Jak długo szef może odmawiać udzielenia urlopu z powodu braku zastępstwa dla pracownika?

Za kilka tygodni planuję urlop za granicą. Gdy złożyłam wniosek urlopowy, szef kazał mi szukać sobie zastępstwa, bo inaczej nie da mi urlopu. Z zastępstwem będzie kłopot - firma właśnie zwolniła z pracy osoby, które mogłyby mnie zastąpić. Czy to ja powinnam szukać zastępstwa? Jak długo szef może mi odmawiać urlopu?

- pyta czytelniczka

Prawo do  nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego,  przynajmniej raz w roku jest jednym z fundamentalnych praw pracownika. Kodeks pracy mówi, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161). To nie gwarantuje jednak pracownikowi wypoczynku w wybranym przez niego terminie.

Generalna zasada jest taka, że termin urlopu trzeba uzgodnić z przełożonym. Uzgodnić, czyli uzyskać zgodę szefa. Taką zgodę szef wydaje podpisując wniosek urlopowy. Jest ona niezbędna nawet wtedy, gdy termin urlopu został już wcześniej wstępnie zaakceptowany przez szefa przy tworzeniu w firmie planu urlopów (art. 163 k.p.).

O parafkę szefa albo przynajmniej e-mail czy sms z jego zgodą warto się postarać nawet wtedy, gdy chodzi  o tzw. urlop na żądanie (art. 167

2

k.p.). Co do zasady pracodawca nie może odmówić udzielenia wolnego na żądanie, lecz w jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy wypowiedział się, że

pracownik nie może rozpocząć takiego urlopu dopóty, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody (wyrok z 16 września 2008 r., sygn. II PK 26/08).

Według sądu dużo zależy od konkretnych okoliczności i wagi interesów pracownika oraz pracodawcy. Bo z jednej strony pracodawca może sprzeciwić się żądaniu pracownika, gdy wyjątkowy interes firmy wymaga obecności pracownika w pracy. Z drugiej strony pracownikowi, który nie uzyska zgody pracodawcy i mimo to nie stawi się do pracy nie można zarzucić ciężkiego naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, jeśli jego absencje wymusiły szczególne okoliczności, np. związane  ze stanem zdrowia lub wypadkami losowymi.

W przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego szef niemal zawsze ma ostatnie słowo. Wprawdzie urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, lecz po pierwsze nie każdy pracodawca musi taki plan sporządzić, a po drugie w praktyce ma on raczej orientacyjny, a nie obligujący charakter. Przełożony może więc, nawet tuż przed zaplanowanym urlopem, powiedzieć podwładnemu „nie". Ma bowiem  prawo przesunąć termin urlopu, jeśli jest to uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy i nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Tak mówi art. 164  § 2 k.p.

Z przepisu nie wynika, co można uznać za „szczególne potrzeby" pracodawcy i „poważne zakłócenia toku pracy".  Decydujące znaczenie będzie zatem miała ocena pracodawcy. Pracownik nie może z nią polemizować. Wydaje się, że brak rąk do pracy może być przyczyną uzasadniającą nieudzielenie zgody na urlop w wybranym przez pracownika terminie, jeśli wynika ze szczególnych okoliczności, których pracodawca nie mógł przewidzieć, np. zwiększonej zachorowalności wśród załogi, klęski żywiołowej, katastrofy. Dyskusyjny jest natomiast argument szefa, że brakuje mu pracowników, skoro sam się ich wcześniej pozbył w takiej skali, że nie jest w stanie zapewnić pozostałym pracownikom zastępstwa na czas ich nieobecności z powodu urlopu lub zwolnienia chorobowego. Nieporozumieniem jest też uzależnianie zgody na urlop od tego, czy pracownik znajdzie sobie zastępstwo. To szef jest odpowiedzialny za zapewnienie takiej organizacji pracy, która umożliwi pracownikom skorzystanie z prawa do wypoczynku, a firmie nie zagrozi paraliżem. Na szefie spoczywa też obowiązek wyznaczenia zastępstwa za pracownika, który idzie na urlop.

Zarówno kodeks pracy, jak i rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego posługują się pojęciem „przesunięcia" terminu urlopu. Przesunięcie to nie to samo co odmowa udzielenia. W rozporządzeniu jest nawet szczegółowa dyspozycja dla pracodawcy, który dokonuje przesunięcia: w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Można przez to rozumieć, że pracownik, który nie dostaje zgody na urlop w określonym terminie, ma prawo oczekiwać od pracodawcy zgody na urlop w innym wybranym przez siebie terminie. Jest pewien szkopuł: nowy termin znowu nie musi pasować pracodawcy. Ma on prawo wiele razy przesuwać terminu wypoczynku, a ogranicza go tylko nakaz udzielenia urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Co w sytuacji, gdy urlop był zaplanowany w firmowym grafiku lub wstępnie uzgodniony z szefem, pracownik wpłacił zaliczki czy kupił bilety, a następnie dowiedział się od szefa, że nigdzie nie może jechać? W takiej sytuacji pracodawca powinien zwrócić mu koszty związane z anulowaniem wakacyjnych planów. Ale tylko te faktycznie poniesione i udokumentowane oraz bezpośrednio związane z przesunięciem urlopu. Pracownik nie może np. żądać od pracodawcy zwrotu ceny całej wycieczki, skoro tylko jej część przepadła z powodu jego rezygnacji.  Może natomiast domagać zwrotu kosztów przypadających na małoletnie dziecko, jeśli i jego wyjazd musiał być odwołany z powodu braku dorosłego opiekuna.

Warto wiedzieć, że pracodawca permanentnie odmawiający podwładnemu urlopu wypoczynkowego  lub bezpodstawnie obniżający jego wymiar naraża się na karę grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.). Naruszenie praw pracownika musi jednak potwierdzić  Państwowa Inspekcja Pracy.

Zobacz serwis » Dobra Firma » Kadry i płace » Urlopy » Urlop wypoczynkowy » Odwołanie, przerwanie, przesunięcie urlopu