Czynności służbowe: zadania nie mogą wykraczać poza rodzaj pracy

Podwładny przed podjęciem pracy musi być zaznajomiony z zakresem swoich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku. Taki wymóg wynika z art. 94 pkt 1 kodeksu pracy.

Zapoznanie z zadaniami może nastąpić w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej, udzielonej przez bezpośredniego przełożonego. Dopuszczalne jest też dokonanie instruktażu przez inną osobę, która wcześniej wykonywała dane czynności. Najlepiej jednak ze względów dowodowych jest zaznajomienie podwładnego z jego obowiązkami przez wręczenie mu zakresu czynności.

Korzystnie jest dać pisemny wykaz

Określenie zadań zatrudnionego wynika z rodzaju pracy, który wskazany jest w kontrakcie. Jest to obligatoryjny składnik treści angażu, którego brak – w konsekwencji – oznacza jego nieważność.

Rodzaj pracy może być określony przez podanie nazwy zawodu, specjalności, stanowiska, funkcji, tytułu lub przez umieszczenie w określonej strukturze organizacyjnej, albo też oznaczenie zespołu czynności, które wykonywać będzie podwładny.

Przy czym o zakresie obowiązków podwładnego decyduje nie tylko rodzaj wykonywanej pracy, ale również rozmiar wynikających z niej zadań (wyrok SN z 27 czerwca 1977 r., I PRN 86/77). Ustalenie, co składa się na rodzaj konkretnej pracy, może być uzupełnione dodatkowym dokumentem zawierającym wyliczenie czynności (obowiązków i uprawnień) pracownika w formie zakresu czynności.

Sporządzenie tego dokumentu jest korzystne dla obu stron kontraktu. Z jednej strony stanowi dowód tego, że szef wypełnił obowiązek zaznajomienia podwładnego z jego zadaniami. Z drugiej strony zapewnia ochronę podwładnego przed koniecznością wykonywania poleceń, które wykraczają poza rodzaj pracy określony w angażu. Podwładny może więc odmówić wykonania polecenia bez obawy przed odpowiedzialnością porządkową lub zwolnieniem z pracy.

Szef musi wiedzieć, że niepoinformowanie nowego podwładnego o jego obowiązkach, w razie niewłaściwego ich wykonania, skutkować może brakiem podstaw do zwolnienia dyscyplinarnego (por. wyrok SN z 17 lutego 2000 r., I PKN 539/99).

Pogląd ten wcale jednak nie oznacza, że podwładny może zachowywać bierność. Brak pisemnego zakresu czynności nie zwalnia go od należytego wykonywania swoich obowiązków. Dlatego w wypadku jakichkolwiek wątpliwości co do zakresu zadań powinien on dążyć do ich usunięcia. W przeciwnym razie ponosi skutki wadliwego (niestarannego) wykonania zadań (wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97).

Przykład

Szef wymówił panu Adamowi angaż z powodu nieprawidłowego wypełniania swoich obowiązków. Podwładny otrzymał pisemnie określony zakres obowiązków dopiero miesiąc przed wymówieniem kontraktu, ale powinności swoje znał, gdyż został o nich poinformowany, gdy podejmował pracę. Dowodzą tego zeznania świadków, a także zachowanie pana Adama, który przez cały okres pracy nie zgłaszał co do tego zakresu żadnych zastrzeżeń ani wątpliwości. Poza tym przez pewien czas pracował ze swoim poprzednikiem na powierzonym sobie stanowisku i mógł od niego uzyskać wszelkie potrzebne informacje. Wiedzy tej jednak nie szukał. Ponadto oświadczył poprzednikowi, że zakres swoich zadań zna od szefa.

W ocenie sądu wymówienie angażu było uzasadnione.

Jak oznaczyć powinności

Treść zakresu obowiązków to opis ogólnych albo szczegółowych zadań wykonywanych przez podwładnego na danym stanowisku, bez opisu sposobu ich realizacji. Czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy, określonemu w kontrakcie. Szef jednostronną decyzją ustala wykaz czynności. Musi on przy tym pamiętać, że zakres czynności nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalony w kontrakcie (por. wyrok SN z 19 marca 1997 r., II UKN 43/ 97).

Zakres i miara szczegółowości wykazu powinien być przy tym adekwatny do charakteru i stopnia złożoności zadań podwładnego, a także jego wykształcenia i   doświadczenia zawodowego. Im praca jest mniej skomplikowana, a podwładny nie należy do osób podejmujących pierwsze zatrudnienie i wymagających społeczno-zawodowej adaptacji w firmie, tym prostszy i bardziej ogólny może być wykaz zadań.

W zakresie czynności wskazuje się także podległość służbową podwładnego. Może to nastąpić poprzez określenie stanowiska bezpośredniego przełożonego podwładnego, np.  naczelnik wydziału, kierownik zespołu, starszy specjalista itp. Nie należy podawać danych osobowych przełożonego.

W praktyce często w zakresie czynności znajdują się postanowienia zobowiązujące podwładnego do wykonywania poleceń innych niż czynności wymienione w wykazie lub do wykonywania innych zadań służbowych zleconych przez szefa. Tego rodzaju inne polecenia pracownik musi wykonywać, jeżeli są wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika i zgodnie z jego kompetencjami. Polecenia te muszą też być zgodne z obowiązującym prawem i odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w kontrakcie.

Zakres czynności powinien być przyjęty i podpisany przez podwładnego. Odmowa jego przyjęcia lub podpisania może stanowić uzasadnioną przyczynę wymówienia angażu, gdy wskazane obowiązki podwładnego mieszczą się w zakresie czynności, co do których strony umówiły się w angażu (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97).

Nie można jednak zwolnić dyscyplinarnie podwładnego,  który odmawia wykonywania prac innych niż zawarte w zakresie obowiązków.  Zwłaszcza wówczas, gdy polecenie wykonania zadania nie odpowiada rodzajowi pracy oraz kwalifikacjom podwładnego (wyrok SN z 12 kwietnia 2012 r., II PK 216/11).

Zmiana zakresu czynności

Szef ma obowiązek informowania podwładnego o zmianie w zakresie jego obowiązków i sposobie ich wykonywania także w czasie trwania zatrudnienia. Musi o tym poinformować podwładnego albo wręczyć mu nowy zakres czynności oraz podać, od kiedy on obowiązuje.

Podanie tego momentu może nastąpić np. od dnia doręczenia zakresu albo poprzez wskazanie konkretnej daty. Jeżeli zmiana zakresu czynności nie wykracza poza ustalony w kontrakcie rodzaj pracy, nie jest potrzebne wprowadzenie jej w drodze wymówienia czy porozumienia zmieniającego, gdyż jedynie precyzuje zakres i sposób wykonywania pracy.

Przykład

Przy podpisywaniu angażu szef wręczył podwładnemu zakres obowiązków. Po pół roku, nie zmieniając ani stanowiska pracy, ani warunków wynagradzania, wręczył nowy zakres obowiązków. Podwładny po zapoznaniu się z nim stwierdził, że zawiera on dużo więcej obowiązków niż dotychczasowy.

Poza tym nowe zadania znacznie wykraczają poza rodzaj pracy określony w kontrakcie. Szef nie może w ten sposób (poprzez zamieszczanie w zakresie czynności dodatkowych obowiązków pracownika) zmieniać rodzaju pracy jako elementu treści stosunku pracy.