- Pracuję w kadrach i właśnie przejęłam obowiązki związane z czasem pracy. Mam kilka pytań dotyczących okresu rozliczeniowego. W naszej firmie był do tej pory miesięczny. Wydłużono go jednak do kwartału. Teraz obejmuje październik, listopad i grudzień. Czy wymiar czasu pracy układamy na pełne trzy miesiące, czy na każdy z nich oddzielnie? A  jak rozliczyć nadgodziny – po upływie pełnego okresu rozliczeniowego czy kalendarzowego miesiąca? I czy pierwszy dzień okresu rozliczeniowego zawsze wypada w poniedziałek?–

pyta czytelniczka.

Zacznijmy od definicji okresu rozliczeniowego. Kodeks pracy jej nie podaje, ale w doktrynie przyjmuje się, że jest to następująca kolejno po sobie liczba tygodni lub miesięcy, na które pracodawca najpierw planuje czas pracy załogi, a następnie – po ich upływie – rozlicza faktycznie przepracowane godziny.

Na jak długo

Obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy pracodawca podaje w przepisach wewnętrznych, tj. w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko wtedy, gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Jeśli chodzi natomiast o jego długość, to nie zależy ona od widzimisię szefa. W tym zakresie decydujące znaczenie ma obowiązujący pracowników system czasu pracy. Przykładowo w podstawowym okresie rozliczeniowym obejmuje maksymalnie cztery miesiące. Jednak w sytuacjach szczególnych można go wydłużyć do sześciu, a nawet 12 miesięcy.

Tak samo jest w systemie przerywanym. Ale już przykładowo w skróconym tygodniu pracy nie może być dłuższy niż miesiąc. Zwracam uwagę, że w większości przypadków ustawodawca posługuje się pojęciem „nie dłuższy niż… miesiąc, sześć czy 12 miesięcy”. Nie mówi zatem o sztywnym miesięcznym czy sześciomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Wskazuje tylko jego granicę. A to oznacza, że np. w systemie podstawowym okres rozliczeniowy może być trzymiesięczny i wtedy na tak ustalony czas liczymy roboczogodziny.

Odpowiadając zatem na  pierwsze pytanie czytelniczki, nie można w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym planować czasu pracy na poszczególne miesiące, bo to będzie nic innego jak planowanie czasu pracy na miesięczne okresy rozliczeniowe. Nie ma jednak przeszkód prawnych, by sugerując się maksymalną granicą okresu rozliczeniowego ustalić go w tygodniach. Przepisy tego nie zabraniają, ale wtedy wymiar czasu pracy policzymy i tak np. na 12 tygodni będących częścią trzech miesięcy.

Cały czas chodzi bowiem o to, by iloczyn tygodni nie przekroczył maksymalnej granicy okresu rozliczeniowego. Dlatego gdybyśmy nie wskazali okresu rozliczeniowego (w miesiącach czy w tygodniach), wymiar planujemy na  cały ten czas. Kodeks pracy przewiduje tylko jedną sytuację, gdy okres rozliczeniowy jest liczony zawsze w tygodniach. Tak jest przy pracy w ruchu ciągłym. Art. 138 k.p. stanowi bowiem, że w tej organizacji czasu pracy okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż cztery tygodnie.

Uwaga! Okres rozliczeniowy ustalony w tygodniach to każde siedem kolejnych dni kalendarzowych poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, bo zgodnie z art. 128 § 3 pkt 2 k.p. tak jest definiowany tydzień.

Niekoniecznie poniedziałek

Skoro jesteśmy przy długości okresu rozliczeniowego, to teraz słowo o jego dokładnym początku i końcu. Czytelnik pyta, czy okres rozliczeniowy rozpoczyna się zawsze w poniedziałek. Wielu pracodawców, pozostając w błędzie, tak właśnie sądzi. Tymczasem okres rozliczeniowy może się zaczynać na każdym etapie miesiąca kalendarzowego i w każdym jego dniu – także w niedzielę i święto.

Przykładowo w październiku pierwszy tydzień miesięcznego okresu rozliczeniowego nie rozpoczynał się 3 dnia tego miesiąca w poniedziałek, ale już 1 w sobotę, a zakończył 31 w poniedziałek. Z kolei gdy obejmuje trzy miesiące (październik, listopad, grudzień), to rozpoczyna się 1 października a kończy 31 grudnia.

Zasadniczo z ustaleniem początku okresu rozliczeniowego nie powinno być kłopotu, bo co do zasady rozpoczyna się z początkiem kalendarzowego miesiąca. Dlatego też w większości firm pracujących np. od poniedziałku do piątku wymiary czasu pracy są identyczne. W październiku jest do przepracowania 168 godzin, w listopadzie  160, a grudniu 168 godzin.

