Konieczność tworzenia grafików dla osób zatrudnionych na część etatu jest ściśle uzależniona od przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy. Jeśli pracownik ma być zatrudniony w systemie podstawowym, a  rozkład jego czasu pracy będzie regularny i został określony w regulaminie pracy, zakładowym układzie zbiorowym pracy (zuzp) lub w treści umowy, nie wystąpi konieczność tworzenia grafików.

Dotyczy to m.in. pracowników zatrudnionych na 1/2 czy 3/4 etatu, którzy pracują regularnie od poniedziałku do  piątku po cztery lub sześć godzin na dobę. Nie ma potrzeby tworzenia dla nich indywidualnych grafików, gdyż godziny i dni pracy oraz dni wolne od obowiązków można określić z góry w  ogólny sposób.

W tym przypadku jedyną różnicą między pracownikiem zatrudnionym na cały etat a niepełnoetatowcem jest liczba godzin pracy w dobie, którą trzeba zmniejszyć proporcjonalnie do  wymiaru czasu pracy. W tych okolicznościach liczba dni pracy jest bowiem wartością stałą niezależnie od obowiązującego pracownika wymiaru etatu.

Ustalony plan albo związane ręce

System podstawowy w połączeniu z rozkładem czasu pracy przewidującym stałe dni i godziny pracy powoduje jednak, że pracodawca nie ma żadnej elastyczności w planowaniu czasu pracy. Każdy przypadek zwiększonego zapotrzebowania na pracę skutkuje przekroczeniem obowiązującego pracownika wymiaru, a nawet normy czasu pracy. To z kolei pociąga za sobą dodatkowe koszty, gdyż przepisy nie prze- widują możliwości rekompensowania godzin ponadwymiarowych udzielaniem pracownikom czasu wolnego.

Z tego względu większość zakładów zatrudniających pracowników przy zadaniach, na które występuje zmienne zapotrzebowanie, decyduje się na nierównomierny rozkład czasu pracy wszystkich pracowników, również niepełnoetatowców. To z kolei wymusza tworzenie harmonogramów dla wszystkich zatrudnionych, niezależnie od obowiązującego ich wymiaru czasu pracy.

Opisane problemy dotyczą również osoby zatrudnionej na część etatu w systemie przerywanym (art. 139 kodeksu pracy), jeśli pauza w wykonywaniu obowiązków ma stałą długość i zawsze występuje w określonych godzinach. Pozwala to bowiem przewidzieć przerwę wyłączaną z czasu pracy w regulaminie pracy lub zuzp. Jeśli pracodawca nie będzie tworzył grafiku, będzie znacznie ograniczony w możliwości intensyfikacji obowiązków wtedy, gdy wystąpi większa podaż na jego usługi czy produkty.

Z oczywistych względów grafików nie należy natomiast tworzyć dla pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym (art. 140 k.p.). W takim przypadku decyzja w zakresie godzin pracy w poszczególnych dobach pozostaje w gestii samego pracownika.

Niezbędna rozpiska godzin

Grafiki trzeba tworzyć we wszystkich systemach przewidujących możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy powyżej ośmiu godzin (art. 135 – 138, art. 143 – 144 k.p.). Wynika to z faktu, że przedłużenie wymiaru w niektórych dobach jest dopuszczalne jedynie na etapie układania harmonogramu. Co więcej trzeba to zrekompensować planując krótsze dniówki w innych dobach lub ewentualnie przyznać w grafiku dodatkowe dni wolne od pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu w  równoważnym czasie pracy w miesięcznych okresach rozliczeniowych, pracuje w lipcu 2012 r. w oparciu o następujący grafik >patrz harmonogram lipiec/2012 r.

W lipcu 2012 r. wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wynosi 88 godzin [(4 tygodnie x 40 h) + (2 x 8 h)] : 2 = 176 h : 2 = 88 h. W omawianym przypadku pracodawca rozplanował to na siedem zmian po 12 godzin, przypadających na początku i na końcu miesiąca, kiedy zapotrzebowanie na pracę wzrasta, oraz jedną dniówkę 4-godzinną, która dopełnia czas pracy w lipcu do 1/2 wymiaru:

(7 x 12) + 4 = 84 + 4 = 88 godzin.

Co istotne zaplanowanie pracownikowi siedmiu dniówek po 12 godzin powoduje, że korzysta on w lipcu z 14 dni harmonogramowo wolnych od pracy. W konsekwencji z 22 dni roboczych przypadających w lipcu, pracownik przepracował jedynie osiem, wypracowując w ten sposób obowiązujący go wymiar.

Zmienna dniówka

Drugą sytuacją, kiedy niewątpliwie powstaje obowiązek tworzenia grafików pracownikom zatrudnionym na część etatu, jest stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy w poszczególnych dobach. Dotyczy to wszystkich systemów czasu pracy i obejmuje przypadki, w których pracodawca decyduje się na planowanie w niektórych dobach większej liczby godzin niż wynikająca z podzielenia 8-godzinnej normy przez wymiar etatu obowiązujący daną osobę.

Nie występuje tu ograniczenie wyłącznie do systemów pozwalających na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, gdyż planowanie godzin ponad wymiar odpowiadający uzgodnionej części etatu jest możliwe również w ramach podstawowego czasu pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu w podstawowym systemie pracuje po 8 godzin w niektórych dobach okresu rozliczeniowego. W lipcu 2012 r. pracodawca może mu zaplanować jedenaście dniówek, które wyczerpią obowiązujący go wymiar czasu pracy (11 x 8 h = 88 h).

