1 lipca 2011 r. w miejsce dawnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (EDG) – rejestru przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, prowadzonego przez gminy, powstała Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Z dniem 31 grudnia 2011 r. wszystkie wpisy z dawnej EDG zostały ujednolicone i przeniesione do CEIDG (patrz ramka).

Co podlega wpisowi

Artykuł 25 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: usdg) określa, jakiego rodzaju dane podlegają wpisowi do CEIDG. Zgodnie z nim są to:

- firma, nr PESEL, data urodzenia, nr REGON, NIP;

- informacja o polskim obywatelstwie oraz innych posiadanych obywatelstwach;

- oznaczenie miejsca i adresu zamieszkania, adres do doręczeń oraz adresy wykonywania działalności, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony, adres poczty elektronicznej i strony internetowej, jeżeli przedsiębiorca zgłosił te informacje do CEIDG;

- data rozpoczęcia wykonywania działalności;

- określenie działalności zgodnie z klasyfikacją PKD;

- informacja o wspólności majątkowej;

- nr NIP i REGON spółek cywilnych, jeżeli przedsiębiorca zawarł umowy takich spółek,

- dane pełnomocnika przedsiębiorcy, ze wskazaniem zakresu pełnomocnictwa, o ile przedsiębiorca zgłosił tę informację do CEIDG;

- informacje o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej;

- informacje o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz ustanowieniu kurateli lub opieki;

- informacje o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu, o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika, zmianie postanowienia o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu na postanowienie o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika i zakończeniu tego postępowania, o wszczęciu postępowania naprawczego;

- informacje o przekształceniu przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową;

- informacje o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej, o zakazie wykonywania zawodu, o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją, opieką nad lub z małoletnimi dziećmi;

- informacje o wykreśleniu wpisu w CEIDG.

W CEIDG ujawnia się też informacje o udzielonych koncesjach, zezwoleniach i licencjach, a właściwe organy z urzędu przekazują dane i informacje objęte obowiązkiem wpisu do CEIDG.

W jakiej formie

Główną zaletą istnienia CEIDG jest wygoda zakładania działalności gospodarczej. Wniosek do CEIDG jest bezpłatny i można go złożyć na kilka sposobów: wysłać listem poleconym z notarialnie poświadczonym podpisem, złożyć osobiście w urzędzie gminy, gdzie tożsamość składającego będzie stwierdzona na podstawie dokumentu tożsamości, a gmina zamieni go w formę elektroniczną, ewentualnie złożyć wniosek online i podpisać go osobiście w urzędzie gminy bądź złożyć wniosek online i albo opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym, albo zatwierdzić go poprzez tzw. zaufany profil.

Zaufany profil

Zaufany profil można otrzymać bezpłatnie w urzędach skarbowych i niektórych oddziałach ZUS; jego uzyskanie wymaga jednorazowej wizyty w urzędzie i potwierdzenia tożsamości. Zaufany profil to zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ uprawnionego podmiotu publicznego. Korzystanie z niego jest dodatkowo autoryzowane za pomocą jednorazowego kodu przesyłanego e-mailem na adres e-mailowy podany podczas rejestracji.

System CEIDG przesyła wnioskodawcy potwierdzenie złożenia wniosku na wskazany adres poczty elektronicznej. Wpis do CEIDG dokonany jest z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG wniosku, jeżeli wniosek został złożony przez osobę do tego uprawnioną, i pod warunkiem, iż jest on poprawny.

Jedno okienko

Przedsiębiorca nie musi też odwiedzać wielu urzędów – wniosek o wpis do CEIDG jednocześnie zawiera dane niezbędne do rejestracji we właściwym urzędzie skarbowym, Głównym Urzędzie Statystycznym (GUS), Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).

Do wniosku o wpis do CEIDG przedsiębiorca, który dysponuje podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, może od 1 stycznia br. dołączyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne, o których mowa w przepisach o podatku od towarów i usług (czyli formularz VAT R; należy przy tym pamiętać, że od zarejestrowania podatnika podatku od towarów i usług jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 170 zł, którą należy uiścić z chwilą złożenia zgłoszenia, a dowód jej wniesienia doręczyć nie później niż w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty).

Wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG należy obowiązkowo złożyć oświadczenie o braku orzeczonych wobec osoby, której wpis dotyczy, zakazów – pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Uwaga! Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG, ale może też określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku.

