W jaki sposób zgromadzić i przetworzyć zebrane informacje

Bezpieczeństwo imprez masowych, a w szczególności ich uczestników powinno stanowić priorytet dla  organizatorów. Jednak ustawodawca oprócz  zapewnienia bezpieczeństwa wymaga od organizatora zbierania i odpowiedniego korzystania z informacji dotyczących organizacji i przebiegu imprezy masowej. Dlatego też, po ustaleniu że planowana impreza będzie  miała charakter masowy i  podjęciu wszelkich niezbędnych czynności  organizacyjnych, konieczne jest zaplanowanie właściwego, czyli zgodnego z przepisami gromadzenia i wykorzystywania danych dotyczących danego wydarzenia.

Powszechnie obowiązujące przepisy wprowadzają przede wszystkim zasady zbierania danych osobowych uczestników imprez masowych oraz nagrywania ich przebiegu. Warto więc, by przedsiębiorcy  organizatorzy imprez zapoznali  się z  trzema aktami prawnymi, które nakładają na nich obowiązki w zakresie zbierania informacji o imprezie. Są to: wspominana już  wielokrotnie ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych oraz wydane do niej rozporządzenia wykonawcze ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 marca 2010 w sprawie przekazywania informacji dotyczących bezpieczeństwa imprez masowych oraz z 10 stycznia 2011 w sprawie sposobu utrwalania przebiegu imprezy masowej.

Rejestrowanie obrazu i dźwięku

Podstawowe obowiązki organizatorów w zakresie gromadzenia danych dotyczących imprezy zawarte są w art. 11, 13, 15, 35 – 51 ubim.

Pierwszy z nich daje organizatorom prawo (w określonych przypadkach wręcz obowiązek) utrwalania przebiegu imprezy masowej. W szczególności odnosi się to do zachowania osób biorących w niej udział. Wykaz stadionów, obiektów lub terenów, na których utrwalanie obrazu i dźwięku jest obowiązkowe, prowadzi wojewoda.

Warto więc, jeszcze na etapie planowania wydarzenia, udać się do urzędu wojewódzkiego właściwego ze względu na położenie obiektu, by sprawdzić, czy miejsce, w którym planowana jest impreza, objęte jest dodatkowymi reżimami bezpieczeństwa. W przypadku potwierdzenia takiego wymogu warto sprawdzić (u podmiotu zarządzającego danym miejscem), czy wybrany obiekt ma zainstalowane wszelkie niezbędne urządzenia.

Wykaz stadionów, obiektów lub terenów, na których utrwalanie obrazu i dźwięku jest obowiązkowe, prowadzi wojewoda

Szczegółowe parametry i zasady utrwalania przebiegu imprezy masowej wskazane są we wspomnianym  rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 10 stycznia 2011. Organizator w razie niespełnienia wszystkich  wymogów  naraża się na dodatkowe, nieprzewidziane koszty lub nawet na sankcje o charakterze karnym, gdy dojdzie do niezrealizowania nakazów.

Komisyjne niszczenie

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że w przypadku wystąpienia podczas imprezy jakiejkolwiek sytuacji kryzysowej  prokurator rejonowy właściwy ze względu na miejsce wydarzenia może żądać przekazania utrwalonych danych z jej przebiegu. W tym celu podmiot odpowiedzialny za wydarzenie zobowiązany jest przechowywać zgromadzone materiały przynajmniej przez  60 dni od dnia jej odbycia.  Po upływie okresu przechowywania nagranych materiałów muszą one zostać zniszczone w trybie komisyjnym, tak by nie dopuścić do ewentualnych naruszeń prywatności osób biorących udział w imprezie.

Przejrzysta identyfikacja

Kolejna regulacja dotycząca bezpieczeństwa wydarzeń masowych ma w zasadzie kwalifikowaną formę. Odnosi się ona bezpośrednio do meczów piłki nożnej, które zostały uznane przez ustawodawcę za wydarzenia szczególnego ryzyka i wymagające wyjątkowej regulacji. Art. 13 i 15 ubim nakładają na podmioty odpowiedzialne za organizację meczów piłki nożnej obowiązek prowadzenia przejrzystej identyfikacji uczestników tych wydarzeń. W przepisach tych wyraźnie wskazano, jakie dane osobowe organizator ma obowiązek zgromadzić. Co ciekawe, w dalszych przepisach ubim (art. 51) ustawodawca wskazuje jeszcze dwa rodzaje imprez masowych, do których w szczególności należy stosować zasady odnoszące się do gromadzenia informacji dotyczących ich bezpieczeństwa. Są nimi zawody żużlowe i hokej na lodzie.

Przedsiębiorca musi też pamiętać o wszelkich rygorach  wprowadzonych przez ustawę z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (uodo) >patrz ramka.

Weryfikacja tożsamości

Art. 15 ubim ustanawia również obowiązek weryfikacji tożsamości osoby, która nabywa bilet wstępu na mecz piłkarski, oraz oznaczenia każdego biletu danymi identyfikującymi osobę uprawnioną do uczestniczenia w wydarzeniu sportowym wraz ze wskazaniem m.in. miejsca, w którym może ona przebywać. Takie działania w zasadzie należy uznać za dobrą praktykę i w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych stosować ją nie tylko w stosunku do meczów piłkarskich, ale także wszelkich innych imprez sportowych. Dane takie, poza znacznym podniesieniem bezpieczeństwa  wydarzenia, mogą zostać wykorzystane również w celach prowadzenia działań marketingu bezpośredniego lub dla sporządzania zestawień statystycznych dotyczących uczestników wybranego typu imprezy.

Pytanie do komendanta

Kolejne przepisy ubim szczegółowo podają zasady gromadzenia i przetwarzania informacji  dotyczących bezpieczeństwa imprez masowych.

Jeden z nich nakłada na komendanta głównego policji obowiązek zebrania odpowiednich danych, które mają przyczynić się do podniesienia standardów bezpieczeństwa podczas imprez (art. 36 i 37 ubim). W związku z tym podmioty uczestniczące w przygotowywaniu wydarzeń masowych, w tym m.in. organizatorzy imprez sportowych, polskie związki sportowe, kluby sportowe, czy podmioty zarządzające rozgrywkami sportowymi powinny być świadome, że są uprawnione do otrzymywania od komendanta głównego policji informacji dotyczących bezpieczeństwa imprez masowych (art. 38 ubim). Posiadanie takiej wiedzy pozwoli uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Zapytanie w tej sprawie kieruje osoba upoważniona do występowania w imieniu podmiotu uprawnionego do otrzymania takiej informacji. Przy czym upoważnienie to powinno wynikać nie tyle z zasad reprezentacji danego podmiotu, ile ze  zgłoszenia takiej osoby do wiadomości komendanta głównego policji. Zapytanie powinno wskazywać powód uzasadniający potrzebę uzyskania wiedzy o bezpieczeństwie imprezy masowej (art. 43 ubim).

Informacja dla policji

Jednak poza wspomnianym przywilejem na wyżej wymienionych podmiotach ciąży także analogiczny obowiązek. Został on określony w art. 39 ubim jako konieczność przekazywania komendantowi głównemu policji informacji dotyczących imprez masowych. Informacje takie, zgodnie z art. 41 ubim, powinny zostać dostarczone najpóźniej w ciągu 24 godzin od ich otrzymania przez podmiot zobowiązany do dalszego ich udostępnienia.

Zakres gromadzonej wiedzy o wydarzeniach masowych obejmuje zagadnienia wyliczone w art. 40 ubim. Przykładowo warto wskazać, że są wśród nich informacje o osobach, które dopuściły się czynu zabronionego w związku z imprezą masową, organizacjach zrzeszających kibiców,  obiektach, na których przeprowadzane są imprezy masowe, czy też o samych  organizatorach.

Warto również zaznaczyć, że zawarte w ubim przepisy karne przewidują sankcję dla osób, które nie wywiążą się z obowiązku przekazania informacji o imprezie właściwemu organowi. Mowa jest o karze ograniczenia wolności albo grzywny nie mniejszej niż 2 tys. zł.

O uczestnikach zgodnie z prawem

Przystępując do gromadzenia informacji o uczestnikach imprezy masowej, warto, by przedsiębiorca  organizator zapoznał się ze wszystkimi zasadami określonymi w przepisach  ustawy o ochronie danych osobowych. Szczególnie ważne jest, by organizator był świadomy kilku podstawowych zasad. Pierwsza  to dbałość administratora takich danych (tj. podmiotu lub osoby decydującej o celach i środkach przetwarzania danych osobowych) o ochronę interesów osób, których one dotyczą (art. 26 uodo). Należy zagwarantować, by zebranie informacji odbywało się w sposób zgodny z prawem i zapewniający możliwość właściwej identyfikacji danej osoby. Nie mogą one również ujawniać cech osoby, które mogłyby narażać ją na jakąkolwiek formę dyskryminacji (art. 27 uodo). Następnie, w trakcie całego procesu przetwarzania danych osobowych, pilnować trzeba, by informacje wykorzystywane były zgodnie z celem, w jakim zostały zebrane. Podczas pracy z informacjami identyfikującymi poszczególne osoby należy pamiętać, że podmiot, który wskazany zostanie jako administrator danych osobowych (tj. zgodnie z art. 7 uodo  organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych) jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniego sposobu i stopnia ich zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem lub wykorzystaniem. Warto  też zawsze mieć na uwadze (gdy jakakolwiek kwestia dotyczy pracy na danych osobowych), że istnieją szczegółowe reguły postępowania z tego rodzaju informacjami i że co do zasady zbiory danych osobowych podlegają obowiązkowi rejestracji przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO), zgodnie z przepisami rozdziału 6 (art. 40 – 46a) uodo.

Katarzyna Grabska, szef grupy prawa sportowego w Kancelarii Bird&Bird, główna specjalistka ds. prawnych PKOl

Konrad Opalski, szef grupy prawa sportowego w Kancelarii Bird&Bird

Czytaj także:

Jak sprawnie zorganizować nie tylko mecz piłki nożnej