Oznacza to również konieczność udzielenia mu 11 dni harmonogramowo wolnych od pracy. W takim przypadku trzeba ułożyć grafik, ponieważ pracownik musi mieć świadomość tego, w jakie dni będzie świadczył pracę, co pośrednio umożliwi mu zaplanowanie czasu wolnego.

Praca w weekendy

Omawiając systemy czasu pracy, w których konieczne jest układanie grafików dla niepełnoetatowców nie sposób pominąć systemu weekendowego. On wręcz wymusza zatrudnienie w niepełnym wymiarze, gdyż nie sposób zaplanować w nim pracy na cały etat we wszystkich miesiącach roku.

W 2012 r. wypracowanie wymiaru dla pełnego etatu w ramach systemu weekendowego jest możliwe jedynie w czterech miesiącach: czerwcu, wrześniu, listopadzie i grudniu. W pozostałych pracownik nie dopracowałby jednak do pełnego wymiaru, a to powodowałoby po stronie pracodawcy konieczność wyrównania jego wynagrodzenia, czyli dodatkowe koszty pracy.

Ponadto w ramach tego systemu nie można założyć, że pracownik będzie pracował po 12 godzin w każdy piątek, sobotę, niedzielę czy święto występujące w danym okresie. W skrajnych przypadkach, np. w grudniu

2012 r., doprowadziłoby to bowiem do znacznego przekroczenia nominału ze względu na dużą liczbę świąt. W  tym miesiącu pracownik mógłby przepracować 16 dni po 12 godzin, czyli 192 godziny przy nominale wynoszącym 152 godziny. To oznaczałoby planowane przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej o 40 godzin, płatnych ze 100 proc. dodatkiem.

Wszystko to wskazuje na  dwie istotne cechy systemu weekendowego. Po  pierwsze gwarancję możliwości zaplanowania w każdym miesiącu godzin odpowiadających części etatu pracownika zapewnia zatrudnienie w wymiarze ok. 3/4 pełnego wymiaru. Powyżej tej wartości istnieje już ryzyko, że w niektórych miesiącach pracodawca będzie musiał wyrównywać pensję pracownika do pełnego wymiaru, niedopracowanego wskutek zbyt małej liczby piątków, sobót, niedziel i świąt.

Dotyczy to w szczególności miesięcy, w  których nie występują święta, a wymiar czasu pracy jest wysoki. Po drugie w ramach tego systemu zatrudniony musi pracować w oparciu o grafik. Zapisanie w treści umowy, że wykonuje obowiązki po 12 godzin w każdy piątek, sobotę, niedzielę i święto występujące w okresie rozliczeniowym spowoduje znaczne przekroczenia wymiaru w niektórych miesiącach roku.

Co istotne przekroczenia te należy kwalifikować jako planowane. A to powoduje, że każda z nadgodzin wynika z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pra-cy i wymaga rekompensaty 100-proc. dodatkiem do normalnego wynagrodzenia. Takie przypadki wystąpią w miesiącach, w których nominał jest niski ze względu na dużą liczbę świat przypadających w dniach powszednich.

Ile zaplanować

U pracownika zatrudnionego na część etatu, poza normalnymi godzinami pracy wynikającymi z wymiaru czasu pracy oraz nadgodzinami, występują również godziny ponadwymiarowe. Ich dopuszczalna liczba jest ściśle uzależniona od cząstki etatu, którą zatrudniony wypracowuje zgodnie z umową. Przy czym im mniejszy jest wymiar zatrudnienia, tym więcej godzin ponadwymiarowych dzieli umówioną część etatu od pełnego wymiaru czasu pracy.

W tym kontekście wątpliwości budzi możliwość planowania zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin pracy przekraczających umówioną część etatu. Niektóre z nich rozwiewa art. 94 pkt 2 k.p., zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy. Z tej regulacji pośrednio wynika bowiem zakaz organizowania, czyli planowania pracy, z przekroczeniem umówionego przez strony wymiaru czasu pracy. Dotyczy on na równi pracowników zatrudnionych w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy.

Za przyjęciem tego ograniczenia przemawia również ochronna funkcja przepisów o czasie pracy. Przyjęcie, że pracownikowi zatrudnionemu na część etatu można planować pracę w pełnym wymiarze powodowałoby bowiem, że większość pracodawców zawierałaby takie umowy np. w celu ograniczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Z tego względu powszechnie przyjmuje się, że pracodawca powinien planować w harmonogramie liczbę godzin odpowiadającą wymiarowi czasu pracy pracownika, natomiast ewentualne godziny ponadwymiarowe mogą się pojawiać jedynie na etapie wykonania grafiku. Dotyczy to zarówno klasycznych godzin ponadwymiarowych, jak i tych, za które zgodnie z art. 151 § 5 k.p. pracownik nabywa prawo do  dodatku jak za nadgodziny.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu ma w umowie o pracę zagwarantowane prawo do dodatku z art. 1511 § 1 k.p. za każdą godzinę pracy powyżej siedmiu w dobie oraz powyżej przeciętnie 35 godzin w tygodniu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Mając na uwadze jego wymiar czasu pracy, pracodawca zaplanował mu w sierpniu 2012 r. 132 godziny pracy. W takim przypadku działanie pracodawcy jest prawidłowe. Godziny ponadwymiarowe nie zostały bowiem zaplanowane w grafiku. Mogą wyjść jedynie na etapie jego wykonania.

 

Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego