Jak rozliczyć VAT przy sprzedaży wysyłkowej

Wypełnienie ustawowych obowiązków w zakresie VAT związanych z tym typem sprzedaży może być dla przedsiębiorcy niejednokrotnie bardziej kłopotliwe niż przy handlu tradycyjnym, z uwagi na to, że sposób rozliczenia zależy od formy i momentu płatności, a te bywają różne.

Możemy mieć bowiem do czynienia z zapłatą:

- na rachunek bankowy po otrzymaniu towaru,

- za zaliczeniem pocztowym (za pobraniem),

- przed wysłaniem towaru.

Na rachunek bankowy, po dostawie

Pierwsza z możliwych sytuacji zachodzi, gdy nabywca towaru dokonuje płatności bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedawcy, po otrzymaniu zamówionej przesyłki. Nie korzysta z pośrednictwa listonosza czy kuriera. Zastosowanie mają tu przepisy określające ogólne reguły wykazywania obowiązku podatkowego  (art. 19 ust. 1 ustawy o VAT). Powstaje on z chwilą wydania towaru.

Jeśli sprzedaż powinna być potwierdzona fakturą (np. gdy dokonywana jest na rzecz przedsiębiorców), to obowiązek podatkowy powstanie z dniem wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu od wydania towaru (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT). W praktyce faktura VAT jest zazwyczaj dołączana do przesyłki wysyłanej nabywcy. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstanie z dniem jej wysłania.

Te zasady znajdą też zastosowanie, gdy transakcja jest zawierana w Internecie, natomiast odbiór zakupionego towaru oraz uregulowanie należności gotówką odbywa się bezpośrednio w siedzibie sprzedawcy. Tak jest chociażby w przypadku zakupu towaru za pośrednictwem portalu aukcyjnego.

Za zaliczeniem...

Należność może też być regulowana przez nabywcę „za pobraniem” („za zaliczeniem pocztowym”). Wówczas kupujący dokonuje zapłaty za towar dopiero po jego otrzymaniu. Płatność jest realizowana za pośrednictwem listonosza lub kuriera, który otrzymuje od nabywcy gotówkę w wysokości ceny powiększonej o koszty przesyłki.

Ustawa o VAT przewiduje dla tego typu sytuacji szczególny moment powstawania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 6 w przypadku dostawy wysyłkowej dokonywanej za zaliczeniem pocztowym powstaje on w momencie otrzymania zapłaty przez sprzedawcę.

... i za pobraniem

Ciekawostką jest to, że przepis posługuje się terminem „za zaliczeniem pocztowym”, nie uwzględniając tym samym rynkowej praktyki, w której przesyłki realizowane są nie tylko za pośrednictwem poczty, ale także firm kurierskich, które dostarczają towar „za pobraniem”, a nie „za zaliczeniem pocztowym”.

Wydaje się jednak, że jest to niedopatrzenie ustawodawcy, a nie celowy zabieg uzależniający moment powstania obowiązku podatkowego od typu operatora, za pośrednictwem którego realizowana jest dana transakcja.

Tę tezę potwierdzają również interpretacje władz skarbowych, które wielokrotnie stwierdzały, że w omawianym przypadku szczególny moment powstawania obowiązku podatkowego determinuje forma realizacji przesyłki (wydanie towaru w momencie uiszczenia opłaty), a nie rodzaj operatora, który daną przesyłkę dostarcza.

Przed wysłaniem towaru

W praktyce, przy sprzedaży za pośrednictwem Internetu, płatność odbywa się najczęściej jeszcze przed wysłaniem towaru. Dotyczy to m.in. przelewów dokonanych za pomocą internetowego konta bankowego bądź płatności typu Pay-Pal. W takim przypadku sprzedawca zobowiązany jest potraktować otrzymaną wpłatę jako zaliczkę, co w konsekwencji rodzi powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania.

Zastosowanie ma tu bowiem zasada określona w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, według której otrzymanie, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, części należności (w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) rodzi z tą chwilą obowiązek podatkowy w części otrzymanej.

Jakkolwiek płatność opiewającą na pełną kwotę wynagrodzenia należnego sprzedawcy trudno – biorąc pod uwagę standardowe znaczenie tego pojęcia – traktować jako zaliczkę, nie przeszkadza to jednak w tego rodzaju klasyfikacji dla celów VAT. -

Limity i rejestracja

W przypadku sprzedaży internetowej za granicę trzeba pamiętać, że poza kwestią powstania zakładu (omówioną na str. 3), mogą pojawić się dodatkowe obowiązki administracyjne w zakresie VAT. Sprzedający może być bowiem zobowiązany do zarejestrowania się dla celów VAT w kraju konsumenta, do którego dokonuje sprzedaży wysyłkowej.

Każde państwo określa moment powstania obowiązku podatkowego decydujący o konieczności zarejestrowania się w nim na potrzeby VAT, w tym limity dotyczące wartości sprzedanych towarów w ramach sprzedaży wysyłkowej. Ich przekroczenie może skutkować koniecznością rejestracji na VAT w kraju, do którego skierowana jest sprzedaż.

Co zrobić, gdy klient nie odebrał zamówienia

Zdarza się, że zamówiony towar jest wysyłany do klienta wraz z dokumentem potwierdzającym sprzedaż (paragon/faktura), jednak ten odmawia przyjęcia tego towaru (odstępuje od umowy).

Czy sprzedawca jest wówczas zobowiązany do rozliczenia VAT wykazanego na wystawionej klientowi fakturze/paragonie? Przepisy nakazują przedsiębiorcy zapłatę podatku wynikającego z wystawionego przez niego dokumentu (zob. art. 108 ustawy o VAT).

Wydaje się jednak, że w takim wypadku nie dochodzi do wprowadzenia faktury do obrotu, a zatem (pomimo jej wystawienia) obowiązek podatkowy w VAT nie powstaje. W konsekwencji sprzedawca jest zobowiązany do anulowania wystawionego dokumentu, ponieważ nie dokumentuje on żadnej sprzedaży.