Dobre praktyki w relacjach przedsiębiorstwa z firmą szkoleniową

Oprócz realizacji szkoleń od firm szkoleniowych oczekuje się profesjonalnego doradztwa w zakresie rozwoju organizacji, diagnozy potrzeb szkoleniowych, rekomendacji działań po szkoleniach oraz pomiaru efektywności. Szkolenia otwarte realizowane są na coraz wyższym poziomie specjalizacji i kierowane do wąskich, starannie dobieranych grup odbiorców.

W części przedsiębiorstw wzrosła ranga i kompetencje działów szkoleń. W niektórych szkolenia stały się elementem strategii firmy. Te tendencje pokazują, jak w naturalny sposób zmienia się pożądana rola firm szkoleniowych oraz osób zarządzających projektami szkoleniowymi i zamawiających szkolenia.

Na rynku działa ok. trzech i pół tysiąca firm szkoleniowych, z czego dwa i pół tysiąca zajmuje się szeroko rozumianymi szkoleniami biznesowymi. Różnią się m.in.: wielkością (od jednoosobowych po duże spółki), specjalizacją (w zakresie tematów szkoleń, metod szkoleń, grupy docelowej), zakresem usług (diagnoza potrzeb szkoleniowych, programy szkoleń, wdrożenia, ewaluacja), doświadczeniem (w obszarze szkoleń, dofinansowania ze środków EFS), ale i profesjonalizmem działania.

Wybór firmy szkoleniowej będzie zatem zależał od zakresu, skali i czasu trwania spodziewanej współpracy. O ile zamawiający stosunkowo łatwo potrafią zweryfikować wielkość, doświadczenie i zakres oferowanych usług, o tyle znacznie trudniej przychodzi ocena tego, czy mamy do czynienia z firmą profesjonalną czy nie. Aby ten wybór ułatwić, Polska Izba Firm Szkoleniowych opracowała kodeks dobrych praktyk, czyli zbiór zasad, jakie powinny stosować firmy szkoleniowe.

W ogólnym ujęciu: „Firma szkoleniowa podejmuje się wykonać szkolenia, do których przeprowadzenia posiada kompetencje i gwarantuje profesjonalizm swoich trenerów, metod i narzędzi”. Jakie zatem informacje o firmie szkoleniowej mogą pomóc w decyzji?

Już na etapie czytania jej oferty możemy się zorientować, czy mamy do czynienia z profesjonalistami czy tez nie. Oferta taka powinna podawać co najmniej :

- grupę docelową,

- cele uczenia się (np.: po szkoleniu uczestnik będzie wiedział, umiał...),

- informację o osobie lub osobach prowadzących w sposób pozwalający stwierdzić doświadczenie dydaktyczne i/lub teoretyczne i/lub praktyczne,

- informacje o ewentualnych dyplomach, certyfikatach lub innych formach uznania efektów szkolenia.

Niezależnie od zebrania informacji o firmie, warto zwrócić uwagę na jej przygotowanie metodologiczne. I tak profesjonalna firma:

- rozumie i działa zgodnie z wzorem pełnego procesu szkoleniowego – to znaczy, że firma szkoleniowa dokonuje analizy potrzeb, uczestniczy w ustalaniu celów i koncepcji całościowej szkolenia, przygotowuje ostateczne cele uczenia, szczegółowy plan, a następnie zawartość szkolenia i dokumentację, określa rodzaj i etapy oceny, przeprowadza szkolenie, zwracając uwagę na cele i potrzeby grupy, a także na indywidualne cele i potrzeby uczestników. Po zakończeniu szkolenia dokonuje oceny i daje rekomendacje dotyczące wdrożenia umiejętności po powrocie uczestników do firmy i/lub rekomenduje dalsze działania rozwojowe;

- rzetelnie informuje o możliwości osiągnięcia celów organizacji (np. ekonomicznych, procesowych) drogą działań szkoleniowych – czyli na ile da się wpłynąć na zmianę określonych parametrów poprzez zmiany w obszarze kompetencji ludzi.

Na etapie zapytań ofertowych, wyboru firmy szkoleniowej i opracowania projektu Polska Izba Firm Szkoleniowych proponuje procedurę postępowania, która powinna uwzględniać fazę projektu wstępnego oraz fazę projektu ostatecznego, który jest wynikiem diagnozy potrzeb szkoleniowych oraz wzajemnych uzgodnień. Faza wstępna, zasadniczo, pozwala zamawiającemu zorientować się, jaką koncepcję szkolenia, w odpowiedzi na wstępnie zdefiniowane potrzeby, proponuje firma szkoleniowa. Natomiast dzięki informacji zwrotnej firma szkoleniowa może się zorientować, czy jej podejście jest akceptowane przez zamawiającego oraz pozwala uzgodnić przyszłe działania diagnostyczne i projektowe. W tej fazie często dochodzi do wyboru partnera (firmy szkoleniowej) ze względu na to, że dalsze prace będą wymagały poniesienia konkretnych wydatków i poważnego zaangażowania z obu stron.

