– Pracownik przebywał na urlopie od 15 października do końca miesiąca. 27 października miał ślub córki. Kilka dni po powrocie z urlopu (5 listopada) poprosił, abym udzielił mu zaległego zwolnienia od pracy w listopadzie. Odmówiłem, uzasadniając, że złożył zbyt późno wniosek o udzielenie wolnego. Czy miałem rację? – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Przypadki, w których pracodawca musi udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy, reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281). Z jego § 15 wynika, że zatrudnionemu przysługuje płatne zwolnienie od pracy w razie:
- ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika bądź jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – w wymiarze dwóch dni,
- ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – w wymiarze jednego dnia.
Z przepisów wynika, że zwolnienie okolicznościowe powinno wykorzystać się w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Oznacza to, że szef ma obowiązek udzielić usprawiedliwionego zwolnienia w terminie wskazanym przez pracownika, ale z uwagi na cel zwolnienia powinien on w zasadzie pokrywać się z datą tego zdarzenia lub przypadać w dniach poprzedzających np. dzień ślubu lub następujących po tej dacie. Pracodawcy pytają, jak określić ten termin. Przepisy tego nie precyzują. Eksperci podkreślają jednak, że późniejsze odebranie wolnego jest bezpośrednio związane z powodem wolnego. Zatem u pracownika czytelnika udzielenie zwolnienia od pracy w terminie późniejszym mogłoby być uzasadnione jedynie wtedy, gdyby zatrudniony udowodnił, że właśnie w tym czasie ma załatwiać sprawy związane ze ślubem córki (patrz ramka).
Gdy pracownik chce skorzystać z zaległego zwolnienia od pracy w terminie późniejszym, szef nie musi się na to godzić, jeśli odebranie wolnego nie będzie czasowo bezpośrednio związane z przyczyną usprawiedliwionej nieobecności. Zatem czytelnik miał rację. Pracownik wystąpił o zwolnienie z dużym opóźnieniem, niezwiązanym z terminem ślubu. Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby pracownik porozumiał się z pracodawcą co do terminu udzielenia wolnego. Strony mogą się przecież umówić, że np. urlop wypoczynkowy zatrudnionego zostanie skrócony o jeden dzień i pracownik wykorzysta go jako usprawiedliwione zwolnienie od pracy albo dopiero w listopadzie.