Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców

Pracodawcom niełatwo rozstrzygnąć niejasności związane z angażowaniem szoferów i wynikającymi z tego obowiązkami. Nie ułatwiają im tego przepisy, które nie są ani precyzyjne, ani wyczerpujące. Wskazujemy, gdzie zatrudniający muszą sobie radzić samodzielnie.

WĄTPLIWOŚĆ 1

- Czy regulacja o ewidencji czasu pracy kierowców jest wyczerpująca?

Zgodnie z art. 4 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm., dalej ustawa) do kierowców stosuje się przepisy kodeksu pracy tylko w zakresie nieuregulowanym w ustawie. Dotyczy to zwłaszcza rozliczania czasu pracy: ustalania i rozliczania nadgodzin, pracy w soboty, niedziele i święta, pracy w nocy.

Niestety od wprowadzenia w 2009 r. zmian do ustawy dotyczących ewidencji czasu pracy trwa dyskusja, czy dla kierowców trzeba prowadzić tradycyjną ewidencję czasu pracy. Ta wątpliwość wiąże się z rozstrzygnięciem, czy regulacja ewidencji szoferów jest wyczerpująca, czy uzupełniająco należy zastosować art. 149 k.p.

Biorąc pod uwagę cel wprowadzenia zmian w 2009 r., ustawodawcy zależało na uelastycznieniu regulacji o prowadzeniu ewidencji zgodnie z wnioskami przewoźników. Dlatego zwolnił ich z obowiązku prowadzenia klasycznej ewidencji czasu pracy. Zatem specyficznie wyglądający rejestr godzin zadań szoferów miał być jedynym dokumentem.

Za takim rozumowaniem przemawia jeszcze jeden argument - wynikający z przepisów unijnych wymóg przechowywania wykresówek czy danych zarejestrowanych elektronicznie w tachografach cyfrowych. Jeśli bowiem przewoźnik musi je trzymać, a nie mogą być one samodzielnie ewidencją, gdyż nie zawierają wystarczających danych i trzeba prowadzić klasyczną kartę ewidencji czasu pracy, pod znakiem zapytania stawia to sens uznawania ich za ewidencję.

WĄTPLIWOŚĆ 2

- Ile dokumentów należy prowadzić równolegle?

W ostatniej nowelizacji ustawy o czasie pracy kierowców został zmieniony art. 25, określający sposób prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy szoferów. Modyfikacja dotyczy dodania spójnika „lub" po pkt 4 tego artykułu.

W efekcie pracodawca musi ewidencjonować czas pracy szoferów w postaci zapisów na wykresówkach, wydruków danych i plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego oraz innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub w formie rejestru tworzonego na podstawie wymienionych dokumentów (pkt 1-4).

Potwierdza to, że na szefie nie ciąży wymóg prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców jednocześnie w formie wszystkich punktów 1-5 wymienionych w art. 25 ust. 1 ustawy. Nadal jednak mają niepewność, w jakiej postaci mają prowadzić rejestry, o których mowa w pkt 5.

Art. 298

1

k.p. poprzez rozporządzenie określa prawidłową ewidencję czasu pracy podwładnego powszechnie stosowaną w większości firm w Polsce. Niestety ustawa o czasie pracy kierowców nie wyjaśnia, czy tak prowadzona ewidencja jest zgodna z rejestrem zdefiniowanym w pkt 5 czy innym dokumentem potwierdzającym czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności określonym w pkt 4 art. 25 ust. 1 ustawy.

W tym zakresie istnieją bowiem dwa stanowiska. Już w 2009 r. Państwowa Inspekcja Pracy przyjęła, że będzie to inny dokument potwierdzający czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. Tymczasem należałoby przyjąć, że jest to rejestr tworzony na podstawie dokumentacji źródłowej, czyli wszystkich innych form wymienionych w art. 25 ust. 1 pkt 1-4 ustawy.

WĄTPLIWOŚĆ 3

- Jak ma wyglądać ewidencja w zadaniowym czasie pracy i u kierowców otrzymujących ryczałty za nadgodziny czy nocki?

Wiele niejasności budzi art. 25 ust. 1a ustawy mówiący o tym, że u pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za porę nocną nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Jak rozumieć zwrot „nie ewidencjonuje się godzin pracy"? Wielu przedsiębiorców interpretuje go jako zwolnienie ich z obowiązku tworzenia ewidencji czasu pracy i ograniczają się jedynie do konstruowania rejestru nieobecności opisanego w wątpliwości 4.

Nie jest jasne, w jakiej formie przedsiębiorca może prowadzić ewidencję czasu pracy po roku, kiedy unijne rozporządzenie nie nakazuje już przechowywać wykresówek i plików cyfrowych.

W pierwszym roku ewidencję trzeba prowadzić w myśl rozporządzenia 3821/85 oraz dodatkowo ma być tworzony rejestr nieobecności. Później nie wiadomo, czy zgodnie z art. 25 ust. 1a ustawy przedsiębiorca nieewidencjonujący godzin aktywności powinien nadal przechowywać wszystkie wykresówki i pliki cyfrowe, na podstawie których PIP mogłaby ustalić należne wynagrodzenie oraz skontrolować czas pracy. Skoro zwolniono go z rejestrowania godzin zadań, powstaje pytanie, czy w drugim i trzecim roku przechowywania ewidencji czasu pracy może ona mieć formę jedynie wykazu nieobecności. W dużym stopniu utrudni to jednak określenie faktycznego wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia pracownika.

WĄTPLIWOŚĆ 4

- Czy potrzebny jest rejestr nieobecności szoferów?

Od 1 stycznia 2012 r. na zatrudniających kierowców nałożono całkowicie bezsensowny obowiązek polegający na prowadzeniu obok ewidencji czasu pracy także ewidencję nieobecności (art. 25 ust. 1b ustawy). Dokument ten trzeba założyć dla każdego szofera bez wyjątku. Przepis ten odsyła bowiem zarówno do art. 25 ust. 1 ustawy, dotyczącego podstawowych form ewidencji, jak i do art. 25 ust. 1a odnoszącego się do uproszczonej ewidencji w zadaniowym czasie pracy lub w razie wypłacania ryczałtów za nadgodziny czy pracę w nocy.

Wymaga to założenia indywidualnej karty ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na ich rodzaje i wymiar. Trzeba ją prowadzić odrębnie dla każdego kierowcy, a nie zbiorczo. Natomiast poprzez wyodrębnianie w niej rodzajów absencji należy rozumieć zaznaczanie urlopów wypoczynkowych, chorób i innych nieobecności.

W praktyce trudno stwierdzić, jak należy podać wymiar nieobecności. Klasycznie są to po prostu dniówki, ale przepis nie reguluje tego wprost, a np. urlop wypoczynkowy zgodnie z kodeksem pracy udzielany jest w godzinach. Mogłoby to też sugerować zaznaczanie go w takim wymiarze w wykazie nieobecności. I słusznie, absencje te lepiej wpisywać z wymiarem godzinowym.

Przykład

W ciągu tygodnia kierowca pracował w poniedziałek i wtorek, w środę korzystał z urlopu na żądanie, w czwartek miał dzień wolny za niedzielę, a w piątek odebrał cztery godziny czasu wolnego za nadgodziny.

W jego rejestrze nieobecności powinny być zaznaczone: urlop w środę z podaniem godzin, dzień wolny w czwartek z ilością godzin oraz liczba godzin czasu wolnego w piątek.

Prowadzenie tej ewidencji dla wszystkich szoferów to nonsens. W firmach, które prowadzą klasyczną ewidencję, taką jak w kodeksie pracy, dane zawarte w wykazie nieobecności będą się dublowały z tymi zawartymi w rejestrze czasu pracy. Jednym z jego elementów są bowiem absencje z podziałem na ich rodzaje. Prowadzenie dodatkowego dokumentu nie ma więc znaczenia, bo z klasycznej ewidencji wyczytamy, kiedy i ile urlopu wykorzystał kierowca, czy i kiedy chorował.

Podobnie będzie przy uproszczonej ewidencji prowadzonej m.in. dla zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, w której nie rejestruje się godzin aktywności. Z tego wynikają bowiem dwie informacje - dni robocze oznaczone jakimś symbolem i nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaje. Od indywidualnej karty ewidencji nieobecności różnić się będzie tylko wpisaniem dniówek roboczych.

Uwaga!

Jeśli szef nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, to popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi mandat w razie kontroli PIP. Zatem indywidualne karty ewidencji nieobecności muszą być prowadzone dla wszystkich kierowców, choć w niektórych wypadkach nie ma to głębszego uzasadnienia.

Jaka sprzeczność

Zwolennicy poglądu o niepełnej regulacji ewidencji czasu pracy kierowcy wskazują głównie na to, że nie odpowiada ona celowi i zakresowi ewidencji z art. 149 k.p., nie zawierając wszystkich danych. Wywodzą z tego obowiązek równoległego prowadzenia klasycznych kart ewidencji czasu pracy.