Trzeba je przekazać zanim zostanie wykonana pierwsza czynność opodatkowana (istnieje możliwość przekazania go drogą elektroniczną). Przedsiębiorca może zostać zarejestrowany jako „podatnik VAT czynny" lub „podatnik VAT zwolniony". Ten drugi przypadek wchodzi w grę wówczas, gdy zamierza wykonywać wyłącznie działalność zwolnioną lub korzystać ze zwolnienia przewidzianego dla tzw. drobnych przedsiębiorców.
Gdy złożone zgłoszenie VAT-R jest prawidłowe, naczelnik urzędu skarbowego potwierdza zarejestrowanie podatnika. Wiąże się to niestety z obowiązkiem uiszczenia 170 zł opłaty skarbowej .
Organem podatkowym właściwym do złożenia zgłoszenia jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce dokonywania czynności podlegających opodatkowaniu a gdy są one wykonywane na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych - naczelnik właściwy ze względu na miejsce zamieszkania (dla osób fizycznych) lub siedzibę podatnika.
W zgłoszeniu rejestracyjnym podatnik określa wybrany przez siebie sposób rozliczenia z fiskusem (metodą kasową, na zasadach ogólnych, co miesiąc lub co kwartał).
Przedsiębiorca musi też pamiętać, że w przypadku zmiany danych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest zobowiązany do złożenia zgłoszenia aktualizującego. Istotne jest to, że aktualizacji dokonuje się w ciągu siedmiu dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie, na takim samym formularzu rejestracyjnym VAT-R - tym jednak razem zaznaczając pole „aktualizacja danych".