Może się jednak zdarzyć, że u kogoś okres rozliczeniowy rozpocznie się albo zakończy w połowie miesiąca. Wtedy wymiar czasu pracy będzie inny niż wskazany powyżej. Jednak nic w tym złego, bo przecież nie ustalamy go na dany miesiąc, tylko na dany okres rozliczeniowy.

Taką sytuacją, w której wymiar czasu pracy trzeba ustalić, zresztą na nowo, na krótszy okres rozliczeniowy kończący się w połowie miesiąca, jest np. rozstanie z pracownikiem w tym czasie. Tylko w ten sposób dowiemy się, ile godzin w danym okresie rozliczeniowym pracownik faktycznie przepracował i czy doszło do   nadgodzin. I w taki oto sposób doszliśmy do kolejnego pytania czytelniczki.

Poczekaj na koniec

Zastanawia się ona bowiem, kiedy w dłuższych okresach rozliczeniowych trzeba za nie zapłacić. Zanim odpowiem na  to pytanie, ustalmy, kiedy sprawdzić, czy do nich w ogóle doszło. W jednym i drugim przypadku wszystko zależy od tego, o jakich nadgodzi-

nach mówimy: dobowych czy średniotygodniowych. Pierwsze ustalamy na bieżąco w zasadzie jeszcze tego samego dnia, gdy miały miejsce. Drugie dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Zatem w przypadku czytelniczki dopiero po  trzech miesiącach, bo dopiero wtedy będziemy mieć pewność, że do nich doszło. Wcześniej, w  trakcie okresu rozliczeniowego, mogą być bowiem zrekompensowane dniem wolnym. To natomiast spowoduje, że wymiar nie zostanie przekroczony i tym samym do nadgodzin nie dojdzie.

Przykład 1

Zatrudnieni pracują od poniedziałku do piątku w miesięcznym okresie rozliczeniowym. W październiku mają 168 godzin roboczych (tyle wynosił wymiar na ten miesiąc).

W międzyczasie pracodawca zlecił im ośmiogodzinną pracę w niedzielę i dodatkową w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (zazwyczaj wolna sobota). Za te dni nie udzielił wolnego w innym terminie.

Dlatego z upływem października okazało się, że zatrudnieni przepracowali 16 godzin więcej, bo aż 184.

Powyższe przekłada się na termin rekompensowania dodatkowej pracy.

Wygląda to tak: dodatki za nadgodziny dobowe płacimy z najbliższym wynagrodzeniem za pracę za dany miesiąc, a dodatki za pracę nadliczbową powstałą z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy – z najbliższym wynagrodzeniem, ale dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Niemniej jednak normalne wynagrodzenie za każdą dodatkową pracę wypłacamy zawsze wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym ta praca miała miejsce.

Pomyśl, zanim zaplanujesz

I na koniec ciekawostka. Dłuższe okresy rozliczeniowe (np. trzy- lub czteromiesięczne) wymagają szczególnej rozwagi przy układaniu grafików czasu pracy, bo nierównomiernie rozłożona praca w tym okresie może się zakończyć przestojem (art. 81 k.p.). Polega on na chwilowym oczekiwaniu na pracę, której nie ma, ale przyczyna tego braku leży po stronie pracodawcy.

Przykład 2

Pracodawca zastosował równoważny system czasu pracy i za zgodą związków zawodowych wydłużył okres rozliczeniowy do trzech miesięcy (październik, listopad, grudzień).

Ustalając harmonogram czasu pracy, nie przewidział jednak, że w grudniu pracy będzie mniej niż w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Zatrudniony zamiast 12 godzin pracował zaledwie osiem.

Zatem w niektórych dniach o cztery godziny za mało. Brak obowiązków przez dodatkowe cztery godziny nie wynikał z winy pracownika.

Dlatego za ten okres pracodawca powinien wypłacić mu wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli żadna z nich nie została podana, to 60 proc. pensji. Nie ma podstawy prawnej do tego, by wynagrodzenie wypłacić tylko za czas faktycznie przepracowany.

Przedłużasz, skonsultuj

Czytelniczka pisze, że w jej firmie okres rozliczeniowy przedłużono z miesiąca do trzech. Przypominam, że tego nie można dokonywać ad hoc. Tego typu zmiany konsultujemy ze związkami zawodowymi. Jeżeli w firmie takich nie ma lub nie wyrażają zgody na wydłużenie okresów rozliczeniowych, to o ich modyfikacji trzeba uprzedzić inspektora pracy.

Z przepisów nie wynika, w jakim terminie czy formie należy tego dokonać. Oczywiście dla celów dowodowych bezpieczniej zastosować formę pisemną oraz list polecony za potwierdzeniem odbioru.Uwaga! Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, to powinien otrzymać ich wspólne stanowisko.

Jeżeli jednak w ciągu 30 dni go nie dostanie, to decyzję o przedłużeniu okresów rozliczeniowych podejmuje samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych opinii związków zawodowych.