Tak stanowi art. 150 § 1 kodeksu pracy. System czasu pracy oznacza charakterystyczne cechy organizacji regulujące następujące zagadnienia:

- wymiar,

- maksymalną długość okresu rozliczeniowego,

- sposób rozliczania czasu pracy i jego rozkład,

- tryb wprowadzania danego systemu,

- możliwość wprowadzania przerw w pracy niewliczanych do czasu pracy.

Z tą problematyką wiąże się kilka podstawowych pojęć z czasu pracy, które szef musi znać, zanim zacznie szczegółowo analizować poszczególne systemy. Pojęciami tymi są norma i wymiar czasu pracy, okres rozliczeniowy, rozkład czasu pracy, harmonogram czasu pracy, indywidualny rozkład czasu pracy oraz pięciodniowy tydzień pracy (patrz ramka).

[srodtytul]Ważna branża i zatrudnieni[/srodtytul]

Decydując się na wybór systemu czasu pracy, trzeba zacząć od ustalenia, jakie są prawne możliwości w tym zakresie. Należy tu uwzględnić branżę, w jakiej działa firma, oraz grupy zawodowe w niej zatrudnione. Z formalnego punktu widzenia nie ma przeciwwskazań, aby w jednym zakładzie obowiązywało kilka różnych systemów, ale wtedy z aktu je wprowadzającego, czyli regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia, powinno wyraźnie wynikać, jacy pracownicy pracują w danym systemie czasu pracy.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Firma produkcyjna zdecydowała się wprowadzić trzy różne systemy czasu pracy:

- równoważny – dla pracowników produkcyjnych,

- podstawowy – dla pracowników administracyjnych,

- zadaniowy – dla przedstawicieli handlowych firmy działających w terenie.

W ten sposób wszyscy zostali podzieleni na trzy grupy i pracowali w innych organizacjach czasu pracy.[/ramka]

[srodtytul]Najdłuższy cykl ma 12 miesięcy[/srodtytul]

Czas trwania okresu rozliczeniowego określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli nie jest objęty ani układem zbiorowym pracy, ani nie musi tworzyć regulaminu pracy, bo zatrudnia mniej niż 20 pracowników, w obwieszczeniu (art. 150 § 1 k.p.). Długość okresu rozliczeniowego jest w praktyce powiązana z systemem czasu pracy wybranym przez pracodawcę, ale w większości systemów ma on pole manewru od jednego do czterech miesięcy.

Pamiętać jednak należy, że najdłuższy okres rozliczeniowy dopuszczalny przez nasze przepisy trwa 12 miesięcy. Tak długi jest możliwy tylko w trzech branżach:

- w rolnictwie i hodowli (art. 129 § 2 k.p.),

- przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób (art. 129 § 2 k.p.),

- w instytucjach kultury (art. 26b [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=142971]ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, DzU z 2001 r. nr 13, poz. 123)[/link].

W pierwszych dwóch wypadkach taką długość okresu rozliczeniowego muszą dodatkowo uzasadniać nietypowe warunki organizacyjne lub techniczne wpływające na przebieg procesu pracy, bo w przeciwnym razie okres rozliczeniowy maksymalnie potrwa sześć miesięcy. W pozostałych branżach maksymalny okres wynosi do czterech miesięcy, ale w czterech systemach czasu pracy jego długość jest określona sztywno.

Przepisy kodeksu pracy ustalające długość okresu rozliczeniowego nie posługują się pojęciem miesiąca kalendarzowego. Dlatego jeśli z organizacji pracy przyjętej u pracodawcy wynika, że łatwiej byłoby mu stosować inne rozumienie miesiąca, np. określone w kodeksie cywilnym, to może tak postąpić.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Właściciel biura rachunkowego zdecydował, że okres rozliczeniowy dla zatrudnionych w nim pracowników będzie wynosił miesiąc, ale liczony od 20. dnia danego miesiąca do 19. dnia kolejnego. Odpowiednie postanowienie w tym zakresie zapisano w regulaminie pracy. Jest ono prawidłowe, bo kodeks pracy posługuje się pojęciem roku kalendarzowego czy dnia kalendarzowego, ale nie wprowadza wymogu liczenia okresów rozliczeniowych w miesiącach kalendarzowych.[/ramka]

Dzięki wprowadzeniu długiego okresu rozliczeniowego pracodawca elastyczniej zaplanuje czas pracy. A to dlatego, że w takim wypadku wymiar czasu pracy ustalamy dla obowiązującego dłuższego okresu rozliczeniowego, a nie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w jego skład. Przy planowaniu czasu pracy oznacza to natomiast, że pracodawca nie jest związany wymiarami miesięcznymi i może czas pracy ustalać niezależnie od nich.

Z upływem okresu rozliczeniowego szef sprawdza realizację planu czasu pracy i ustala m.in., czy i w jakim wymiarze pracownik pracował w godzinach nadliczbowych. Jeśli natomiast rozstajemy się z podwładnym przed końcem okresu rozliczeniowego, trzeba rozliczyć jego czas pracy od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania stosunku pracy.

[srodtytul]Planuj prawidłowo dla określonego systemu[/srodtytul]

Planowanie czasu pracy nie nastręcza trudności firmom, które decydują się na podstawowy czas pracy. Wtedy wiadomo, że pracownicy będą pracowali w każdym dniu po osiem godzin. Wystarczy więc, że szef w regulaminie pracy określi godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach i nie będzie miał dodatkowych obowiązków z tym związanych.

Jeśli jednak w firmie czas pracy planowany jest nierównomiernie, na zmiany lub w równoważnych systemach czasu pracy, to dodatkowo trzeba tworzyć harmonogramy czasu pracy na poszczególne okresy rozliczeniowe. Wtedy przed rozpoczęciem każdego okresu rozliczeniowego pracownik powinien otrzymać harmonogram czasu pracy (grafik). Z niego dowie się, jak przełożony zaplanował mu czas pracy na dany okres rozliczeniowy.

[srodtytul]Nawet na cały okres [/srodtytul]

Kodeks pracy nie wskazuje wprost okresów, na jakie powinny być tworzone harmonogramy czasu pracy. Ponieważ jednak czas pracy powinien być ustalony i rozliczany w skali okresu rozliczeniowego, również harmonogramy powinny być tworzone na tę długość. Tak uważają Główny Inspektorat Pracy oraz Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Część inspektorów pracy dopuszcza jednak układanie harmonogramów na krótsze okresy, np. miesiąca, mimo że okres rozliczeniowy u pracodawcy wynosi trzy lub cztery miesiące.

Ale w niektórych grupach zawodowych przepisy określają długość okresu, na jaki ma być tworzony harmonogram:

- pracownicy instytucji kultury (np. oper, teatrów, bibliotek, domów kultury) powinni pracować na podstawie harmonogramów tworzonych na minimum dwa tygodnie (art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o tworzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej),

- kierowcy będący pracownikami powinni mieć tworzone harmonogramy na:

– dwa tygodnie – gdy wykonują przewozy regularne osób na trasach powyżej 50 km,

– miesiąc – gdy wykonują przewozy regularne osób na trasach do 50 km (komunikacja miejska i podmiejska),

– miesiąc – gdy pracują w mieszanym systemie czasu pracy (równoważny połączony z przerywanym czasem pracy),

– nie muszą mieć w ogóle harmonogramu – gdy zatrudnieni są w przewozach rzeczy (art. 11 ust. 2 i 2a oraz art. 19 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=173274]ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, DzU nr 92, poz. 879 ze zm.[/link]),

- pracownicy służby zdrowia zatrudnieni w równoważnym czasie pracy powinni mieć tworzone harmonogramy na okresy równe długości obowiązującego ich okresu rozliczeniowego, który może trwać od jednego do czterech miesięcy (art. 32i ust. 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184739]ustawy o zakładach opieki zdrowotnej z 30 sierpnia 1991 r., DzU z 2007 r. nr 14, poz. 89[/link]).