Pełnomocnicy

CEIDG wprowadza udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy podali dane pełnomocnika i zakres jego umocowania. Dzięki temu od 1 stycznia br. pełnomocnik przedsiębiorcy przy występowaniu przed organem administracji publicznej nie będzie musiał dołączać do akt oryginału lub odpisu udzielonego mu pełnomocnictwa. Organ z urzędu potwierdzi w CEIDG upoważnienie pełnomocnika. W związku z tym, że w takim przypadku nie ma obowiązku złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, nie wystąpi również obowiązek wniesienia opłaty skarbowej.

Należy jednak pamiętać, że to udogodnienie nie ma zastosowania do spraw prowadzonych na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa oraz ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej. Możliwość ta jednak znacznie ułatwi załatwianie spraw administracyjnych i pozwoli zaoszczędzić pieniądze (17 zł od każdej osoby upoważnionej w dokumencie pełnomocnictwa).

Obowiązek aktualizacji danych

Przedsiębiorca ma obowiązek zgodnie z art. 30 i 35 usdg aktualizować swoje dane wpisane do CEIDG, by były one zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. Jeżeli nie dopełni tego obowiązku, może być wezwany przez ministra gospodarki do zmiany danych w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. Po bezskutecznym upływie tego terminu minister gospodarki może wykreślić przedsiębiorcę z CEIDG w drodze decyzji administracyjnej.

Obowiązek bieżącej aktualizacji danych (w terminie siedmiu dni od zaistnienia zdarzenia powodującego zmianę danych) jest bardzo ważny, ponieważ zgodnie z art. 33 usdg obowiązuje domniemanie, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Jeżeli do CEIDG wpisano dane niezgodnie z wnioskiem lub bez tego wniosku, osoba wpisana do

CEIDG nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej, działającej w dobrej wierze, zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli po powzięciu informacji o tym wpisie zaniedbała wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu. Ponadto zgodnie z art. 37 ust. 7 usdg domniemywa się, że dane i informacje udostępniane przez CEIDG są prawdziwe. W przypadku stwierdzenia niezgodności tych danych lub informacji ze stanem faktycznym każdy ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym właściwy organ, w którego rejestrze dane te się znajdują.

Zgodnie z art. 38 usdg dane i informacje udostępniane przez CEIDG są jawne. Każdy ma prawo dostępu do danych i informacji udostępnianych przez CEIDG na jej stronie internetowej, jednakże zgodnie z art. 37 usdg

CEIDG udostępnia zawarte w niej dane i informacje z wyjątkiem numeru PESEL, daty urodzenia oraz adresu zamieszkania przedsiębiorcy, o ile nie jest on taki sam jak miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Komentuje Sandra Sekuła, prawnik w kancelarii Noerr

Niewątpliwą korzyścią z utworzenia CEIDG jest to, że ewidencja ta jest od dawna oczekiwanym, nowoczesnym i centralnym systemem rejestracji i ewidencji przedsiębiorców, zwiększającym pewność i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego.

Umożliwia ona nie tylko rejestrację działalności gospodarczej online i zmianę danych ujawnionych w rejestrze, ale pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcy dużo czasu i uciążliwych formalności w urzędach. Bezsprzecznym udogodnieniem jest też możliwość uzyskania zaświadczenia o wpisie w CEIDG w zakresie jawnych danych, gdyż ma ono formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej CEIDG.

W dodatku możliwości i funkcje CEIDG mają być rozszerzane w miarę potrzeb przy konsultacji z przedsiębiorcami, organizacjami przedsiębiorców oraz obywatelami.Dane i informacje w tym rejestrze są jawne, co gwarantuje możliwość sprawdzenia z dowolnego miejsca na świecie informacji o przedsiębiorcy, a nie jak poprzednio tylko w lokalnych rejestrach gminnych.

Z jednej strony jest więc to rozwiązanie korzystne, gdyż dzięki niemu można się dowiedzieć możliwie jak najwięcej o potencjalnym kontrahencie, zanim jeszcze podejmie się z nim współpracę. Jednak z drugiej strony taki dostęp może też mieć negatywne skutki, właśnie dlatego, iż przedsiębiorcami, którzy są objęci obowiązkiem rejestracji w CEIDG, są osoby fizyczne, a zakres danych podlegających wpisowi jest dość szeroki.

Może to stwarzać pole do negatywnego wykorzystywania zawartych tam informacji, zwłaszcza gdy prowadzą oni działalność pod adresem swojego zamieszkania.