Należy on do tzw. zakładowego prawa pracy. Jest to swoista konstytucja firmy. Podpowiadamy więc pracodawcom, jak uniknąć błędów przy tworzeniu i ogłaszaniu regulaminu pracy.

Po co wprowadza się regulamin pracy? Aby ustalić "organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników" (art. 104 § 1 kodeksu pracy).

Jest to rozkład jazdy w firmie i źródło prawa pracy (art. 9 k.p.). Co prawda ma ono najniższą rangę w hierarchii, ale nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż wyższe przepisy prawa pracy, np. kodeks pracy lub układ zbiorowy (art. 9 § 2 i 3 k.p.).

Zmiany przepisów prawa pracy wyższej rangi, dokonane po wydaniu regulaminu pracy, uchylają moc obowiązującą tych postanowień regulaminu, które stały się dla pracowników mniej korzystne od nowych regulacji wyższej rangi. Treść regulaminu pracy trzeba więc zawsze dostosować do zmienionej treści przepisów ważniejszych.

[b]Przykład [/b]

W układzie zbiorowym skrócono załodze czas pracy, dlatego w regulaminie pracy należy odpowiednio zmienić godziny rozpoczynania i zakończenia pracy.

Pracodawcy muszą więc pamiętać, że żaden akt normatywny zbiorowego prawa pracy (układu zbiorowego, porozumienia, regulaminu czy statutu) nie może zawierać rozwiązań gorszych niż te, które zostały przewidziane w powszechnie obowiązujących przepisach prawa pracy. Jakie to ma skutki? Art. 18 k.p. ustalił zasadę uprzywilejowania pracownika. Odnosi się ona zarówno do umów o pracę, jak i innych aktów prawnych, na podstawie których powstaje stosunek pracy.

Zasada uprzywilejowania pracownika polega na tym, że umowne postanowienia mniej korzystne dla zatrudnionego od regulacji prawa pracy są nieważne. Zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Stąd pracodawca może zawsze zatrudnić na lepszych, korzystniejszych warunkach, ale nigdy na gorszych. Ponadto gdyby do załogi odnosił się jakiś wewnętrzny akt prawny, który naruszałby zasadę równości w zatrudnieniu, to - z mocy kodeksu pracy -nie obowiązuje (art. 9 § 4 k.p.).

Pamiętać też trzeba o zasadzie sformułowanej przez Sąd Najwyższy. Akt normatywny hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma wprawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym (postanowienie z 27 lutego 2003 r., IPKN361/02).

Takiego zakładowego rozkładu jazdy nie musi mieć jednak każda firma. Dlaczego?

Obowiązek wydawania regulaminu pracy mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników (art. 104 § 2 k.p.).

Określając liczbę 20, bierze się pod uwagę liczbę zatrudnionych, anie etaty. Nie ma przy tym znaczenia, na jakiej podstawie nawiązano stosunek pracy, rodzaj wykonywanej pracy czy wymiar czasu, w którym pracownik jest zatrudniony.

Nie oznacza to jednak, że ten, kto zatrudnia mniej niż 20 osób, nie może wydać regulaminu pracy. Może to zrobić. Nie ma natomiast takiego wymogu ten, u kogo organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy (uzp). Jeżeli jednak obowiązujący w zakładzie uzp nie będzie w ogóle regulował organizacji i porządku w procesie pracy lub będzie to robił w sposób niewystarczający, to pracodawca musi wydać regulamin pracy. Dzięki temu uzupełnia brakujące postanowienia uzp.

[b]Przykład [/b]

Układ zbiorowy pracy w hucie stali ogólnie podaje, że pracodawca zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z kodeksem pracy. Takie lakoniczne postanowienie to za mało. Pracodawca musi więc wydać regulamin pracy, w którym określi m.in. wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, poda wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom oraz określi postępowanie w razie zagrożeń.

Regulamin pracy może się odnosić jedynie do obowiązków pracodawców i pracowników w zakresie organizacji i porządku pracy w firmie, np. systemów i rozkładów czasu, określenia pory nocnej, terminów, miejsca i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, obowiązków bhp.

Co konkretnie ma w nim być? To właściwie zależy od pomysłowości pracodawcy. Musi on jednak pamiętać o tym, aby zbyt drobiazgowymi zapisami nie krępować swojego sprawnego funkcjonowania.

Ale w regulaminie trzeba zamieścić takie informacje, które wynikają ze szczegółowych przepisów dotyczących danej firmy, branży czy jej pracowników. Chodzi np. o zakres danych wchodzących w skład tajemnicy pracodawcy (art. 100 § 1 pkt 4 k.p.) czy wskazanie pomieszczeń spełniających wymogi palarni w rozumieniu § 40 - 42 załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp (DzU nr 129, poz. 844 ze zm.).