[ramka][b]Jak zatrudnić personel na zmiany[/b]

Jeśli chcesz lepiej wykorzystać pracowników, zaproponuj im pracę zmianową. Jest to możliwe w każdym systemie czasu pracy.Praca zmianowa to wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

- Taką definicję wskazuje art. 128 § 1 pkt 1 k.p. Praca zmianowa nie jest jednak systemem czasu pracy, tylko sposobem organizacji pracy, i jej zastosowanie jest możliwe w każdym systemie czasu pracy (art. 146 k.p.).

Zgodnie z polską definicją praca zmianowa nie musi więc zawsze oznaczać zastępowania się pracowników na jednym stanowisku pracy po kilku godzinach. Zazwyczaj jednak właśnie tak jest ona zorganizowana. Najczęściej spotykany rozkład czasu pracy przy pracy zmianowej zapewniający funkcjonowanie zakładu przez 24 godziny wygląda następująco: pierwsza zmiana trwa od 6 do 14, druga od 14 do 22, a trzecia od 22 do 6. Zastępowanie się pracowników na stanowisku pracy jest wymogiem uznania pracy zmianowej zgodnie z dyrektywą o czasie pracy 2003/88/WE. Dlatego nasza regulacja dotycząca zastępowania się pracowników nie jest spójna z prawem unijnym.

- Wprowadzenie w zakładzie pracy zmianowej jest ważne dla tych pracodawców, którzy chcieliby działać także w niedziele i święta, a rodzaj prowadzonej przez nich działalności nie spełnia żadnej z przesłanek art. 151[sup]10[/sup] k.p. Reguluje on sytuacje dopuszczające pracę w niedziele i święta. Praca zmianowa jest bowiem samodzielną przesłanką pracy w niedziele i święta. Oznacza to, że samo jej wprowadzenie przez pracodawcę w firmie pozwala mu automatycznie organizować pracę w te dni.

- Szef może dostosować organizację pracy, liczbę i czas trwania zmian do swoich potrzeb, gdyż kodeks pracy nie ogranicza go w tym zakresie. Pamiętać jednak musi o tym, aby nie naruszać doby pracowniczej oraz zapewnić pracownikom odpowiednie okresy odpoczynku. Zatrudniony na zmiany może przechodzić ze zmiany na zmianę w dowolnych odstępach czasu. Wprowadzenie pracy zmianowej ułatwia także planowanie podwładnemu odpoczynku tygodniowego, bo przy przechodzeniu ze zmiany na zmianę wolno go skrócić z 35 godzin do 24 godzin. Pracodawca nie musi przy tym zrównoważyć tak skróconego odpoczynku. Nie wolno mu jednak przeholować. Takie skracanie laby tygodniowej dopuszczalne jest tylko w tym tygodniu, w którym podwładny przechodzi ze zmiany na zmianę i jeśli następuje on między takim przejściem. Nie można więc do pracownika zmianowego stosować zawsze 24-godzinnego odpoczynku. [/ramka]

[ramka][b]Ważne definicje[/b]

[b]Norma czasu pracy[/b] to maksymalna liczba godzin, jaką może dysponować pracodawca zatrudniający pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na pojęcie normy (art. 128 § 1 k.p.) składa się maksymalna liczba godzin pracy na dobę (tj. norma dobowa wynosząca osiem godzin) oraz maksymalna liczba godzin pracy przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym (tj. norma tygodniowa wynosząca 40 godzin).

[b]Doba pracownicza[/b] obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, o której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.). Pojęcie doby pracowniczej nie pokrywa się więc z pojęciem doby astronomicznej (ta rozpoczyna się o godz. 0, a kończy o 24).

