Skrócony tydzień to praca zawsze przez cztery dni, podczas gdy w równoważnym czasie pracy możliwa jest nawet przez sześć dni w tygodniu. Bardziej elastyczny dla firm jest system równoważny. Jednak pracownicy z powodu własnego bezpieczeństwa wolą skrócony tydzień. Czym różnią się obydwa rozwiązania?
Podobieństwa i różnice
Systemy równoważny oraz skróconego tygodnia pracy są w pewnym zakresie podobne. Pozwalają pracodawcy na ustalenie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy oraz umożliwiają zrealizowanie nominału przy zaplanowaniu mniejszej liczby dni pracy.
Więcej jest jednak różnic. System równoważny można bowiem wprowadzić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu (art. 104
1
§ 1 pkt 2
). Natomiast skrócony tydzień pracy wprowadza się na pisemny wniosek pracownika, więc powinien on wynikać z treści wiążącej strony umowy.
Kolejną różnicą jest okres rozliczeniowy, który szef może zastosować wobec osób zatrudnionych w tych systemach. Artykuł 143 k.p. ogranicza jego długość przy stosowaniu systemu skróconego tygodnia pracy do miesiąca. Z kolei w ramach systemu równoważnego okres rozliczeniowy może być 3- lub nawet 4-miesięczny, jeśli zakład wykonuje prace uzależnione od pory roku czy warunków atmosferycznych.
Jednak najistotniejszą odmiennością jest to, że wprowadzając system skróconego tygodnia pracy pracodawca zobowiązuje się, że w żadnym tygodniu okresu nie zaplanuje pracownikowi ani nie poleci mu więcej niż czterech dni pracy. Jest to poważne ograniczenie w porównaniu z systemem równoważnym, w ramach którego zwierzchnik może planować pracę na pięć czy nawet sześć dni w niektórych tygodniach, a ograniczeniem w przypadku nadgodzin są tylko limity tygodniowe i roczne oraz minimalne okresy odpoczynków.
Czy zatem wobec możliwości identycznego planowania czasu pracy w ramach systemu równoważnego, skrócony tydzień pracy ma jakiś sens?
Jedna dniówka mniej
Od początku przyjmowano, że skrócony tydzień to odmiana systemu równoważnego. Planując pracę w ramach tego systemu pracodawca nie ma obowiązku sztywnego określenia dnia w tygodniu, który będzie rekompensował przedłużenia wymiaru dobowego. Oznacza to, że konkretne terminy mogą wynikać z harmonogramu określonego dla pracownika na obowiązujący go okres rozliczeniowy.
Tu powstaje wątpliwość, czy planując harmonogram, pracodawca musi stosować specjalne oznaczenia dni harmonogramowo wolnych od pracy? Choć obowiązek ten nie wynika wprost z przepisów, przyjmuje się, że dni te powinny być oznaczone, aby móc odróżnić je od dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (czy dni wolnych za pracę w niedziele i święta).
Jedyny wyjątek dotyczy zakładów, w których pracę wykonuje się jedynie od poniedziałku do piątku, a soboty, niedziele i święta są dla pracowników wolne. Można bowiem wtedy przyjąć, że niezaplanowanie pracy w dniu powszednim jest równoznaczne z udzieleniem dnia wolnego, wynikającego ze stosowania skróconego tygodnia pracy.
Przykład
Pan Jerzy, doradca finansowy, jest zatrudniony w systemie skróconego tygodnia pracy. Pracuje w miesięcznych okresach rozliczeniowych. W październiku 2012 r. jego harmonogram wyglądał następująco - patrz grafik 1.
W przedstawionym przykładzie pracownik w każdym tygodniu korzysta z dodatkowego dnia wolnego w innym terminie, co jest dopuszczalne. W każdym z tygodni okresu rozliczeniowego pracuje cztery dni, czyli zgodnie z art. 143 k.p. Co więcej, pracodawca zaplanował liczbę godzin pracy zgodną z nominałem dla października, dzieląc ją na 18 zmian 10-godzinnych i jedną 4-godzinną, uzupełniającą wymiar wynoszący w tym miesiącu 184 godziny.
Uwaga!
Planując czas pracy w ramach systemu skróconego tygodnia pracy, dni pracy należy liczyć w tygodniach zgodnie z definicją wynikającą z art. 128 § 3 pkt 2 k.p., czyli jako siedem kolejnych dni kalendarzowych, rozpoczynając od pierwszego dnia okresu.
Przykład
Pani Krystyna wystąpiła do pracodawcy na piśmie z wnioskiem o wprowadzenie w stosunku do niej systemu skróconego tygodnia pracy. Uzasadniła to brakiem dogodnego połączenia komunikacyjnego miejscowości, w której mieszka, oraz miasta, w którym zlokalizowano siedzibę firmy.
Równocześnie zawnioskowała, żeby pracodawca udzielał jej dnia wolnego wynikającego ze stosowania omawianego systemu w poniedziałki lub piątki tak, by wypadał on w okolicach wolnych weekendów. Uwzględniając podanie, pracodawca zaplanował jej w listopadzie 2012 r. następujący grafik - patrz grafik 2.
