W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) ewidencjonuje się przedsiębiorców będących osobami fizycznymi.

W CEIDG gromadzone są między innymi:

- dane dotyczące miejsca zamieszkania i adresu zamieszkania przedsiębiorcy,

- adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz

- adresy, pod którymi jest wykonywana działalność  gospodarcza, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

Dane te muszą być zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe.

Dane dotyczące siedziby przedsiębiorca zgłasza na formularzu CEIDG-1. W rubryce „Główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej” trzeba wskazać adres głównego miejsca wykonywania działalności. Brak wskazania oznacza, że adresem tym jest adres zamieszkania przedsiębiorcy, który w takim przypadku będzie uwidoczniony na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl.

Adres do doręczeń należy wskazać, jeżeli jest inny niż adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

W rubryce „dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej” należy podać wszystkie miejsca stałego wykonywania działalności gospodarczej, takie jak oddziały, punkty sprzedaży, przyjmowania zleceń, świadczenia usług. Jeżeli takich miejsc jest więcej niż jedno, pozostałe należy zgłosić za pomocą załącznika CEIDG-MW. W przypadku braku miejsca na podanie rodzajów wykonywanej działalności należy wypełnić załącznik CEIDG-RD.

Jakie obowiązki do wykonania

Przedsiębiorcy w przypadku zmiany siedziby swojej firmy mogą zgłosić ten fakt:

- za pomocą formularza dostępnego na stronie CEIDG,

- w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy osobiście albo listem poleconym.

To duże ułatwienie, bo we wcześniejszym stanie prawnym, jeżeli przedsiębiorca zmieniał siedzibę, miał obowiązek powiadomić o tym gminę, która wpisała go do ewidencji przedsiębiorców. W praktyce było to dość uciążliwe.

Aby dokonać zmian w CEIDG w razie zmiany siedziby, przedsiębiorca zgłasza te zmiany na formularzu CEIDG-1. Formularz CEIDG-1 jest także wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG. Aby zgłosić zmiany we wpisie w CEIDG, należy na formularzu CEIDG-1 w rubryce „Rodzaj wniosku” wybrać pozycję 2.

W polu 2 rubryki 01 należy podać datę powstania zmiany.

Zgodnie z art. 30 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o zmianę wpisu w terminie najpóźniej 7 dni od dnia zmiany danych.

Dotyczy to także zmiany w zakresie siedziby przedsiębiorcy. Każdy wniosek o zmianę danych powinien mieć wypełnione przynajmniej następujące pola: 01.2 (Rodzaj wniosku), 03.3 (Numer PESEL), 03.4 (Numer NIP), 03.5 (Numer REGON), 03.6 (Nazwisko), 03.7 (Pierwsze imię), 03.13 (Data urodzenia), 03.15 (oświadczenie), 07 (Nazwa skrócona), 13.1.2 (chcę kontynuować ubezpieczenie społeczne rolników).

Miejsce zamieszkania

Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić zmianę miejsca zamieszkania, jeżeli jest to miejsce prowadzenia przez niego działalności oraz w przypadku gdy siedziba firmy nie mieści się w miejscu zamieszkania. Jeżeli nie zmienia się miejsce zamieszkania przedsiębiorcy, a zmienia się jego siedziba, również należy złożyć wniosek o zmianę danych w CEIDG.

Należy pamiętać, że w formularzu o zmianę danych w CEIDG podaje się również dane dotyczące miejsca zamieszkania składającego wniosek. I w przypadku gdy główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej jest takie samo jak miejsce zamieszkania przedsiębiorcy, to w CEIDG będzie uwidoczniony adres zamieszkania.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w innym miejscu niż adres zamieszkania, wówczas w CEIDG dostępny jest adres firmy, a adres prywatny przedsiębiorcy nie jest uwidoczniony w systemie.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi handel uliczny. W jaki sposób należy oznaczyć główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej?

Wnioskując o zmianę danych, w formularzu CEIDG-1, w części dotyczącej głównego oraz dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej można wpisać opis nietypowego miejsca głównego prowadzenia działalności gospodarczej.

Chodzi o opis takiego miejsca, dlatego w przypadku nietypowych miejsc prowadzenia działalności, powinno ono zostać opisane w sposób maksymalnie precyzyjny.

W przypadku spółek

W dziale 1 Krajowego Rejestru Sądowego zamieszcza się m.in. poniższe dane:

- firmę lub nazwę;

- oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;

- siedzibę i adres;

- numer NIP;

- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Wymienione wyżej dane spółki wpisane do KRS mają obowiązek umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie prowadzonej przez siebie działalności wobec osób fizycznych oraz organów, m.in. organów administracji.

Odpowiedzialność za szkodę

W przypadku firm prowadzonych w formie spółek mają one nałożony przepisami ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym obowiązek zgłoszenia zmiany danych, wpisanych do rejestru przedsiębiorców.

Co więcej, brak zgłoszenia zmiany danych powoduje, ze spółka ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną niezgłoszeniem do rejestru danych, które podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie, chyba, że:

- szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo

- wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą spółka nie ponosi odpowiedzialności.

W przypadku osobowych spółek, np. spółki jawnej odpowiedzialność, o której jest mowa wyżej ponoszą solidarnie ze spółką osoby odpowiadające za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem.

Zagrożenie grzywną

Wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepisy szczególny regulują tę kwestię inaczej.

W razie niezgłoszenia wniosku o wpis do KRS lub też gdy wymagane dokumenty nie zostały złożone mimo upływu terminu sąd rejestrowy najpierw wzywa do uzupełnienia wniosku w ciągu 7 dni, następnie może ukarać podmiot zobowiązany do zamieszczenia wpisu grzywną. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę za brak wpisania wymaganych danych do rejestru.

Na postanowienie sądu rejestrowego o nałożeniu grzywny służy zażalenie.

W przypadku gdy pomimo wezwania do złożenia wniosku o wpis do KRS oraz nałożenia grzywny na podmiot za jego brak, wpis nadal nie został dokonany i rejestr pokazuje stan niezgodny z rzeczywistością sąd rejestrowy:

- wykreśla wpis z urzędu,

- w uzasadnionych przypadkach sąd rejestrowy może dokonać z urzędu wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi faktycznemu,  jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.

Przykład

Spółka z o.o. zmieniła siedzibę, złożyła wniosek o zmianę danych w KRS. Kiedy faktycznie spółka może zmienić siedzibę:  czy z chwilą wniosku o zmianę danych do KRS, czy też z chwilą wpisu do KRS?

W przypadku spółek zmiana siedziby wiąże się z podjęciem stosownej uchwały przez spółkę, a to oznacza, że od tego dnia należy liczyć 7-dniowy termin na zgłoszenie zmian danych uwidocznionych w KRS.

W okresie przejściowym spółka powinna używać danych dotyczących zarówno starej i nowej siedziby wraz z informacją o dacie faktycznej zmiany siedziby.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zamierza zmienić siedzibę. W jakiej formie powinna się odbyć taka zmiana: pisemnej uchwały wspólników czy też aktu notarialnego?

Przykład

Zgodnie z art. 166 § 1 Kodeksu spółek handlowych zgłoszenie spółki z o.o. do rejestru sądowego wymaga podania danych dotyczących między innymi siedziby spółki. Jednocześnie art. 168 k.s.h. przewiduje, że wszelkie zmiany danych, w tym zmiany dotyczące siedziby spółki zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych.

Zmiana siedziby w spółce z o.o. wymaga zmiany umowy spółki. Natomiast zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru, co wynika z art. 255 § 1 k.s.h. Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.).

W protokole stwierdza się prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienia powzięte uchwały, podaje liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy (art. 248 § 2 k.s.h.). Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

W przypadku zmiany siedziby spółki z o.o. formę aktu notarialnego powinna mieć uchwała o zmianie siedziby spółki, natomiast okoliczności wskazane w art. 248 § 2 k.s.h., czyli dotyczące m.in. prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, liczby głosów oddanych za uchwałą można zamieścić w zwykłym protokole pisemnym.

Wspólnicy spółki z o.o. mają prawo przeglądać księgę protokołów, jak również żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Podstawa prawna

art. 25 ust. 1 pkt 5, art. 26, art. 30 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r. (DzU z 2010 r., nr 220, poz. 1447, z późn. zm.)

art. 22, art. 24, art. 24, art. 34, art. 38  ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2007 r., nr 168, poz. 1186, z późn. zm.)

art. 166, art. 168, art. 248, art. 255 § 1  ustawy z  15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 nr 94., poz. 1037 ze zm.)