Notariusz to osoba niebędąca urzędnikiem, korzystająca jednak z przymiotu zawodu zaufania publicznego. Zgodnie z art. 79 prawa o notariacie (DzU z 2002 r. nr 42, poz. 369 ze zm.) rejent m.in.:

- sporządza akty notarialne,

- sporządza poświadczenia, - doręcza oświadczenia,

- spisuje protokoły,

- sporządza protesty weksli i czeków (protest to czynność, od której dokonania uzależnione jest na ogół dochodzenie należności od większości dłużników wekslowych),

- przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe,

- sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów,

- sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów.

Przepis ten nie narzuca jednak przedsiębiorcy obowiązku dokonywania powyższych czynności w formie notarialnej. Wymogi takie mogą natomiast wynikać – i często wynikają – z przepisów szczególnych. Lista powyższa wskazuje natomiast firmie, do czego notariusz może jej być potrzebny.

Uzupełnieniem tego przepisu są regulacje szczególne zawarte w innych ustawach. Często nakładają one przymus dokonywania konkretnych czynności w formie notarialnej. To niezwykle istotne, bo wówczas czynność dokonana w formie innej niż notarialna jest nieważna (art. 73 kodeksu cywilnego). Warto natomiast pamiętać, że strony czynności prawnej mogą same zdecydować, że nie chcą nadawać jej formy notarialnej – nawet jeśli przepis tego nie wymaga. To bardzo atrakcyjne rozwiązanie, bo czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2 prawa o notariacie).

Kodeks cywilny nie przewiduje zbyt wielu sytuacji, w których udział notariusza jest konieczny. Zdecydowanie dominują w nim czynności dokonywane w formie ustnej albo zwykłej pisemnej. Do wyjątków należą np. transakcje dotyczące całego przedsiębiorstwa. Jego zbycie, wydzierżawienie albo ustanowienie na nim użytkowania wymaga notarialnego poświadczenia podpisów (art. 751 k.c.). Również oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego. Z tym jednak wyjątkiem, że umowa darowizny zawarta bez zachowania tej formy staje się ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione (art. 890 § 1 k.c.).

Najwięcej notarialnych wymogów dotyczy nieruchomości.

Przeniesienie jej własności wymaga formy aktu notarialnego (art. 158 k.c.). To samo dotyczy ustanowienia i przeniesienia użytkowania wieczystego, a także ustanowienia ograniczonego prawa rzeczowego na nieruchomości, m.in. takich jak: użytkowanie, służebność (art. 245 k.c.).

Drugą, wcale pokaźną, grupę czynności notarialnych stanowią te związane z powstawaniem przedsiębiorców. Formę notarialną musi mieć umowa spółki komandytowej, partnerskiej i z ograniczoną odpowiedzialnością, a w spółkach akcyjnej i komandytowo-akcyjnej – wyrażenie zgody przyszłych akcjonariuszy na zawiązanie spółki akcyjnej i brzmienie statutu oraz na objęcie akcji (przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, by wszystkich wspomnianych czynności dokonać w jednym akcie notarialnym). Natomiast umowę spółki jawnej wspólnikom wolno zawrzeć w zwykłej formie pisemnej. Formy notarialnej nie potrzeba też do powstania spółki cywilnej.

Oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji powinno być złożone w formie aktu notarialnego – chyba że dochodzi do tego w testamencie fundatora (art. 3 ustawy o fundacjach). Udział notariusza nie jest z kolei potrzebny przy uchwalaniu statutu stowarzyszenia – które czasem może prowadzić działalność gospodarczą. Pamiętać też trzeba, że zmiana umowy lub statutu przyjętych w formie notarialnej również będzie wymagała takiej formy.

Zauważmy, że do spółki wspólnicy muszą wnieść wkłady. Co więc zrobić w sytuacji, gdy umowa spółki nie wymaga formy notarialnej, a aportem jest przedmiot, do przeniesienia własności którego taka forma jest wymagana?

Trzy osoby przystępują do sporządzenia umowy spółki jawnej. Jedna z nich chce wnieść do spółki cenną nieruchomość. Umowa spółki nie wymaga formy notarialnej, przeniesienie własności nieruchomości – tak.

Ci, którzy nie lubią ryzyka i nie chcą się angażować w prawnicze spory, powinni wysupłać parę dodatkowych groszy i mimo wszystko udać się do notariusza.

Udział rejenta może też okazać się potrzebny po zawarciu umowy spółki czy innego dokumentu potrzebnego do powstania przedsiębiorstwa, a przed zgłoszeniem go do rejestru sądowego.

W zestawie dokumentów, które należy do takiego zgłoszenia dołączyć, znajdują się bowiem wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki. Chodzi o to, żeby każdy potencjalny kontrahent mógł sprawdzić, jak podpisują się przedstawiciele firmy. Jeśli wzory wspomnianych podpisów nie zostały złożone przed sędzią, ich autentyczność musi potwierdzić właśnie notariusz (art. 19a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Kancelaria notarialna będzie miejscem często odwiedzanym przez przedstawicieli spółek prawa handlowego, zwłaszcza kapitałowych. Potrzebują one rejenta na początku swej działalności, ale i później. Dla uproszczenia sytuacje te omawiamy oddzielnie dla poszczególnych spółek.

Udział notariusza w czynnościach w osobowych spółkach handlowych potrzebny będzie przede wszystkim wtedy, gdy wspólnicy postanowią zmienić umowę spółki. Oczywiście pod warunkiem, że umowa została zawarta w formie notarialnej. Poza tym rejent może się przydać przy potwierdzaniu podpisów kolejnych wspólników i innych osób uprawnionych do reprezentowania spółki. Ich krąg zmienia się bowiem wraz ze spółką i nowe podpisy też trzeba składać w sądzie rejestrowym. Obowiązek ten dotyczy także likwidatorów, którzy pojawiają się w spółce wtedy, gdy wspólnicy zdecydują się na jej rozwiązanie.

Spośród wszystkich spółek osobowych najwięcej roboty notariusz będzie miał w komandytowo-akcyjnej.

Jego udziału wymagają nie tylko te same czynności co w spółce komandytowej (np. oświadczenie nowego komplementariusza o przystąpieniu do spółki), lecz także te charakterystyczne dla spółki akcyjnej (o czym dalej).

Im bardziej złożone przepisy o spółce, tym bardziej potrzebny jest udział notariusza w różnych czynnościach. Spółka z o.o. nie jest wyjątkiem.

Akt notarialny jest w działającej już spółce potrzebny:

- przy oświadczeniu dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów (jedynie przy podwyższaniu kapitału na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki wystarczy, by oświadczenia dotychczasowych wspólników o objęciu nowych udziałów były sporządzone – pod rygorem nieważności – na piśmie, a przy podwyższaniu kapitału ze środków spółki oświadczenie o objęciu w ogóle nie jest wymagane),

- przy przystąpieniu nowego wspólnika do spółki,

- przy oświadczeniu wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszystkich warunków automatycznego (czyli wynikającego z przyczyn określonych bezpośrednio w umowie spółki) obniżenia kapitału zakładowego.

Z kolei notarialnego protokołu wymaga uchwała wspólników o zmianie umowy spółki (np. o obniżeniu kapitału zakładowego), a także uchwała zarządu obniżająca kapitał zakładowy spółki w sytuacji, gdy dochodzi do automatycznego umorzenia udziału.

Wreszcie notarialnie należy poświadczać – poza wspomnianymi wcześniej przypadkami – podpisy pod umową zbycia albo zastawienia udziału spółki lub jego części (art. 180 kodeksu spółek handlowych).

Szczególne zasady rządzą jednoosobową spółką z o.o., czyli taką, w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika albo akcjonariusza. Musi ona spełnić wszystkie omówione do tej pory wymogi przewidziane dla spółki z o.o.

To jednak nie wszystko. Oprócz tego spółka jednoosobowa podlega niekiedy szczególnym rygorom. Przy czym im czynność jest poważniejsza, tym bardziej surowe są wymogi co do jej formy. I tak wszystkie oświadczenia woli składane spółce przez jedynego wspólnika, a przekraczające zakres zwykłych czynności spółki, wymagają notarialnego poświadczania podpisów (chyba że przepis szczególny mówi o akcie notarialnym). Ponieważ kodeks nie definiuje, co rozumie pod pojęciem zwykłych czynności spółki, generalnie się przyjmuje, że o tym, co jest zwykłe, a co nie, decyduje konkretna sytuacja. Wpływ na to mogą mieć rozmiary firmy, rodzaj działalności itp.

