Urząd musi czasem pokryć wydatki startującego w przetargu

Jeśli oferta twojej firmy była gorsza od konkurencyjnej, to musisz się pogodzić z wydatkami. To normalne bowiem, że biorąc udział w przetargu, nie masz gwarancji jego wygrania i pieniądze wydane na przygotowanie firmy należy wliczyć w ryzyko biznesowe. Inna jest jednak sytuacja, gdy przetarg zostanie unieważniony.

[b]Uwaga! Jeśli przyczyny unieważnienia przetargu leżą po stronie zamawiającego, to wykonawca ma prawo się domagać zwrotu uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu.[/b]

Ustawodawca uznał, że skoro to z powodu zamawiającego przetarg nie może zostać sfinalizowany, to wykonawcy nie powinni ponosić negatywnych dla siebie konsekwencji. Z niewiadomych przyczyn wykonawcy nie korzystają jednak ze swoich praw i nie wysuwają roszczeń wobec zamawiających. To błąd! [b]Organizator przetargu musi im zwrócić uzasadnione wydatki. Ale zrobi to tylko wówczas, gdy przedsiębiorca tego zażąda. [/b]Sam z siebie zamawiający nie tylko nie musi, ale nawet nie może proponować pokrycia kosztów.

[srodtytul]Kiedy przysługują roszczenia[/srodtytul]

Przetarg, a także postępowanie prowadzone w innym trybie, może być unieważniony z jednej z przyczyn wymienionych w art. 93 ust. 1 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]prawa zamówień publicznych[/link] (dalej: pzp). Chodzi o sytuację, gdy:

1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu,

3) w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej wpłynęły mniej niż dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej albo nie została złożona żadna oferta,

4) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

5) w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5 pzp, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie,

6) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,

7) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 93 ust. 4 pzp roszczenie o zwrot kosztów może przysługiwać jedynie w przypadku unieważnienia „z przyczyn leżących po stronie zamawiającego”. W praktyce więc w grę wchodzi tylko ta sytuacja, gdy postępowanie było obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. W pozostałych przypadkach trudno bowiem mówić o przyczynach leżących po stronie zamawiającego.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający ogłosił przetarg na remont budynku. Jednak z powodu wichury budynek zawalił się i kontynuowanie przetargu na jego remont straciło sens. Przetarg został unieważniony. Zamawiający nie mógł tego przewidzieć, dlatego wykonawcy nie mogą domagać się od niego zwrotu kosztów z powodu unieważnienia przetargu.[/ramka]

[srodtytul]Gdy zabraknie pieniędzy[/srodtytul]

Stosunkowo często powodem unieważnienia jest brak w kasie urzędu środków na realizację inwestycji. Czy wówczas można domagać się zwrotu kosztów? – Nie, jeżeli zamawiający zabezpieczył kwotę odpowiadającą oszacowanej przez siebie wartości zamówienia z doliczeniem należnego podatku. Po prostu [b]jeśli wszystkie oferty są droższe, niż może wydać zamawiający, to trudno uznać to za przyczynę leżącą po jego stronie[/b] – uważa Grzegorz Wicik, ekspert z Instytutu Zamówień Publicznych.

Zastrzega jednak, że inaczej będzie, jeśli zamawiający nie zabezpieczy środków w wysokości odpowiadającej oszacowanej wartości zamówienia powiększonej o podatek. W praktyce chodzi o sytuację, gdy kwota podana po otwarciu ofert jest niższa niż szacunkowa wartość zamówienia ustalona przez zamawiającego z doliczeniem należnego podatku. – Dyskusyjne jest, czy to sytuacja dopuszczalna. Jeśli jednak do tego by już doszło, to wówczas wykonawcy mają prawo domagać się zwrotu kosztów. To zamawiający nie dopełnił bowiem swoich obowiązków i nie zagwarantował odpowiednich środków – mówi Wicik.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający po otwarciu ofert oświadcza, że na realizację zamówienia przeznacza 500 tys. zł. To kwota odpowiadająca oszacowanej wartości, uwzględniająca też podatek. Najkorzystniejsza z ofert opiewa jednak na 600 tys. zł. Przetarg zostaje unieważniony, a wykonawcy nie mają prawa domagać się zwrotu kosztów.[/ramka]

[srodtytul]Co można policzyć[/srodtytul]

Przepis mówi, że przedsiębiorca może domagać się „uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty”. Firma ma więc prawo zażądać wszystkich wydatków związanych ze startem w przetargu, jeżeli były one uzasadnione.

W grę wchodzą m.in. koszty:

- zdobycia niezbędnych dokumentów (np. zaświadczenia o niekaralności),

- dojazdu pracowników (np. na oględziny terenu),

- skorzystania z wiedzy ekspertów (np. firmy doradczej),

- pomocy prawnej (np. wydatki na notariusza czy radcę prawnego reprezentującego firmę w przetargu),

- związane z przygotowaniem i przesłaniem oferty (np. koszt druku oferty czy jej dostarczenia do siedziby zamawiającego).

[ramka][b]Przykład[/b]

Chcąc przygotować projekt budynku, wykonawca wysyła swych pracowników, aby na miejscu obejrzeli teren, zrobili zdjęcia. Bez wątpienia może więc wliczyć do kosztów pieniądze wydane na benzynę, gdy jechali samochodem, lub opłatę za bilet na pociąg. Jeśli jednak firma wysłała swych pracowników samolotem, to koszt biletów lotniczych trudno będzie uznać za uzasadniony wydatek. [/ramka]

[ramka][b]Warunki ubiegania się o zwrot[/b]

Wykonawcy przysługuje roszczenie o zwrot kosztów, jeśli: