Zatrudnieni pracują w różnych okresach rozliczeniowych

Pracodawca ustala wymiar czasu pracy na dany okres rozliczeniowy. Dziś na prośbę czytelników tłumaczymy, co się kryje pod tym pojęciem, i od czego zależy długość tego okresu.

[srodtytul]Wyznacznik godzin roboczych[/srodtytul]

Z kodeksu pracy nie wynika, czym jest okres rozliczeniowy. Przyjmuje się jednak, że jest to następująca kolejno po sobie liczba tygodni lub miesięcy, na które pracodawca najpierw planuje czas pracy załogi, a następnie – po ich upływie – rozlicza faktycznie przepracowane godziny.

W praktyce wygląda to tak, że firma ustala na dany okres rozliczeniowy wymiar czasu pracy (liczy go zgodnie z art. 130 k.p.), a po jego zamknięciu sprawdza, czy zatrudniony tego wymiaru nie przekroczył.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zatrudnieni pracują w miesięcznym okresie rozliczeniowym. W marcu mieli 176 godzin roboczych (tyle wynosił wymiar na ten miesiąc). W międzyczasie pracodawca zlecił im ośmiogodzinną pracę w niedzielę i dodatkową w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (zazwyczaj wolna sobota). Za te dni pracownicy nie odebrali wolnego w innym terminie. Dlatego z upływem marca się okazało, że przepracowali 192 godziny. Zatem o 16 godzin więcej, niż powinni. [/ramka]

Zatem okres rozliczeniowy pomaga ocenić, czy doszło do przekroczenia norm średniotygodniowych. – A dlaczego nie można ustalić tego wcześniej – już po upływie tygodnia? Przecież z chwilą jego zamknięcia wiemy, że np. praca w niedzielę zawyżyła normę tygodniową o osiem godzin – tłumaczy czytelnik. To prawda, ale proszę zwrócić uwagę na fakt, że za pracę w niedzielę lub święto oddajemy najpierw dzień wolny: w pierwszym przypadku w ciągu sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a w drugim – do końca okresu rozliczeniowego. Taka rekompensata spowoduje, że zawyżona liczba godzin roboczych zostanie wyrównana do poziomu ustawowego wymiaru. Wówczas na koniec okresu rozliczeniowego przekroczenia średniotygodniowego w ogóle nie będzie. – A co z nadgodzinami dobowymi? – dopytuje czytelnik. Z ich ustaleniem nie musimy czekać do końca tego okresu. Wynika to z tego, że za nadgodziny dobowe od razu płacimy 50- albo 100-proc. dodatki.

[srodtytul]Miesiąc albo tydzień[/srodtytul]

Co do zasady okres rozliczeniowy ustalany jest w miesiącach i zależy od systemu czasu pracy (patrz tabela pod tekstem). Przykładowo w podstawowym obejmuje on cztery miesiące. Jednak w sytuacjach szczególnych można go wydłużyć do sześciu, a nawet 12 miesięcy. Tak samo jest w systemie przerywanym. Ale już przykładowo w skróconym tygodniu pracy nie może być dłuższy niż miesiąc. – A czy miesięczny okres rozliczeniowy można określić w tygodniach? – pyta czytelnik. Tak. Będzie to wówczas siedem kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Ale uwaga, wybierając taką formę okresu rozliczeniowego, musimy pamiętać, że iloczyn tygodni i tak nie może przekroczyć w zależności od systemu – w sumie czterech, sześciu lub 12 miesięcy. Ponadto czterotygodniowy okres rozliczeniowy występuje przy pracy w ruchu ciągłym – art. 138 k.p.

[srodtytul]W przepisach wewnętrznych[/srodtytul]

Długość okresu rozliczeniowego pracodawca określa w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie pracy. A jeżeli firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników, to podajemy go w obwieszczeniu. Bez względu na to, gdzie go opublikujemy, musimy precyzyjnie określić jego początek i koniec. I tu zaczynają się schody, bo wielu pracodawców robi to nieprawidłowo. Uważają bowiem, że pierwszy dzień okresu rozliczeniowego zawsze przypada na poniedziałek. Tymczasem okres rozliczeniowy może się zaczynać w każdym dniu miesiąca kalendarzowego. Nie ma znaczenia, czy będzie to początek, koniec miesiąca, niedziela czy święto. Przykładowo w marcu pierwszy tydzień miesięcznego okresu rozliczeniowego nie rozpoczynał się 2 marca w poniedziałek, ale już 1 marca w niedzielę, a zakończył 31 marca we wtorek. Natomiast w kwietniu rozpoczął się w środę 1 kwietnia, a zakończy 30. dnia tego miesiąca w czwartek.

[srodtytul]Przedłużanie tylko po konsultacjach[/srodtytul]

Mimo że kodeks pracy przewiduje sztywną, maksymalną granicę okresu rozliczeniowego, to w niektórych sytuacjach pozwala ją wydłużyć (np. w systemie podstawowym z czterech do sześciu lub 12 miesięcy). Ale uwaga, takich zmian nie dokonujemy ad hoc. Konsultujemy je ze związkami zawodowymi. Jeżeli natomiast takich w firmie nie ma lub nie wyrażają zgody na wydłużenie okresów rozliczeniowych, to o ich modyfikacji trzeba uprzedzić inspektora pracy. Z przepisów nie wynika, w jakim terminie czy formie należy tego dokonać. Oczywiście dla celów dowodowych bezpieczniej zastosować formę pisemną oraz list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Uwaga! Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, to powinien otrzymać ich wspólne stanowisko. Jeżeli jednak w ciągu 30 dni go nie dostanie, to decyzję o przedłużeniu okresów rozliczeniowych podejmuje samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych opinii związków zawodowych.

[srodtytul]Pracę rozłóż równomiernie[/srodtytul]

Dłuższe okresy rozliczeniowe (np. trzy- lub czteromiesięczne) wymagają szczególnej rozwagi przy układaniu grafików czasu pracy. Otóż nierównomiernie rozłożona praca w tym okresie może się zakończyć przestojem (art. 81 k.p.). Polega on na chwilowym oczekiwaniu na pracę, której nie ma, ale przyczyna tego braku leży po stronie pracodawcy.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracodawca zastosował równoważny system czasu pracy i za zgodą związków zawodowych wydłużył okres rozliczeniowy do trzech miesięcy (styczeń, luty, marzec). Ustalając harmonogram czasu pracy, nie przewidział jednak, że w marcu pracy będzie mniej niż w pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego. Zatrudniony zamiast 12 godzin pracował zaledwie osiem. Zatem w niektórych dniach o cztery godziny za mało. Czy w takiej sytuacji zatrudnionemu można wypłacić wynagrodzenie tylko za faktycznie przepracowany czas? Nie. Brak obowiązków przez dodatkowe cztery godziny nie wynikał z winy pracownika. Dlatego też za ten okres pracodawca powinien wypłacić mu wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli żadna z nich nie została podana, to 60 proc. wynagrodzenia. [/ramka]

[ramka][b]Ważne zasady[/b]

- okres rozliczeniowy to przedział czasowy wyrażony w tygodniach lub miesiącach;

- na ten czas planujemy godziny robocze, które rozliczamy po upływie tego okresu;

- maksymalna długość okresu rozliczeniowego zależy od obowiązującego w firmie systemu czasu pracy;