[b]Tydzień[/b] to siedem kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 k.p.). Pojęcie tygodnia jest powiązane z okresem rozliczeniowym, bo dzień rozpoczynający taki okres jest pierwszym dniem tygodnia. Jeżeli zatem pierwszy dzień okresu rozliczeniowego przypada we wtorek, to wszystkie tygodnie w tym okresie będą liczone od wtorku do poniedziałku.

[b]Pięciodniowy tydzień pracy[/b] – zasada wprowadzona w kodeksie pracy gwarantująca podwładnemu pracę w wymiarze nie większym niż pięć dni, licząc na każdy tydzień. Pięciodniowy tydzień pracy ma charakter przeciętny. Oznacza to, że w skali tygodnia pracownik może pracować także sześć dni, jeśli w innym tygodniu będzie miał mniejszą liczbę dni, a w okresie rozliczeniowym ich liczba nie przekroczy średnio pięciu na każdy tydzień pracy. Kodeks pracy nie przewiduje, jaki dzień ma być wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, ale najczęściej jest to sobota. Do wyznaczenia dni wolnych z racji pięciodniowego tygodnia pracy zobowiązany jest każdy szef bez względu na system czasu pracy, a u danego pracodawcy poszczególne działy czy grupy pracowników mogą z nich korzystać w różnych dniach tygodnia.

[b]Wymiar czasu pracy[/b] to liczba godzin, jaką pracownik musi przepracować w okresie rozliczeniowym ustalonym zgodnie z art. 130 k.p. Wymiar czasu pracy zależy od wymiaru zatrudnienia (pełny lub niepełny etat) i innych czynników – w szczególności liczby dni świątecznych przypadających w okresie rozliczeniowym. Generalnie w skali miesiąca waha się od 144 do 184 godzin. Odrębne zasady dotyczące ustalania wymiaru czasu pracy obowiązują w systemie pracy w ruchu ciągłym. Przy równoważnym czasie pracy występuje jeszcze pojęcie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, które oznacza pracę zaplanowaną na dłużej niż osiem godzin dziennie.

[b]Okres rozliczeniowy[/b] to odcinek czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który planuje się i po upływie którego rozlicza się pracę każdego pracownika. Dzięki temu sprawdza się, czy czas pracy pracownika lub zespołu pracowników przekroczył normy czasu pracy. Kodeks pracy określa jedynie maksymalne granice okresów rozliczeniowych, które zależą od stosowanego systemu czasu pracy. Okres rozliczeniowy niekoniecznie musi być liczony w miesiącach kalendarzowych, a o jego długości decyduje pracodawca.

[b]Rozkład czasu pracy[/b] to ustalony u pracodawcy sposób zagospodarowania wymiaru czasu pracy pracownika. Określa on dni pracy i dni wolne od pracy oraz godziny rozpoczynania i kończenia pracy, pracy zmianowej natomiast – godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez poszczególne zmiany, a także tryb przesuwania zmian roboczych. W zależności od okoliczności można go ustalić jako zakładowy rozkład czasu pracy, grupowy lub indywidualny.

[b]Harmonogram czasu pracy (grafik)[/b] to rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników (grup pracowników) w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ustala się go na poszczególne okresy rozliczeniowe zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Określa on dni i godziny pracy oraz dni wolne od pracy dla poszczególnych pracowników. W praktyce więc precyzuje on rozkład czasu pracy dla konkretnego zatrudnionego na konkretny odcinek czasu.