Art. 104§ 1 k.p. podaje jedynie ogólnie, co ma być w regulaminie pracy. Posługując się sformułowaniem "w szczególności", powinien on ustalać:

- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

- porę nocną,

- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom,

- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

- informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

[b]Przykład [/b]

Jeśli pracodawca np. nie zatrudnia młodocianych, to nie musi zamieszczać w regulaminie pracy postanowień dotyczących tej grupy pracowników. Gdyby jednak okazało się, że firma przyjmie do pracy takie osoby, to odpowiednio powinna zmodyfikować regulamin pracy. Z reguły pracodawcy podają te przepisy, aby w przyszłości uniknąć pospiesznego uzupełniania regulaminu. W regulaminie pracy należy też określić prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy. Dzięki wskazaniu obowiązków pracowniczych i podaniu, jakich mogą oni dopuścić się naruszeń, pracodawcy będzie łatwiej uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę albo jej rozwiązywanie bez wypowiedzenia. Zazwyczaj w regulaminie podaje się więc, jakie naruszenia obowiązków szef uznaje za ciężkie, skutkujące dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

[b]Przykład [/b]

W regulaminie określono, że stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub po spożyciu innego środka odurzającego albo spożywanie alkoholu lub innego środka odurzającego w miejscu pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Jeśli więc zatrudniony w takim stanie znajdzie się na terenie zakładu, to szef może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracodawca musi wówczas przynajmniej uprawdopodobnić, że pracownik był "pod gazem". W regulaminie pracy dobrze jest zapisać, że w razie podejrzenia, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu (np. chwiejny krok, nietypowe zachowania), ma obowiązek poddać się badaniu zakładowym alkomatem. A odmowa poddania się takiemu badaniu stanowi naruszenie regulaminu pracy i daje to podstawę zwolnienia według art. 52 k.p.

Tryb ustanowienia regulaminu pracy zależy od tego, czy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa.

Gdy nie ma związków zawodowych, pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy.

Jeżeli natomiast są takie organizacje, sprawa komplikuje się i wymaga działania zgodnego z ustawą o związkach zawodowych. Dotyczy to ustalenia treści regulaminu. Polega to na tym, że pracodawca przedstawia jego projekt związkowcom i określa z nimi termin, kiedy przeprowadzą uzgodnienia. Dopiero gdy strony nie zrobią tego w tym czasie, szef ustala go samodzielnie.

Jeszcze więcej zachodu ma pracodawca, u którego działa kilka organizacji związkowych. Wówczas przedstawia im projekt regulaminu. Mają one 30 dni na uzgodnienia międzyzwiązkowe. Jeżeli w tym czasie przekażą szefowi rozwiązania odmienne od projektu, strony powinny wspólnie ustalić termin na przeprowadzenie uzgodnień. Po bezskutecznym upływie tej daty, a także wtedy, gdy związki nie uzgodnią między sobą wspólnego stanowiska w ciągu tych 30 dni, pracodawca samodzielnie ustala treść regulaminu pracy, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych, które nie doszły do porozumienia.

Potwierdza to Sąd Najwyższy. W wyroku z 21 marca 2001 r. (l PKN 320/00) uznał, że regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (art. 104 k.p. i art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych). Jeśli w ciągu 30 dni organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z nimi.

Nie ma więc prawnej konieczności, aby uzyskiwać zgodę związków zawodowych na samo wprowadzenie regulaminu pracy. Jeśli nie powiodą się negocjacje ze związkowcami na ten temat lub w sprawie terminu uzgodnień, to szef wprowadza regulamin ustalony przez siebie.

Z pewnością leży to w interesie pracodawcy, co wiąże się z tym, że jest organizatorem pracy i odpowiada za jej właściwe ustalenie. Jeśli jednak nie wyda regulaminu, nie ma z a to żadnej sankcji.

Natomiast brak pewnych regulacji znajdujących się w samym regulaminie pracy powoduje odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, np. z art. 281 pkt 5 k.p. w związku z art. 150 § 1 k.p. Ale art. 281 pkt 5 k.p. jest tzw. przepisem blankietowym, czyli nie wyszczególnia, jakie naruszenia dotyczące czasu pracy stanowią wykroczenie.

Zgodnie z art. 104 § 1 k.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy.

