Organizacja pracy, warunki przebywania na terenie firmy w czasie pracy i po jej zakończeniu, systemy i rozkłady pracy to informacje, które powinny być znane wszystkim zatrudnionym. Dlatego zamieszcza się je w jednym dokumencie. Jest nim regulamin pracy, który musi posiadać pracodawca, jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Tak wynika z art. 104[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=41FAABD73A60BF1A5535B9A0F34B5FBA?id=76037] kodeksu pracy[/link]. Zgodnie z tym przepisem akt ten ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jego [b]celem jest dostosowanie ogólnych przepisów prawa pracy, zwłaszcza zawartych w kodeksie pracy, do warunków panujących w danym zakładzie pracy,[/b] tak aby zagwarantować właściwą organizację pracy, a także stosownie informować o treści obowiązujących przepisów.

[srodtytul]Wystarczy układ zbiorowy[/srodtytul]

Regulaminu pracy nie wprowadza się, gdy w danym zakładzie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy obejmujące organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Tak samo jest, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Tu uwaga! Do tej liczby zatrudnionych wlicza się wszystkie osoby mające status pracownika bez wnikania, w jakim wymiarze czasu są zatrudnione. Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca zatrudnia 20 pracowników pracujących na pół czy ćwierć etatu, to będzie na nim ciążył obowiązek wydania regulaminu pracy. A jeżeli osób na etatach będzie mniej? Wówczas regulaminu w firmie nie będzie.

[srodtytul]Równe traktowanie[/srodtytul]

Postanowienia regulaminu pracy muszą być zgodne z zasadą równego traktowania w zatrudnieniu. Tak nakazuje art. 18 § 3 k.p. A to oznacza brak dyskryminacji w zatrudnieniu zarówno bezpośredniej, jak i pośredniej, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Co wtedy, gdy w treści regulaminu znajdą się postanowienia naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu? Takie treści nie będą miały mocy obowiązującej. Zamiast nich zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy prawa pracy, a w razie braku takich przepisów postanowienia te należy zastąpić odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminującego.

[srodtytul]Co ma być w środku[/srodtytul]

Kodeks pracy wyznacza zakres spraw, które powinny zostać objęte regulaminem pracy. Ta treść regulaminu pracy dzieli się, zgodnie z art. 104[sup]1[/sup] k.p., na część normatywną i część informacyjną.

W pierwszej z nich powinny się znaleźć zagadnienia normujące porządek wewnętrzny w zakładzie, obowiązki stron związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy. Regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

- porę nocną,

- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które się wiąże z wykonywaną pracą,

- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

[b]W części informacyjnej natomiast wpisywane są wiadomości o karach stosowanych, zgodnie z art. 108 k.p., z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.[/b]

Zakres regulaminu pracy można poszerzyć lub też zawęzić, np. pracodawca, który nie zatrudnia młodocianych, nie ma obowiązku zamieszczania w nim prac wzbronionych takim osobom. Nie ma zatem kodeksowego podziału na części obowiązkowe i nieobowiązkowe regulaminu. Mając na uwadze to, że każda firma jest inna – różni się rodzajem działalności, liczbą zatrudnionych itd. – trzeba, przygotowując regulamin pracy, dokonywać tego zależnie od indywidualnych potrzeb. A to oznacza, że regulamin powinien rozwijać i konkretyzować zawarte w przepisach wyższej rangi obowiązki pracowników i pracodawcy w procesie pracy.

[srodtytul]Jak ustanowić[/srodtytul]

Na sposób ustanowienia regulaminu wpływ ma to, czy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, czy też nie. W tym drugim przypadku regulamin pracy ustala sam pracodawca. Podobnie jest, gdy pracodawca i organizacja związkowa nie dojdą do konsensusu w tym zakresie w ustalonym czasie.