[b]Indywidualny rozkład czasu pracy [/b]– rozkład wprowadzany na indywidualny pisemny wniosek pracownika (art. 142 k.p.). Charakteryzuje się pewnymi odrębnościami od ogólnego rozkładu czasu pracy w firmie, np. inne godziny rozpoczęcia pracy, przerw czy terminy dni wolnych (np. pracownik pracuje w soboty, a ma wolne poniedziałki). Ustalając indywidualny rozkład, należy pamiętać, że w tym trybie nie można wprowadzić zmiany systemu czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik. System czasu pracy zawsze bowiem określają przepisy wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę zawarta z podwładnym. [/ramka]

[ramka][b]Krok po kroku, jak ustalamy harmonogramy[/b]

[b]KROK 1. Wyznaczamy wymiar dla okresu rozliczeniowego. [/b]

Uwzględniamy przy tym wymiar etatu obowiązujący pracownika i dzielimy go przez osiem godzin (dobowa norma czasu pracy). W ten sposób ustalimy maksymalną liczbę dni pracy w tym okresie.Następnie ustalamy terminy dni wolnych od pracy, czyli decydujemy, czy praca będzie świadczona w niedziele i święta, jeśli jest to dopuszczalne w myśl przepisów, oraz jakie dni będą dniami wolnymi od pracy z racji pięciodniowego tygodnia pracy.

[b]KROK 2. Planujemy rozłożenie dni pracy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. [/b]

Tu pracodawcy muszą pamiętać, że zgodnie z art. 94 pkt 2 k.p. ciąży na nich obowiązek takiego zorganizowania pracy, aby umożliwiło to pełne wykorzystanie czasu pracy przez podwładnego. Oznacza to więc, że szef powinien zaplanować cały wymiar czasu pracy, a nie tylko jakąś jego część. Stanowisko to potwierdził także Sąd Najwyższy w wyroku z 2 czerwca 1995 r. (I PR 1/95). Uznał w nim, że pracodawca zobowiązany jest zatrudniać pracownika zgodnie z ustalonym rodzajem pracy we właściwym miejscu, ale także w stosownym wymiarze i rozkładzie czasu pracy.

[b]KROK 3. Gwarantujemy odpoczynek dobowy.[/b]

Planując pracę w poszczególne dni tygodnia, w każdej dobie pracownik ma mieć zagwarantowany 11-godzinny odpoczynek (art. 132 k.p.) oraz dodatkowo to, że praca w kolejnym dniu nie może rozpocząć się wcześniej niż w dniu poprzednim. W przeciwnym razie dojdzie do naruszenia doby pracowniczej (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.), wskutek czego mogą wystąpić nadgodziny. Takie działanie dla kontrolera PIP oznacza planowanie nadgodzin, co jest z kolei wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

[b]KROK 4. Zapewniamy odpoczynek tygodniowy.[/b]

Planując harmonogram, zapewniamy także pracownikowi w każdym tygodniu minimum 35-godzinny odpoczynek (art. 133 k.p.). Zasadniczo powinien on przypadać w niedziele, chyba że u pracodawcy jest dozwolona praca w tym dniu. W takim wypadku szefowi wolno odpoczynki tygodniowe rozplanować elastycznie, gdyż mogą one być zapewnione w inne dni niż niedziela, aby tylko przypadały na okres każdego tygodnia okresu rozliczeniowego. W praktyce w razie potrzeby pracodawca ma także możliwość zaplanowania nawet dziesięciu następujących po sobie dni pracy – w pierwszym tygodniu zaczynając od dwóch dni odpoczynku i następnie planując pięć dni pracy, a w drugim – zaczynając od pięciu dni pracy i kończąc dwoma dniami odpoczynku.

[b]KROK 5. Udzielamy rekompensaty za niedziele i święta.[/b]

Pracodawcy, u których świadczona jest praca w niedziele i święta, muszą pamiętać o zapewnieniu dni wolnych w zamian za pracę w niedzielę lub święto. Dni te powinny być wyraźnie zaznaczone w harmonogramie, bo gdyby niezbędne okazało się powierzenie pracownikowi pracy nadliczbowej w takim dniu, to – zgodnie z art. 151[sup]1[/sup] § 1 pkt 1c k.p. – powinien otrzymać za nią, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia. Dlatego planujący pracę w niedziele powinni zaznaczać w harmonogramach, które dni są wolne z racji pięciodniowego tygodnia pracy, a które za pracę w niedziele.[/ramka]