Jakie to mogą być sposoby? Są to wszelkie formy umożliwiające zatrudnionym zapoznanie się z jego treścią. Przykładowo będzie to wywieszenie na tablicy ogłoszeń, pozostawienie w recepcji, rozesłanie tekstu regulaminu na skrzynki e-mailowe czy indywidualne wręczenie go każdemu pracownikowi.

Z treścią regulaminu trzeba zapoznać pracownika, zanim rozpocznie pracę. Pracodawca musi mieć pisemne potwierdzenie tego faktu. Przechowuje to w aktach pracowniczych (§1 ust.3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika; DzU nr 62, poz.286 ze zm.).

Pracownikom radzić jednak należy, aby wystrzegali się podpisywania oświadczeń bez uprzedniego zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Dlaczego? Mogą w nim być np. sprecyzowane informacje, które pracodawca uważa za objęte jego tajemnicą (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.). Wówczas, gdy pracownik ją naruszy, a bez czytania podpisał regulamin, może być skutecznie pociągnięty do odpowiedzialności. Nie może się wtedy bronić, że nie zapoznał się z jego treścią.

Szefom przypominamy też o jeszcze jednym obowiązku - na żądanie pracownika muszą wyjaśnić wątpliwości wynikające z treści regulaminu (art. 94 pkt 1 k.p.).

[b]Przykład [/b]

Pracownik naruszył obowiązujący w firmie kodeks etyczny zabraniający zamieszczania w serwisie firmowym tekstów reklamowych. Pracodawca postanowił ukarać pracownika, powołując się na to, że choć kodeks etyczny jest oddzielnym dokumentem, to jednocześnie jest częścią obowiązującego w firmie regulaminu pracy. Tymczasem przed podjęciem zatrudnienia pracownik nie został z nim zapoznany, a tym bardziej nie podpisywał, że przeczytał kodeks etyczny. Dzięki temu uniknął odpowiedzialności za swój błąd.

Ustanawiając wewnętrzne regulacje w zakładzie, pracodawcy muszą też pamiętać o niebezpieczeństwach związanych z próbą odmiennego traktowania pracowników. Może to dotyczyć warunków pracy, czasu pracy, zasad zatrudnienia, reguł bhp.

[b]Przykład [/b]

Z regulaminu pracy wynika, że wszyscy zatrudnieni rozpoczynają pracę o godz. 8 i kończą ją o 16. Pracodawca przyjmuje do pracy nowego pracownika i proponuje mu inne godziny pracy - od 9 do 17. Nie wolno mu tego zrobić, bo przyjęty i obowiązujący w firmie regulamin pracy określa godziny rozpoczynania i kończenia pracy dla ogółu zatrudnionych, chyba że pracownik wystąpi z wnioskiem o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 k.p.)

Nie można więc w trakcie gry zmieniać jej reguł. Aby tego dokonać, potrzebna jest modyfikacja regulaminu pracy.

Nawet częściowa zmiana regulaminu pracy lub zastąpienie go nowym następuje w ten sam sposób co jego ustanowienie. Nowe warunki pracy, np. rozkłady czasu pracy określone w regulaminie, wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy te postanowienia są dla załogi mniej korzystne niż poprzednio obowiązujące. Nie ma tu potrzeby wypowiadania poprzednich warunków za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Przy regulaminie pracy nie obowiązuje bowiem ta kodeksowa zasada -w przeciwieństwie do regulaminu wynagradzania czy układu zbiorowego pracy.

[ramka] W regulaminie płacy wprowadzonym w firmie pracodawca ustalił, że za nieprzestrzeganie ustalonego porządku i dyscypliny pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych stosuje karę nagany i pieniężną. Ta ostatnia nie może przekraczać 10 proc. wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty w danym miesiącu. Czy te postanowienia są zgodne z kodeksem pracy?

Regulamin pracy nie może być mniej korzystny od tego, co określa kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy.

Gradacja kar u pracodawcy czytelnika zaczyna się od nagany, natomiast art. 108 § 1 k.p. jako pierwsze wskazuje upomnienie (takiej kary w tej firmie w ogóle nie ma). Z kolei w innym punkcie regulaminu napisano, że kara pieniężna nie może przewyższać 10 proc. wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty w danym miesiącu. Natomiast art. 108 § 3 k.p. stanowi, że kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Dopiero łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1 - 3 k.p. Ponadto art. 104 § 2 k.p. stanowi, że regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych u pracodawcy zgodnie z art. 108 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Zatem zapis w regulaminie pracy w firmie czytelnika jest gorszy niż w kodeksie pracy. Na podstawie natomiast art. 9 § 2 k.p. postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Takie postanowienia - w myśl art. 18 § 2 k.p. - są nieważne. Zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. ·

[/ramka]