Przypominamy, że wprost z art. 104[sup]2[/sup] k.p. wynika obowiązek uzgodnienia treści regulaminu pracodawcy z zakładową organizacją. Chodzi o to, że [b]pracodawca i pracownik powinni osiągnąć porozumienie co do treści tego aktu prawnego.[/b] W praktyce najczęściej pracodawca uzyskuje zgodę związków na postanowienia zawarte w przedstawionym przez niego projekcie regulaminu i uwzględnia zaproponowane zmiany. Pracodawca i organizacje związkowe powinni określić maksymalny czas trwania negocjacji dotyczących regulaminu. Brak porozumienia między stronami w tym terminie oznacza, że regulamin nie został ustalony i pracodawca ma prawo wprowadzić go samodzielnie. Jeśli natomiast w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa – wtedy nieustalenie przez te organizacje wspólnego stanowiska co do treści regulaminu powoduje, że pracodawca wprowadza regulamin ustalony przez siebie.

[srodtytul]Dwa tygodnie[/srodtytul]

Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Podanie regulaminu pracy do wiadomości pracowników może zatem nastąpić w różnej formie, przykładowo przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, w drodze „obiegu”, odczytanie na zebraniu, rozesłanie pocztą elektroniczną, osobiste wręczenie. Regulamin zamieszczany bywa w sieciach wewnętrznych, np. w intranecie.

Sposób ogłoszenia musi być dostosowany do zwyczajowo przyjętego u danego pracodawcy sposobu komunikowania się. Powinien też stwarzać pracownikom możliwość zapoznania się z jego treścią.

Ze względu na to, że każdy pracownik musi znać treść obowiązującego regulaminu pracy, pracodawca, przyjmując nową osobę do pracy, zapoznaje ją z jego postanowieniami.

[srodtytul]Modyfikacje i aktualizacje[/srodtytul]

Zmiana treści regulaminu (lub zastąpienie go nowym aktem) powinna nastąpić w takim samym trybie jak ten, w którym go ustanowiono. Kodeks pracy nie reguluje utraty mocy obowiązującej przez regulamin. Należy zatem przyjąć, że dokonuje się to na zasadach ogólnych, czyli [b]regulamin wprowadzony na czas określony traci moc z upływem tego terminu, a zawarty na czas nieokreślony przestaje obowiązywać z dniem wejścia w życie nowego regulaminu.[/b] Ponadto o utracie mocy obowiązującej może zdecydować zakładowy układ zbiorowy lub sam pracodawca za zgodą organizacji związkowej.

Wraz ze zmianą aktów prawnych wyższego rzędu pracodawca powinien dokonywać stosownych modyfikacji w regulaminie pracy. Jeżeli szef nie zaktualizował regulaminów, w kwestiach spornych między pracodawcą a pracownikiem należy stosować przepisy aktów prawnych stojących w hierarchii wyżej niż regulamin, czyli np. postanowienia kodeksu pracy. ?

[ramka][b]Uwaga [/b]

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu powinno być przechowywane w jego aktach osobowych.[/ramka]

[ramka][b]Gdy w kodeksie są zmiany[/b]

Regulamin pracy jest źródłem prawa pracy, które w hierarchii zajmuje niższy szczebel. Nie może on zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy prawa pracy wyższej rangi, czyli takie, jak kodeks pracy, rozporządzenia, układ zbiorowy czy porozumienie zbiorowe. [b]Sąd Najwyższy w postanowieniu z 27 lutego 2003 r. (I PK 361/02)[/b] zauważył, że akt normatywny hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma w prawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym.

Jeśli w czasie obowiązywania regulaminu pracy wejdą w życie rozwiązania aktów wyższej rangi o treści odmiennej od regulaminowych, sprzeczne z nimi postanowienia zostaną automatycznie zastąpione przez normy tych aktów prawnych. Natomiast jeżeli w trakcie obowiązywania przepisów ustawowych czy postanowień układowych wydany zostanie regulamin pracy, powinien on uwzględniać rozwiązania aktów wyższego rzędu, jeśli zakres ich treści pozostaje w merytorycznym związku. [/ramka]

[ramka][b]Można zawiesić[/b]

Zgodnie art. 91 § 1 k.p. możliwe jest zawieszenie stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, takie jak regulaminy czy statuty, jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Następuje to na mocy porozumienia zawieranego między pracodawcą i reprezentującą pracowników organizacją związkową, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera pracodawca z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Taki stan nie może trwać dłużej niż trzy lata. [/ramka]