Również w tym przypadku pracodawca zaplanował pani Krystynie liczbę godzin pracy odpowiadającą nominałowi oraz wymaganą liczbę dni wolnych. Ze względu na sposób ich rozłożenia szef ryzykuje jednak mandatem, gdyż w niektórych tygodniach pracownica pracuje więcej niż cztery dni.
Z taką sytuacją mamy niewątpliwie do czynienia w trzecim tygodniu listopada (15–21 listopada), gdzie kobieta będzie wykonywać obowiązki przez pięć dni. Podobnie wyglądałaby sytuacja w pierwszym tygodniu miesiąca, gdyby nie fakt, że jego pierwszy dzień jest ustawowo wolny od pracy, przez co pracownica pracowała cztery, a nie pięć dni.
Z tego względu istotne jest, aby w każdym tygodniu miesięcznego okresu rozliczeniowego (liczonym w dniach 1–7, 8–14, 15–21, 22–28 miesiąca) pracownik korzystał z przynajmniej jednego dodatkowego dnia wolnego. Stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy nie pozwala bowiem zaplanować w którymkolwiek z nich więcej niż czterech dni pracy.
Zalety bilansowania
Na tym tle system równoważny daje pracodawcy znacznie większą swobodę zarówno w zakresie planowania czasu pracy, jak i polecania jej wykonywania w nadgodzinach. Przede wszystkim nie ma ograniczenia liczby dni pracy w tygodniu. Dlatego uzgodnienie z pracownikiem, że szef będzie mu planował pracę na cztery dni w tygodniu, nie wyłącza możliwości większej niż planowana intensyfikacji pracy w sytuacjach, gdy jest to uzasadnione szczególnym interesem pracodawcy.
Poza brakiem ograniczeń dopuszczalnej tygodniowej liczby dni pracy wpływ na większą elastyczność w planowaniu czasu jej wykonywania ma kilkukrotnie dłuższy okres rozliczeniowy, który każda firma może śmiało przedłużyć do trzech miesięcy. Pozwala to lepiej dostosować czas pracy zatrudnionych do potrzeb zakładu, szczególnie w branżach, w których zapotrzebowanie na pracę jest zmienne.
Przykład
Pracodawca stosujący równoważny czas pracy oraz dwumiesięczne okresy rozliczeniowe, zaplanował na listopad i grudzień 2012 r. grafik panu Kazimierzowi w następujący sposób - patrz grafik 3.
W tym przykładzie pracodawca zaplanował pracownikowi równo 320 godzin. Jest to wartość odpowiadająca nominałowi dla obowiązującego okresu rozliczeniowego. Brak ograniczeń dotyczących maksymalnej liczby dni pracujących w tygodniu powoduje, że np. w trzecim i czwartym tygodniu okresu panu Kazimierzowi można zaplanować po sześć dni pracy.
Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala zastosować nierównomierny rozkład czasu pracy, dzięki któremu w listopadzie przepracuje on aż 238 godzin. Z kolei w grudniu pracodawca zaplanował pracownikowi jedynie 82 godziny. Stosowanie systemu równoważnego pozwala nie tylko na kumulowanie okresów pracy, lecz również na łączne udzielanie dni wolnych z pięciodniowego tygodnia pracy oraz wolnych harmonogramowo.
Dzięki temu pracownik może mieć zaplanowane 11 dni wolnych pod rząd od 20 do 31 grudnia włącznie.
Dopuszczalna zmiana planów
Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, pracodawca może przewidzieć w regulaminie pracy sytuacje, w których dopuszcza możliwość zmiany harmonogramu w trakcie objętego nim okresu. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu
Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po dniu wolnym (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) możliwość zmiany harmonogramu musi wynikać z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, które powinny określać katalog sytuacji, w których jest to dopuszczalne.
Jako okoliczności uzasadniające zmianę obowiązującego grafiku inspekcja wskazuje chorobę innego pracownika oraz jego długotrwałą nieobecność. Ale katalog ten może być rozszerzony o inne niemożliwe do przewidzenia przypadki, powodujące konieczność zorganizowania zastępstwa za jakąś osobę. Taka konieczność może wystąpić np. w razie dyscyplinarnego zwolnienia pracownika, którego pracę trzeba przynajmniej czasowo rozdzielić między inne osoby.
Możliwość zmiany harmonogramu nie wpływa w szczególny sposób na elastyczność pracy osób zatrudnionych w systemie skróconego tygodnia pracy. Wynika to z faktu, że ustawodawca zakazał polecania im pracy w wymiarze większym niż cztery dni na tydzień. W efekcie zmiana grafiku może polegać na zamianie terminu dnia wolnego z dniem pracy, ale tylko w ramach tego samego tygodnia. Ewentualnie może to być przedłużenie lub skrócenie dobowego wymiaru, który został zaplanowany na daną dniówkę.
Co innego w systemie równoważnym, gdzie dni wolne można dowolnie rozkładać w ramach okresu rozliczeniowego, byleby w każdym tygodniu pracownik korzystał z 35 godzin nieprzerwanego okresu odpoczynku.
Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego
