Interesy firmy i jej kondycję finansową trzeba dokumentować

W celu zwiększenia pewności w obrocie gospodarczym wszyscy przedsiębiorcy i osoby zarządzające firmami mają obowiązek rzetelnego prowadzenia ich dokumentacji. Dzięki niej kontrahenci mogą uzyskać informacje np. o formie prawnej, strukturze własności, przedmiocie działalności czy kondycji finansowej spółki.

Dokumenty obrazujące przebieg transakcji mają ważne znaczenie dla rozliczeń między podmiotami gospodarczymi, a nieprowadzenie takiej dokumentacji w ogóle lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą może nawet uniemożliwić dochodzenie roszczeń.

W celu skutecznej realizacji tego obowiązku art. 303 kodeksu karnego wprowadza odpowiedzialność karną za wyrządzenie szkody majątkowej osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności.

Za popełnienie tego przestępstwa grozi kara do trzech lat pozbawienia wolności. Jeżeli pokrzywdzonym nie jest Skarb Państwa, to przestępstwo to ścigane jest na wniosek pokrzywdzonego.

Nie tylko prezes

Przestępstwo to ma charakter indywidualny. Oznacza to, że jego sprawcą może być każda osoba, na której ciąży obowiązek prowadzenia określonego rodzaju dokumentacji. Źródłem takiego obowiązku może być ustawa, orzeczenie sądu, decyzja właściwego organu czy wreszcie umowa zlecająca prowadzenie takiej dokumentacji.

Dodatkowo jak słusznie zauważył Sąd Apelacyjny w Lublinie przestępstwo to może popełnić zarówno osoba, która zarządza własnym majątkiem i jednocześnie prowadzi dokumentację swojej działalności gospodarczej, ale także osoba prowadząca dokumentację działalności gospodarczej określonego podmiotu na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub decyzji odpowiedniego organu (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 20 września 2001 r., sygn. II Aka 162/01).

W praktyce zatem za nierzetelne prowadzenie dokumentacji lub nie prowadzenie jej w ogóle mogą odpowiadać nie tylko przedstawiciele władz spółki, np. jej prezes czy wiceprezesi, ale także osoby zatrudnione w spółce w takim celu, jak np. księgowa. Do odpowiedzialności karnej za to przestępstwo mogą nawet zostać pociągnięte osoby, które w ogóle nie są przez daną firmę zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale np. na podstawie umowy zlecenia prowadzą jej dokumentację.

W każdym przypadku sprawca musi działać umyślnie zarówno z zamiarem bezpośrednim jak i ewentualnym.

Źle wykonywane obowiązki

Popełnienie tego przestępstwa możliwe jest jedynie wówczas, kiedy sprawca w ogóle nie prowadzi dokumentacji działalności gospodarczej, albo prowadzi ją w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą. Nieprowadzenie dokumentacji polega na zaniechaniu dokonywania w niej odpowiednich wpisów.

Nierzetelne prowadzenie oznacza prowadzenie dokumentacji w sposób wadliwy, nieodzwierciedlający we właściwy sposób sytuacji gospodarczej podmiotu. Sytuacja taka wystąpi, jeżeli dokumentacja nie daje prawdziwego i zupełnego obrazu działalności gospodarczej danej jednostki, jej interesów czy długów.

W praktyce oznacza to zatem, że nawet jeżeli dana osoba prowadzi dokumentację firmy w sposób niezgodny z obowiązującymi formami przewidzianymi dla tego typu działalności, ale zapisy takie dają zupełny i jasny obraz działalności danej jednostki, to nie popełnia ona przestępstwa nierzetelnego prowadzenia dokumentacji.

Natomiast przez prowadzenie dokumentacji w sposób niezgodny z prawdą należy rozumieć powtarzające się dokonania wpisów, które w całości lub w części nie odpowiadają prawdzie. Nie chodzi tu o sporadyczny przypadek dokonania nieprawdziwego wpisu w dokumentacji firmy, ale powtarzające się praktyki tego rodzaju.

Nie oznacza to oczywiście, że osoba, która celowo wprowadziła jeden nieprawdziwy wpis w dokumentacji spółki, w ogóle nie poniesie odpowiedzialności karnej. W takiej sytuacji może ona bowiem zostać ukarana za fałszerstwo dokumentu.

Nierzetelne lub niezgodne z prawdą prowadzenie dokumentacji może w szczególności polegać na niszczeniu jej, usuwaniu, ukrywaniu, przerabianiu, lub podrabianiu - >patrz ramka.

W każdym przypadku nie prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej, albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub nieprawdziwy musi odnosić się do dokumentacji, której obowiązek prowadzenia wynika z przepisu rangi ustawowej, a więc np. z ustawy o rachunkowośc.

Jak słusznie zauważył Sąd Najwyższy przedmiotem stypizowanych w tym przepisie zachowań nie mogą być prywatne zapiski, listy, spisy, rejestry sporządzone co prawda w związku z prowadzoną działalnością, jednakże do sporządzenia których podmiot gospodarczy nie został zobowiązany ustawowo (postanowienie Sądu Najwyższego - Izba Karna z 2 lutego 2009 r., sygn. V KK 330/08).

Musi powstać szkoda

Nawet takie nieprawidłowe wywiązywanie się z obowiązku prowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej danego podmiotu nie oznacza jeszcze, że sprawca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności karnej. Przestępstwo to ma bowiem charakter skutkowy. Oznacza, to, że takie działalnie osoby zobowiązanej do prowadzenia tej dokumentacji musi wyrządzić danemu podmiotowi szkodę majątkową.

Chodzi tu nie tylko o rzeczywistą poniesioną szkodę (tzw. damnum emergens), ale także o utracone korzyści (tzw. lucrum cessans). W pojęciu szkody majątkowej nie będzie natomiast mieścił się uszczerbek podatkowy, jak orzekł Sąd Najwyższy (wyrok Sądu Najwyższego - Izba Karna z 19 lipca 2006 r., sygn. III KK 55/06).

Dla odpowiedzialności za to przestępstwo nie ma znaczenia wysokość tej szkody. Konieczne jest jedynie to, aby w ogóle ona wystąpiła. Jeżeli jednak szkoda ta będzie znaczna, a więc przekroczy 200 tys. zł, to zgodnie z art. 303 par. 2 kodeksu karnego sprawca poniesie surowszą odpowiedzialność – może zostać ukarany karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Jeżeli natomiast czyn sprawcy będzie mniejszej wagi, to grozi mu grzywna, kara ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do roku. Z przypadkiem mniejszej wagi będziemy mieli do czynienia nie tylko wówczas, kiedy dany podmiot gospodarczy poniesie niewielkie straty, ale także w sytuacji, gdy stopień nierzetelności dokumentacji nie będzie duży.

Nadzwyczajne złagodzenie

Wobec sprawcy tego przestępstwa, który dobrowolnie naprawił wyrządzoną przez siebie szkodę w całości, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary, a nawet może odstąpić od jej wymierzenia. Możliwość taką przewiduje art. 307 par. 1 kodeksu karnego.

Jeżeli natomiast sprawca dobrowolnie chciał naprawić szkodę, ale zrobił to nie w całości, a jedynie w znacznej części, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary.

Nadzwyczajne złagodzenie kary polega na wymierzeniu sprawcy przestępstwa kary niższej od dolnej granicy, jaką przewiduje za nie ustawa, albo kary łagodniejszego rodzaju według zasad określonych w art. 60 par. 6 kodeksu karnego. Zgodnie z tymi zasadami, jeżeli zatem np. księgowa zostanie skazana za przestępstwo z art. 303 par. 1 kodeksu karnego i sąd zastosuje wobec niej nadzwyczajne złagodzenie kary, to będzie ona mogła być ukarana wyłącznie karą grzywny albo karą ograniczenia wolności. Przestępstwo to stanowi występek, za który ustawa przewiduje karę pozbawienia wolności niższą od roku (od jednego miesiąca do trzech lat).

Kto musi prowadzić

księgi rachunkowe

Przepisy ustawy o rachunkowości, dotyczące obowiązkowego prowadzenia ksiąg rachunkowych stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski:

1)

spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,

2)

osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1,2 mln euro,

3)

jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,