W przypadku wyboru dostawcy szkoleń otwartych procedura będzie znacznie uproszczona ze względu na to, że zwykle po rozpoznaniu potrzeb szkoleniowych zamawiającego nie występuje specjalne projektowanie szkolenia. Może się jednak zdarzyć, że firma szkoleniowa odpowiednio zmodyfikuje program, uwzględniając indywidualne potrzeby zgłaszających się uczestników.

Taka diagnoza:

- precyzuje problem lub cel oraz określa jego rozmiar i skalę;

- kwantyfikuje stan obecny i stan pożądany, czyli w sposób mierzalny podaje, co jest dzisiaj, a co ma być w przyszłości;

- pomaga określić, co i jak można osiągnąć poprzez szkolenie (a) i ewentualnie jakie inne działania można podjąć.

Cele szkolenia wyrażają się w odpowiedzi na pytanie, co po szkoleniu dana osoba ma wiedzieć, rozumieć, potrafić, ewentualnie jak ma się zmienić jej postawa.

Diagnoza potrzeb uczenia sprowadza się do odpowiedzi na pytanie, co ma się zmienić, jaki cel ma zostać osiągnięty dzięki temu, że osoba się rozwinie, uzyska kompetencje, uczestnicząc w szkoleniu. Takie działanie jest pewnego rodzaju poszukiwaniem dźwigni, której należy użyć, aby osiągnąć pożądany rezultat. Pomiędzy celami szkolenia a celami po szkoleniu (cele organizacji, uczestnika) musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy, czyli uzasadnienie, dlaczego przyjęto akurat taki, a nie inny cel szkolenia.

Współczesne spojrzenie na szkolenia oznacza przeniesienie środka ciężkości na uczącego się – stąd możemy mówić częściej o samodzielnym uczeniu się,a nie o nauczaniu

W związku z tym proces edukacyjny, który ma wspierać uczenie się osób, musi uwzględniać zarówno indywidualne różnice i potrzeby, jak i właściwą rolę osoby realizującej ten proces. Istotą tej roli nie jest nauczanie, instruowanie czy oddziaływanie, ale pomaganie w zrozumieniu konkretnych sytuacji, w przyjęciu innej perspektywy, w rozwinięciu umiejętności.

Istotą wspierania uczenia się jest zatem umiejętność tworzenia odpowiedniego środowiska uczenia się oraz przestrzeni do samodzielnego wysiłku, który można nazwać tworzeniem sytuacji edukacyjnej sprzyjającej uczeniu się pojedynczych osób i grupy uczestniczącej w szkoleniu (patrz ramka).

Faktem jest, że na tym etapie pracy większość czynników sukcesu szkolenia leży po stronie firmy szkoleniowej, która bazując na swoich kompetencjach i wiedzy oraz mając dane diagnozy potrzeb, opracowuje i realizuje program.

Są jednak także czynniki, za które może być współodpowiedzialna firma zamawiająca szkolenie:

- udostępnienie właściwych danych do diagnozy potrzeb, na podstawie których możliwe jest rzeczywiste zaprojektowanie adekwatnych szkoleń;

- określenie zarówno celów, jak i roli poszczególnych uczestników procesu, dzięki czemu każda ze stron jest wtedy świadoma oczekiwanego rezultatu oraz swoich obowiązków w ramach procesu szkoleniowego (przykładem może być zaangażowanie bezpośrednich przełożonych w tworzenie odpowiedniego środowiska do ćwiczenia nowych umiejętności w miejscu pracy);

- wybór czasu – czas trwania szkolenia musi być uzasadniony stosunkiem kosztów do korzyści i dopasowany do celów uczenia się, które chcemy osiągnąć;

- logistyka szkolenia – pierwszym elementem jest wybór miejsca szkolenia. Charakter i złożone cele niektórych szkoleń wymagają, aby uczestnicy oderwali się od swojego miejsca pracy i codziennego otoczenia. Wtedy najlepiej zorganizować szkolenia wyjazdowe. Należy jednak wówczas pamiętać, że pomimo potencjalnego wzrostu atrakcyjności samego pobytu, rośnie ryzyko braku zapewnienia niektórych warunków logistycznych niezbędnych dla efektywnej realizacji samego szkolenia (patrz ramka).

Wybór siedziby firmy jako miejsca na szkolenie ma przede wszystkim walor minimalizacji kosztów i czasu oderwania się uczestników od swojej pracy. Przy założeniu, że firma dysponuje właściwym zapleczem logistycznym, głównym ryzykiem powodzenia szkolenia pozostaje ryzyko zakłóceń szkolenia spowodowanych bądź to kontaktami innych osób z uczestnikami szkolenia, bądź to z samą skłonnością uczestników do wykorzystywania każdej wolnej chwili na powrót do swoich codziennych zadań zawodowych. Takie dzielenie koncentracji może znacząco negatywnie wpłynąć na ostateczny efekt szkolenia.

Efektywność szkoleń w znaczącym stopniu zależy od tego, na ile i jak uczestnik zastosuje jego wyniki w praktyce. Stąd coraz częstszym elementem projektów szkoleniowych, zwłaszcza tych, które prowadzą do zmiany postaw i wzrostu umiejętności, są odpowiednie działania wdrożeniowe. Szkoleniowcy i eksperci ds. rozwoju mogą polecić wiele metod i form działań prowadzących do rozwoju kompetencji pracowników.

W terminologii oceny efektywności szkoleń możemy mówić o walidacji i ewaluacji szkoleń. Walidacja jest częścią procesu ewaluacji i ma za zadanie ocenienie, czy szkolenie się udało, i odnosi się do pytań takich, jak:

- czy cele nauczania zostały osiągnięte?

- czy cele umożliwiające działanie zostały osiągnięte?

- w efekcie czy szkolenie spełniło założenia i osiągnęło swój cel?

Ewaluacja ma za zadanie ocenienie, czy szkolenie opłaciło się, i odnosi się do pytań takich, jak:

- czy zdobyte umiejętności znalazły zastosowanie?

- czy wykonanie poprawiło się?

- czy szkolenie było opłacalne?

- czy materiały zostały wykorzystane w sposób efektywny?

- jakie korzyści osiągnęło przedsiębiorstwo?

Planowanie pomiaru efektów szkolenia rozpoczyna się już w fazie diagnozy potrzeb i projektowania szkoleń.

Jeżeli potrzeby szkoleniowe wynikają z konkretnych i skwantyfikowanych potrzeb firmy, wówczas łatwo jest zaplanować odpowiedni pomiar zmian i efektów oczekiwanych w wyniku realizacji szkolenia. Szkolenie, wywołując zmiany w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw uczestników, prowadzi do zmiany ich zachowań w miejscu pracy, a to z kolei prowadzi do zmian w firmie i do realizacji jej potrzeb i celów. Dlatego też pomiar efektywności szkoleń może odbywać się na różnych poziomach: poziomie przyrostu kompetencji, zmiany zachowań w miejscu pracy, zmian (np. konkretnych wskaźników) w samej organizacji.

Praktyka pokazuje, że aby doszło do ww. zmian, musi nastąpić odpowiedni proces sprzyjający uczeniu się osób, stąd ewaluacja szkoleń zaczyna się już na etapie poziomu zadowolenia uczestników szkolenia (poziom reakcji). W poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie, czy nakłady na projekty szkoleniowe rzeczywiście się opłaciły, dokonuje się kwantyfikacji jego efektów i porównuje z nakładami (m.in. metoda ROI – return of investment).

Autor jest prezesem Polskiej Izby Firm Szkoleniowych

1. Szkolenie ma ramy koncepcyjne (teorie, filozofię, zbiór przekonań, najlepszą praktykę):– dotyczące meritum,– dotyczące metody.

2. Jest raczej transformacyjne niż informacyjne, czyli służy wywołaniu określonej zmiany.

3. Wykorzystuje uczenie się w działaniu i wysoce interaktywne formy (np.: symulacje/gry, ćwiczenia, odgrywanie ról wraz z omówieniami, dyskusje, studia przypadków itd.).

4. Odnosi się do doświadczeń uczestników i jest osadzone w ich realiach osobistych i zawodowych (uczestnik dostrzega możliwość zastosowania efektów szkolenia w praktyce).

5. Jest dopasowane do stylu i preferencji w uczeniu się uczestników.

6. Bazuje na tzw. kontrakcie na uczenie się zawartym pomiędzy szkoleniowcem a osobami uczącymi się. Kontrakt oprócz uzgodnienia celów, metod i zasad postępowania obejmuje przyjęcie odpowiedzialności za efekty uczenia się bezpośrednio przez samych uczących się, a nawet przez inne osoby, np. przełożonych.

7. Pozwala uczącym się na dokonywanie okresowego przeglądu postępów, uzyskiwanie informacji zwrotnej oraz na definiowanie pożądanych zachowań po powrocie do miejsca pracy.

Aby szkolenie było efektywne, należy zapewnić:

- dobry sprzęt audiowizualny;

- właściwy rozkład miejsc;

- wygodne krzesła;

- dobrą powierzchnię do pisania;

- regulowaną temperaturę (najlepiej ok. 18 – 20 stopni C);

- dobrą wentylację;

- sprawną organizację przerw;

- dobrą izolację dźwiękową;

- powierzchnię ok. 5 mkw. na uczestnika;

- naturalne oświetlenie z możliwością zaciemnienia;

- centralne sterowanie instalacją elektryczną (oświetlenie, sprzęt audiowizualny itp.).