczną weryfikację ekonomiczną swoich partnerów?

O swoim partnerze biznesowym zawsze warto wiedzieć jak najwięcej. Jednak informacje o nim są szczególnie ważne, gdy planujemy rozpocząć współpracę oraz wtedy, gdy pojawia się realne zagrożenie pogorszenia się polityki finansowej kooperanta.

Pierwszym ze sposobów „poznania" potencjalnego partnera jest sprawdzenie, czy nie figuruje on już w jakimś rejestrze jako dłużnik. Usługi tego typu oferowane są przez największych graczy rynku zarządzania wierzytelnościami. Wykorzystywane narzędzia pozwalają na błyskawiczne sprawdzenie danych teleadresowych obecnych lub przyszłych kontrahentów. Umożliwiają sprawdzenie ich kultury płatniczej i opinii, jaką cieszą się na rynku biznesowym. Bazy takie są stale rozbudowywane i systematycznie aktualizowane, tym samym stanowią pierwszy krok do zdobycia wiarygodnych informacji o partnerze gospodarczym.

Czy w obrocie gospodarczym funkcjonują jakieś dokumenty, które wiarygodnie i stanowczo mogłyby poświadczać dobrą pozycję finansową przedsiębiorcy?

Rzeczywiście dobrze jest podejmować współpracę z przedsiębiorcami, którzy mogą poświadczyć swoją wiarygodność odpowiednimi dokumentami, na przykład Europejskim Certyfikatem Wiarygodności Gospodarczej.

O swoim partnerze biznesowym zawsze warto wiedzieć jak najwięcej

Jest on obiektywnym potwierdzeniem solidności i terminowości firmy oraz spełniania przez nią najwyższych norm jakości usług. O tego typu rozwiązaniu warto pomyśleć także w przypadku własnej firmy.

Pozytywny obraz w oczach potencjalnych kontrahentów jest bowiem jednym z decydujących czynników, które mogą wpływać na przewidywalny współudział w obrocie gospodarczym.

Czy scoring ma znaczenie praktyczne?

To także dobry sposób weryfikacji nierzetelnych lub nieznanych nam do tej pory kontrahentów. Czasami polega on nie tylko na zebraniu i nadaniu wartości punktowych danym osobistym i majątkowym dotyczącym przedsiębiorcy, ale także na przeprowadzeniu przez firmę specjalizującą się w zarządzaniu wierzytelnościami wywiadu środowiskowego i wizji lokalnej.

Może być ona jawna lub nawet niejawna. Polega na sprawdzeniu czy firma w rzeczywistości istnieje i prowadzi swoją działalność. Tego typu działania można zamówić na terenie całej Europy.

Zdarza się bowiem, że działalność niektórych, zwłaszcza mniejszych firm, istnieje jedynie na papierze. W przypadku badania dużych firm, można skorzystać z bardziej zaawansowanych usług detektywa, który przeprowadza wywiad gospodarczy.

Jakie zasady ostrożnościowe stosować powinni przedsiębiorcy, gdy prowadzą już od jakiegoś czasu interesy z innymi firmami. Czy można pozwolić sobie na zaniechanie ich sprawdzania, czy je także trzeba kontrolować?

Ufaj, ale kontroluj. Na pewno w przypadku gdy już współpraca z partnerem biznesowym została nawiązana, to nadal warto stale pracować nad budowaniem i utrzymaniem dobrej, stabilnej oraz klarownej dla obu stron relacji. Jednym ze sposobów jest stosowanie pieczęci prewencyjnej. Jest ona umieszczana na wszystkich dokumentach sprzedaży, np. na rachunkach czy fakturach VAT.

Dzięki temu dla kontrahentów od początku sprawa jest jasna – w przypadku nieuregulowania zobowiązań w ustalonym przez strony terminie, do działań mających na celu odzyskanie niezapłaconych należności przystąpi specjalizująca się w tym firma. Zastosowanie pieczęci jest też relatywnie niedrogim i łatwym we wdrożeniu narzędziem, które znacznie usprawnia egzekwowanie terminowej spłaty należności

Jak pokazują dane, narzędziem o niezwykle dużej skuteczności służącej zarządzaniu cash flow jest monitoring. W dużym stopniu minimalizuje on opóźnienia płatnicze, a w konsekwencji pozwala zmniejszyć ryzyko zatorów płatniczych i odsuwa widmo niewypłacalności. Koszt monitoringu opiera się na stałej zryczałtowanej kwocie, którą w zależności od potrzeb dostosowuje klient firmy specjalizującej się w zarządzaniu wierzytelnościami.

Co jest najgorsze dla przedsiębiorcy, gdy znajdzie się w sytuacji braku płynności finansowej?

Jest prawdą, że widmo braku płynności finansowej w firmie zapewne spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. I słusznie, bowiem konsekwencje tego stanu mogą być naprawdę poważne i znacznie utrudnić funkcjonowanie firmy.

Po pierwsze, w dość szybkim czasie można zostać dopisanym do list Biur Informacji Gospodarczej. Za tym idą niedające się wycenić straty wizerunkowe oraz utrata wiarygodności w oczach kontrahentów i klientów. Kolejnym krokiem jest upublicznienie długu na giełdzie wierzytelności.