Trzeba również pamiętać o tym, że jeśli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, czynności prawne między nim a spółką wymagają formy aktu notarialnego.

W spółce akcyjnej notariusz będzie niewątpliwie pojawiał się najczęściej. Akt notarialny jest potrzebny przede wszystkim do przeprowadzenia zmian kapitałowych, które dokonują się na podstawie statutu spółki. Po pierwsze, forma ta wymagana jest dla oświadczenia zarządu o wysokości objętego kapitału zakładowego nowej spółki w sytuacji, gdy został on określony widełkowo (tzn. w granicach od do). Po drugie, akt notarialny potrzebny jest do uchwały zarządu o podwyższeniu kapitału w ramach tzw. podwyższenia docelowego (czyli takiego, które zostało – do określonej wysokości – przewidziane w statucie).

Notarialnego protokołu wymagają z kolei uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy. To samo dotyczy uchwały zarządu w sprawie automatycznego umorzenia akcji, jak też umorzenia akcji własnych spółki, które nie zostały w odpowiednim czasie zbyte.

Te same co w spółce z o.o. są też wymogi dotyczące jednoosobowych spółek akcyjnych.

Istnieje wreszcie pewna grupa czynności, których forma jest taka sama bez względu na rodzaj spółki. Są to przede wszystkim: przekształcenie, podział, łączenie firm.

Gdy dochodzi do łączenia się spółek, formę notarialną mu-szą mieć protokoły zawierające uchwały połączeniowe. Nie musi to być jednak akt notarialny. Kodeks wymaga jedynie, by były to „protokoły sporządzone przez notariusza”. W ten sam sposób należy zaprotokołować uchwały przy podziale spółki.

Ta sama zasada obowiązuje przy przekształcaniu spółki. Dodatkowo przy przekształcaniu spółki jednoosobowej udział rejenta jest wymagany przy sporządzaniu planu przekształcenia. Tym razem jednak potrzebny jest już akt notarialny.

Praca notariusza kosztuje i niekiedy jest to dla spółek bardzo odczuwalne. Przepisy określają maksymalny pułap opłaty, jakiej notariusz może zażądać. Minimalny pozostawiono uznaniu samych zainteresowanych. I chociaż wielu notariuszy żąda od razu stawki maksymalnej, wcale nie musi tak być w każdym przypadku >patrz ramka.

Stawki opłat za poszczególne czynności są podane w rozporządzeniu w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (DzU z 2004 r. nr 148, poz. 1564). Zasadą jest, że opłaty notarialne nalicza się od wartości przedmiotu czynności prawnej.

Również dokonanie protestu weksla zależy od kwoty, na jaką opiewa. Jeśli na 1000 zł albo mniej, zapłacimy jednie 5 zł. Jeżeli suma wekslowa to więcej niż 1000 zł, stawka taksy to 0,5 proc. od nadwyżki ponad 1000 zł.

W żadnym wypadku nie może to być jednak więcej niż 2500 zł (§ 15 rozporządzenia).

Poświadczenie samego tylko podpisu

– takiego, który muszą złożyć członkowie zarządu spółki albo likwidatorzy – kosztuje 20 zł. Jeżeli jednak podpisy składane są na dokumencie, który obejmuje np. czynność prawną wyrażoną konkretną kwotą, notariusz może za ich poświadczenie pobrać do 10 proc. sumy, jaka należałaby się za sporządzenie tej czynności w formie aktu notarialnego.

Taksa od oświadczenia o przystąpieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub objęciu udziałów w tej spółce – choć wymaga formy aktu notarialnego – również wynosi 10 proc. stawki maksymalnej. Podobnie – oświadczenie zawierające zgodę osób przystępujących do spółki akcyjnej na zawiązanie spółki, na brzmienie statutu i na objęcie akcji, jeśli zgoda ta zostaje wyrażona w innym akcie notarialnym niż ten, który obejmuje statut spółki.

Za sporządzenie protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki stosuje się maksymalne stawki, przy czym podstawą obliczeń jest różnica między wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a wysokością kapitału dotychczasowego.

Z kolei maksymalna stawka za sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia wynosi 1100 zł. W spółce z o.o. protokołowanie obrad zgromadzenia wspólników może oznaczać konieczność wydania nawet 750 zł. Protokół zgromadzenia wspólników innej spółki, podobnie jak protokół posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego, może kosztować 500 zł.